Должностные инструкции для всех сотрудников фирмы пишите сами. В них должны быть отражены:
• функции должностного лица, за выполнение которых он отвечает лично;
• требования, которые вы предъявляете к его работе, контролируемые показатели, которыми измеряется качество его работы, сроки и формы подачи отчетности по его работе (например, менеджеры продаж должны в понедельник предоставить отчет о каждом дне проделанной работы по количеству проведенных «холодных» звонков, по количеству проведенных переговоров и по их результативности, т. е. по количеству заключенных договоров);
• ответственность за плохое выполнение работ, либо за срыв выполнения работ, либо за невыполнение ожидаемых показателей, а также штрафы и поощрения, которые вы применяете к этому должностному лицу.
Желательно в должностных инструкциях оговорить также возможность самостоятельного принятия решений этим должностным лицом, чтобы он не отвлекал вас по каждому возникающему вопросу, по каждой возникающей проблеме. Можно обговорить и подчиненность, тогда человек будет знать, кто его контролирует и кому он сдает всю отчетность.
Теперь определим основные требования к секретарю и бухгалтеру. Пишем должностные инструкции для секретаря по приему звонков и для бухгалтера. Если у вас есть офис-менеджер или секретарь, который принимает входящие звонки, то желательно, чтобы он вел учет этих звонков и также предоставлял отчетность. Отчетность по входящим звонкам, по каким-либо входящим документам, которые приходят вам, например, по электронной почте, отчетность по срокам сдачи тех или иных документов или по срокам сдачи отчетности контролируемых лиц (например, менеджеров продаж), отчетность по проверке входящей и исходящей документации, отчетность за прием и расходы денежных средств, как наличных так и безналичных, – все это должен сдавать ваш бухгалтер.
Далее мы выбираем форму мотивации вашего персонала для достижения лучших показателей. Это могут быть денежная мотивация, поощрение в виде прибавки к зарплате, премии, штрафы либо какие-то ценные подарки. Это могут быть вывешивание фотографий на доску почета либо какие-то дополнительные льготы. Хорошо работает такая мотивация, как огласка результатов, которых человек достиг, на общих собраниях. Тот же инструмент – использование психокомплексов людей – применяется в продажах.
Кроме того, вы можете проводить конкурсы на лучшие результаты среди персонала. Хорошо работает как мотивация еще один прием – увольнение самых слабых сотрудников. Например, набираете 5 стажеров и говорите им, что через месяц из них останется только один или что через месяц будет уволен самый слабый. Если они хотят работать, они будут работать так, чтобы не оказаться в числе уволенных.
Выбираем методы текущего контроля. Контроль осуществляется с помощью бумажных или электронных отчетов. Для изготовления бумажных отчетов я рекомендую распечатывать бланки по определенной форме, которую нужно заранее придумать – свою для каждой категории подотчетных лиц. Эти бланки они заполняют в компьютере или ручкой на бумаге и к заранее заданному сроку сдают тому лицу, которое их будет контролировать.
Вы можете лично проверять какую-то часть документации фирмы, чтобы все сотрудники, вплоть до главного бухгалтера или непосредственного заместителя, знали, что над ними также осуществляется контроль. Бесконтрольных людей быть не должно, чтобы персонал не расслаблялся.
Для аутсорсинга нужно составить список требований к качеству работ. Для того чтобы передать им какие-то процессы, мы должны разработать и согласовать с ними договор по выполнению этих работ. В договоре все должно быть прописано однозначно, чтобы мы смогли всегда спросить с них за выполнение договоренностей, за сроки.
Шаг 4. Выбираем эффективную форму оплаты персонала
Я рекомендую связать форму оплаты с теми показателями, о которых мы говорили. Если вы платите человеку просто оклад, то у него есть всего один мотивирующий его показатель – уволят его или нет. Если же вы связываете форму оплаты с ключевыми показателями, то он старается достичь этих показателей, чтобы заработать больше денег, получить какую-то премию или льготу.
Поэтому самым эффективным является чистый процент оплаты по показателям работы. Другой хороший вариант – небольшой оклад плюс процент, например от суммы заключенных договоров. Тогда зарплата человека будет зависеть от результатов его работы. Ну и, как мы уже говорили, должны быть какие-то мотивирующие факторы: штрафы за нарушения, ошибки, невыполнение, а также премии. Это дополнительные рычаги воздействия на персонал для мотивации к лучшей работе, к достижению лучших результатов.
Естественно, что лицу, ответственному за тот или иной показатель, необходимо иметь возможность самостоятельно его измерять, контролировать и влиять на его величину – единолично или через коллектив. В последнем случае поощряться и наказываться должны все лица, которые влияют на данный показатель, а не какой-то один человек.
Шаг 5. Нанимаем необходимый персонал
План действий:
• выбираем кураторов и/или начальника отдела продаж;
• организуем рекламу требуемых вакансий, собеседования и отбор кандидатов;
• заключаем договоры со сторонними организациями на аутсорсинг;
• передаем все вопросы по найму и обучению менеджеров продаж, контролю за менеджерами и распространителями рекламных носителей своему персоналу;
• нанимаем секретаря и бухгалтера.
Итак, на этом этапе мы ищем персонал и нанимаем его на работу.
Кураторов проще всего нанять или делегировать кураторские функции кому-то из числа уже работающих у вас менеджеров продаж. Начальника отдела продаж также легко выбрать из числа менеджеров. Эти люди в курсе всех работ, знают специфику работы вашей фирмы, знают все тонкости вашей работы. Если брать со стороны тех же самых кураторов или начальников отдела продаж, им все равно надо будет дать возможность лично поработать на всех должностях ваших подопечных лиц, чтобы они прочувствовали работу изнутри. Если нужно взять человека со стороны, например бухгалтера, распространителей или кадровика, то мы должны выбрать способы размещения наших вакансий, написать рекламное объявление, разместить вакансии, заплатить деньги печатному изданию или сайту. В Интернете есть много сайтов, на которых можно размещать вакансии (job.ru, jobs.ru, rabota.mail.ru и др.). Раньше размещение на них вакансий было бесплатным, а сейчас почти везде это делается за деньги.
Итак, мы должны организовать размещение вакансий, прием входящих звонков, проведение собеседований на ту или иную должность. Пока у вас нет кадровика, вам это придется делать самому и отбирать тех кандидатов, которые вам нужны.
