Итак, мы должны организовать размещение вакансий, прием входящих звонков, проведение собеседований на ту или иную должность. Пока у вас нет кадровика, вам это придется делать самому и отбирать тех кандидатов, которые вам нужны.
Если вы решили отдать какие-то процессы на аутсорсинг, то следующим шагом будет заключение договоров со сторонними организациями на выполнение тех или иных, в особенности вспомогательных, бизнес-процессов. Это могут быть как сами активные продажи, так и назначение встречи по телефону, наем персонала, выполнение дизайн-макета, производство рекламных конструкций, выпуск и распространение тиража или монтаж рекламной конструкции.
Далее все вопросы по найму и обучению персонала, контролю за ним, контроль за распространителями и монтажными организациями передаем своему персоналу – кадровику, куратору, начальнику отдела продаж либо лицу, ответственному за распространение или монтаж рекламных конструкций. Затем нанимаем секретаря и бухгалтера и передаем им все документы по приему входящих звонков, посетителей, по подготовке отчетности, т. е. по всем тем функциям, которые мы расписали с вами ранее.
Шаг 6. Выходим из всех бизнес-процессов
План действий:
• снижаем периодичность контроля за бизнесом;
• ограничиваем свою доступность и переключаем решение текущих вопросов на персонал;
• переключаем текущий контроль выполнения работ сторонними организациями на персонал;
• определяем границы самостоятельного принятия решения для должностных лиц.
Это и является конечной целью всей автоматизации – освободить свое личное время. Для этого мы поэтапно снижаем периодичность личного контроля за бизнесом. За собой оставляем контроль лишь за самыми важными показателями бизнеса. К их числу относятся, например, рост ежемесячной прибыли как основной показатель, выраженный в процентном соотношении; количество менеджеров, которые работают в фирме; количество бизнес-проектов; ассортимент ваших услуг. Иными словами, вы контролируете, как у вас идет развитие, процессы расширения вашего ассортимента, увеличения продаж, ваших доходов.
Параллельно вы должны ограничивать свою доступность для персонала и тем более для ваших клиентов. Иначе вы так и будете принимать телефонные звонки день и ночь. Желательно поменять свой телефонный номер и давать его только вашим непосредственным заместителям, ограниченному числу людей, чтобы вас не дергали по каждому вопросу. Но прежде нужно для каждого должностного лица очертить рамки самостоятельного принятия им решений по той или иной проблеме. Сотрудник должен знать, какие вопросы может решать сам, какие должен решить сам, а по каким он имеет право связаться непосредственно с вами.
Наконец, переключаем текущий контроль над выполнением обязательств сторонних организаций, переданных им по аутсорсингу, также на заместителей и другой персонал. Например, контроль за работой по выпуску рекламных конструкций, по монтажу рекламных изделий, а также по распространению, по назначению встреч, порученной, скажем, колл-центрам, можно переключить на начальника отдела продаж.
Шаг 7. Нанимаем заместителя, отвечающего за развитие и масштабирование бизнеса
В бизнесе говорят, что если вы бежите, то, значит, стоите на месте, а если стоите на месте, значит, вы идете назад. Всегда есть чему учиться у конкурентов, всегда есть какие-то перспективные направления, которые необходимо развивать. Чтобы не заниматься этим самому 24 часа в сутки, можно нанять грамотного топ-менеджера и возложить на него эти функции: поиск направления развития, выяснение того, что хорошего есть у конкурентов, доработка существующего механизма работы, расширение ассортимента услуг. Конечно, работу данного человека вы также должны контролировать. У вас должен быть оперативный контроль над тем, чем этот человек занимается и с какой результативностью. Иначе может оказаться, что вы платили человеку зарплату, но все, что ему было поручено, даже не сдвинулось с места.
Естественно, что полностью вы из бизнеса выйти не можете, поскольку необходимо оперативно контролировать движение наличных средств, контролировать вашего главного бухгалтера, чтобы деньги в один прекрасный момент не исчезли в неизвестном направлении.
Шаг 8. Организуем службу безопасности
Какие функции мы можем возложить на эту службу безопасности?
Например, следующие:
• проверка анкет соискателей;
• контроль сдачи залоговых документов;
• проверка персонала на лояльность;
• контроль честности менеджеров продаж;
• оперативный контроль за бухгалтером и расходованием денежных средств;
• контроль эффективности использования персоналом рабочего времени;
• контроль трафика Интернета и телефонов;
• конкурентная разведка новых и перспективных направлений;
• проверка лояльности ключевых клиентов.
Теперь рассмотрим эти функции подробнее. Проверка достоверности указанной в анкетах и трудовых книжках информации практикуется в серьезных фирмах при устройстве человека на работу. Служба безопасности проверяет: есть ли у соискателя судимости, где он работал раньше, каковы отзывы о его работы на прежнем месте, не пришел ли он к вам из фирмы-конкурента и какова действительная причина, по которой он уволился с прежнего места работы. Служба безопасности фирмы должна также не допускать утечки важной информации, а кроме того, выявлять нелояльный персонал. Нелояльность персонала может проявляться в негативных высказываниях в адрес руководства фирмы, в подрыве вашего авторитета, в разложении дисциплины и всяком поведении (деморализующем, дестабилизирующем), негативно отражающемся на работе других сотрудников. Как говорится: одна паршивая овца может все стадо испортить! Для начала такого сотрудника можно предупредить. Если этот работник для вас ценный и незаменимый – тогда ищите способы нейтрализации его негативного влияния на остальных. Например, можно предоставить такому «звездному» работнику свободный график или удаленную работу или предоставить ему особые условия работы при выполнении ваших требований с его стороны. В конце концов, вы – работодатель! Вы в своей фирме – «царь и бог»! И вы не обязаны терпеть тех сотрудников, с которыми вам не хочется работать, поскольку это ваш бизнес! Если у вас нет законных оснований для увольнения нерадивого сотрудника, то ищите способы, чтобы он уволился «по собственному желанию».
Служба безопасности вполне может контролировать служебную электронную почту, корпоративную «аську», разговоры по служебным телефонам, время явки и ухода с работы, деятельность на рабочем месте. Чтобы персонал занимался на работе делом! Особенно те, кто получает деньги за отработанное время.
