Оформляя нового сотрудника, не следует принимать вместо оригинала нотариально заверенную копию документа. Копия свидетельствует лишь о наличии соответствующего документа, не обладая при этом его юридической силой. Если требуемый документ утрачен или пришел в негодность, заменить его может только выданный в установленном порядке дубликат. Нельзя оформлять отношения с работником на основании копии документа и в том случае, если он обещает принести оригинал позднее. Оригинала можно и не получить. А вот сотрудника, не обладающего надлежащим документом, получите точно. Ведь в соответствии со ст. 67 ТК РФ фактический допуск к работе означает заключение с работником трудового договора.
А в личном деле сотрудника так и будет храниться сомнительный документ, дожидаясь очередной проверки Рострудинспекции.
Если работник военнообязанный, он должен предъявить работнику кадровой службы документы воинского учета. Для граждан, пребывающих в запасе, это военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), для подлежащих призыву на военную службу – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. А если предстоящая работа требует специальной подготовки, необходимы и документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний у будущего сотрудника. Если внимательно прочесть ст. 65 ТК РФ, то нельзя не обратить внимания на ее вторую часть: в отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов, т. е. в исключительных случаях при оформлении на работу (в связи с ее спецификой) могут понадобиться и иные документы, но только если указание на то содержится в нормативном акте.
Как известно, от ошибок не застрахован никто. Порой просчеты начинаются уже в самом начале оформления сотрудника на работу. Принимая от соискателя необходимые документы, всегда обращайте внимание на их юридическую состоятельность. Паспорта с истекшим сроком действия, трудовые книжки устаревшего образца (после введения в действие новых форм), копии диплома вместо оригинала – вот далеко не полный перечень «негодных» документов, которые иногда используют для заключения трудового договора, ставя при этом под сомнение его юридическую чистоту. Представим себе ситуацию. При зачислении на работу будущий сотрудник предъявил трудовую книжку старого образца. Полистав странички документа, работник кадровой службы обратил внимание на то, что оформлена она совсем недавно (после 1 января 2004 г.). Как следует поступить в этом случае? «Не заметив» отступления от закона, принять документ? Или же под благовидным предлогом отказать в приеме на работу? Получив от работника устаревший бланк, прежде всего следует объяснить ему, что документ недействителен и по этой причине отраженный в нем стаж не будет учтен органом Пенсионного фонда РФ. Постарайтесь, чтобы сотрудник понял – исправить положение можно, но для этого ему необходимо представить справку с последнего места работы о заработанном стаже. После этого необходимо оформить для сотрудника новую трудовую книжку и внести в нее запись о работе в организации под номером один.
Обратите внимание еще на один важный момент. К примеру, при приеме на работу работнику завели трудовую книжку. Он проработал несколько лет, а при увольнении в соответствии с законом получил трудовую книжку на руки. А спустя какое-то время потерял ее. После этого (опять же на вполне законных основаниях) он обратился с просьбой о ее восстановлении по последнему (в нашем примере – единственному) месту работы.
Причем ему удалось убедить кадровика выдать не дубликат утерянной трудовой книжки, а заполнить заново чистый бланк. В результате на титульном листе трудовой книжки в разделе «Дата заполнения» была поставлена не дата выдачи дубликата, а дата первичного приема на работу. При оформлении загранпаспорта у владельца этой трудовой книжки возникли серьезные проблемы. Работники ОВИРа поставили под сомнение ее подлинность на основании того, что серия и номер документа имеют более позднюю дату выпуска[8].
Список ошибок, которые часто возникают при ведении трудовой книжки, можно продолжить и далее.
Порой работник убеждает работника кадровой службы пойти навстречу и выполнить в его интересах то или иное сомнительное действие. Тем самым он практически подталкивает работника кадровой службы к нарушению действующего законодательства. Работник кадровой службы должен в данной ситуации проявить непреклонность, ведь что бы ни случилось в дальнейшем, отвечать за допущенные нарушения придется именно ему. Давайте посмотрим, к каким неправомерным поступкам склоняет порой настойчивый сотрудник работника кадровой службы.
Вариант первый. Работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе. Что следует ответить на такую просьбу?
В этом случае, безусловно, необходимо предупредить работника, что его просьба по меньшей мере незаконна, впрочем, как незаконно и наличие нескольких трудовых книжек. Но для работников зрелого возраста такое обстоятельство имеет еще и жизненное объяснение.
В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники, не мудрствуя лукаво, заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.
Работник кадровой службы должен взять для заполнения одну из имеющихся у сотрудника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой «Z». Внизу страницы ставятся должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации.
Второй вариант просьбы работника – внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда). Некоторые кадровые специалисты идут таким просьбам навстречу, забывая о существовании ст. 11 ТК РФ, в которой сказано, что ТК РФ, законы и иные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на определенный круг лиц указанный в этой статье, в т. ч. на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника.
Вариант третий. При приеме на работу в организацию по основному месту работы работник утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново. Ни в коем случае не делайте этого, иначе вы нарушаете закон. Проинформируйте работника, что в соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель выдает работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Иногда организации ограничивают сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Например, они заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения. Это, безусловно, незаконно. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, так же как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения. Будьте внимательны. Случается, что работник т. о. «теряет» трудовую книжку при увольнении, которое рассматривается как взыскание. Так же могут поступать и некоторые инвалиды с нерабочей группой, скрывая причины своего увольнения, связанного с состоянием здоровья[9].
Глава 5. Заполнение трудовых книжек
1. Оформление и заполнение трудовых книжек
Трудовая книжка, пройдя сложный исторический путь становления и совершенствования, занимает центральное место в системе кадрового делопроизводства. Новое российское законодательство о социальном обеспечении и введение в 1997 г. индивидуального (персонифицированного) учета граждан в системе пенсионного страхования не изменили отношения государства к трудовой книжке.
С принятием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» юристы и специалисты кадровых служб связывали перспективу отказа от практики ведения трудовых книжек, поскольку ее значение в качестве доказательства трудового стажа в системе индивидуального пенсионного страхования менялось. Однако ими совершенно напрасно упускалось из виду, что трудовая книжка – это не только совокупность сведений о продолжительности трудовой деятельности, но и документ, призванный фиксировать качественную сторону труда работника, документ, обладающий правовыми гарантиями подлинности и сохранности, которые столь необходимы, в т. ч. и в интересах социальной защиты трудящихся. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
