• какие нежелательные ситуации могут возникнуть по ходу презентации и как следует на них реагировать?
В процессе подготовки презентации полезно разделить участников на группы со сходными интересами – так называемые целевые группы.
Применительно к упомянутой выше теме поставок снегоуборочных машин для нужд коммунального хозяйства Ленинградской области можно представить себе следующие целевые группы:
• менеджеры, руководящие предприятиями и подразделениями;
• работники, связанные с производством;
• специалисты по маркетингу;
• работники службы качества;
• сотрудники исследовательского отдела и конструкторского бюро;
• финансовые работники;
• сотрудники отделов снабжения;
• кадровые работники.
Каждая из этих целевых групп ждет от презентации решения своих проблем. Так, к примеру:
• менеджер-руководитель хочет знать, что собой представляет презентируемая фирма, какова ее структура, организация, руководство;
• для директора по производству важно, как осуществляется изготовление, хранение, транспортировка презентируемой продукции;
• директора по маркетингу интересует, как товар оценивается на рынке, каковы цены у конкурентов, кто возможные покупатели товара;
• для работников службы качества на первом месте стоит качество презентируемого товара, порядок рекламаций и т. п.;
• работники исследовательского отдела и конструкторского бюро хотят разобраться в вопросах проектирования предлагаемого продукта, научном уровне заложенных в него технических решений и т. п.;
• финансовых работников интересует, на какую прибыльность и рентабельность можно рассчитывать, используя предлагаемый товар или услугу;
• работникам отдела снабжения важны условия поставки товара;
• работники кадровой службы озабочены проблемами подбора и обучения персонала для обслуживания предлагаемого товара.
Определив идею, цель, тему и аудиторию презентации, можно перейти к развертыванию темы в доклад для выступления на презентации и к его структурированию.
Доклад и его аргументы
Доклад следует структурировать одновременно в двух направлениях:
• основные тезисы выстраиваются в логической связи и поел едовательно сти;
• изложение тезисов привязывается к временному графику доклада.
Логическая структура предполагает связь между отдельными тезисами, их логическую последовательность, оправданный переход от тезиса к тезису. Временная структура достигается выделением определенного времени на каждый тезис, а также привязкой доклада к реальному времени (начало и конец каждого тезиса – по часам).
Материал доклада необходимо разделить на законченные смысловые отрезки, следует наметить переходы от предыдущего отрезка к последующему, предусмотреть броское начало и ударную концовку (так называемый «бантик»).
Важнейшая роль отводится аргументации. Главные требования к аргументам – весомость, основательность, убедительность, соответствие теме, доступность аудитории. Аргументы должны сочетаться с формой доклада. В общем случае действует правило: чем тверже аргументы, тем мягче может быть форма их представления аудитории. Иными словами, если наблюдается дефицит основательных доводов, приходится компенсировать этот недостаток изысками формы их представления. (Если пре-зентирующий начинает петь или играть на саксофоне, значит, с аргументами у него не все благополучно.) При отборе аргументов следует опираться на свой личный опыт, вкус и чувство меры (чтобы не оказалось избытка или недостатка), реакцию аудитории.
Аргументы должны быть по возможности связаны в единую цепь доказательств: суть проблемы – предложения по решению – примеры – советы – оценка выгодности. Так, полезно сравнивать предлагаемый новый продукт с имеющимися, указывая на его несомненные преимущества по сравнению с продуктами конкурентов, приводить высказывания авторитетов, пользователей товара, небольшие подкрепляющие расчеты и числовые выкладки. Иногда стоит придать аргументации мягкий, ненавязчивый характер, приводить ее в форме советов, пожеланий, размышлений о пользе нового продукта и т. п.
Очень хорошо воспринимается постановка основных проблем в форме вопросов к аудитории с обращением к ней за помощью в их решении.
Средства воздействия
Для достижения должного эффекта от презентации применяется целый арсенал современных средств воздействия.
Прежде всего необходимо обеспечить наглядность представляемого материала. Важность этого требования определяется тем, что, по данным психологов, из всего получаемого объема информации человек способен запомнить не более 10 % услышанного, 30 % увиденного и 50 % увиденного и услышанного одновременно. Отсюда известная поговорка: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать».
Наглядность достигается путем представления демонстрационных схем, плакатов, таблиц, а также использования печатного текста в виде докладов, буклетов и т. д. Однако наглядность не является самоцелью. Она должна органически вписываться в общую концепцию презентации. Ее задача – усилить и сделать запоминающимся речевой или печатный текст, а также, что весьма важно, сберечь ценное время презентации.
Обычно перед средствами наглядности ставят следующие задачи:
• сделать доступной логику и последовательность материала доклада;
• выделить главное в содержании презентации;
• сделать более понятным смысл доклада или текста;
• раскрыть внутренние связи отдельных частей доклада или текста;
• способствовать созданию образов, закрепляющих передаваемую информацию;
Брисрфинг-это кое-кто кое-что о кое о чем.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ФОЛЬКЛОР
Фуршет – проверенный путь фирмы к сердцу общественности.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ФОЛЬКЛОР
• созданием зрительных образов сэкономить время доклада и печатный текст.
Выстраивая зрительный ряд средств наглядного отображения, необходимо продумать основополагающие вопросы:
• что необходимо отобразить?
• для чего нужно это отображение?
• для кого оно предназначено?
• какие средства для этого требуются?
Отображение может наглядно представлять идею презентации в целом и по частям, раскрывать сущность отдельных ее задач, быть своеобразной моделью всего содержания презентации. Целью отображения может быть как информация по конкретному рассматриваемому в презентации вопросу (например, тактико-техническая или экономическая характеристика товара), так и демонстрация документов, мнений участников или клиентов, подведение итогов презентации.
