Генеральный регламент состоит из 56 частей. В регламенте обосновываются преимущества коллежской системы по сравнению с приказной. Значительная часть этого законодательного акта посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей. Впервые вводимая дифференциация должностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организации делопроизводства. Как известно, коллегия состояла из присутствия (общего собрания членов) и канцелярии, в которой и было сосредоточено делопроизводство. Во главе канцелярии стоял секретарь, который готовил дело к слушанию на коллегии. Кроме секретаря предусматривались должности нотариуса, который должен был вести протоколы заседаний, актуариуса, который был обязан регистрировать документы и передавать их исполнителям, а также регистратора, отвечавшего за оформление исходящих и регистрацию входящих и исходящих документов. Основные категории служащих канцелярии – канцеляристы и копиисты, причем первые готовили документы, вторые переписывали их набело.
Генеральный регламент предполагал обязательность обучения канцелярских служащих. По указу от 10 ноября 1721 г. для подьячих была создана школа при Сенате. Кроме того, в Генеральном регламенте формулировались общие правила составления документов, указывались основные реквизиты. Например, в начале протокола следовало проставлять дату заседания и перечислять присутствующих.
11 января 1721 г. был издан Регламент, или Устав, Главного магистрата, к которому прилагались формы ведомостей, рапортов и т. д. На протяжении XVIII в. включение в законодательный акт формуляра документов стало обычным делом. Чаще всего давался формуляр учетных документов. Хотя можно найти и иные примеры: так, в указе «О форме суда» от 5 ноября 1723 г. содержится образец составления челобитной.
Законодательно регламентировалось и прохождение документов, например в Учреждении для управления губерний 1775 г.
С самого начала XVIII в. законодатель много внимания уделял порядку подачи челобитных. Челобитные всегда подавались на имя государя. В XVIII в. в силу рассмотренных выше причин их количество увеличивалось, и законодатель был вынужден пресечь практику подачи челобитных непосредственно царю.
В 1802 г. прошла министерская реформа. Указ от 17 августа 1810 г. «Разделение государственных дел по министерствам» уточнил разграничение сфер деятельности министерств, конкретизировал их функции. 25 июня 1811 г. вышло «Общее учреждение министерств», в котором фиксировалась их структура. На основании этого законодательного акта издавались уставы и положения каждого министерства. С изменением структуры государственного аппарата изменилось и делопроизводство.
2.5.2. Разновидности делопроизводственных материалов
Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено прежде всего сложной структурой государственного аппарата. Можно выделить три группы делопроизводственной документации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступающие как инициативные при формировании дела).
Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называться рапортом. Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Сенат. Донесение об исполнении какого-либо распоряжения могло называться экзекуцией.
Учреждения одного уровня посылали друг другу промемории. Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также посылать друг другу ведения.
Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными.
Постепенно начала возрастать роль внутренней документации, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журнале передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в специальных книгах (регистратурах), в которых раздельно в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, Сената и других учреждений. Отдельно регистрировались исходящие документы. В XVIII в. при регистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, – протоколы и журналы заседаний.
В XIX в. основные разновидности делопроизводственной документации сохранились, некоторые изменили название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения, место промеморий заняли отношения.
Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение главным образом в XIX в. Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты.
Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреждении министерств. Однако, несмотря на требования манифеста и последующие неоднократные указания, министерские отчеты, по-видимому, систематически не составлялись. Часто подготовка такого отчета и степень подробности содержавшейся в нем информации зависели от воли министра. Не была устойчивой и структура отчета: он мог составляться либо по структурным подразделениям, либо тематически.
Отчеты Государственного совета составлялись периодически и были весьма краткими. В 1804 г. появились губернаторские отчеты. Их комплекс за XIX в. наиболее репрезентативен.
В XIX в. усложнилась регистрация документов: документ регистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно ему в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении – 54 операции, в департаменте министерства – 34, в совете министров – 45[292]. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы велись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы (точнее, их отпуски, поскольку сами документы после записи в общий журнал отсылались адресатам) переписывались дословно.
Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В нем ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе: излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения, и указывалось, какое из них было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного совета, менее – журналы Комитета министров.
В 70‑е годы XIX в. появилась такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности для записи заседания Особого присутствия Правительствующего сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в., а стенографические отчеты заседаний Государственной думы синхронно публиковались.
2.5.3. Эволюция формы делопроизводственных источников. Влияние формы на содержание
Кардинальные изменения в делопроизводстве были обусловлены заменой его столбцовой формы тетрадной по указу 1700 г. Этому преобразованию предшествовало и, по-видимому, способствовало введение в 1699 г. гербовой бумаги, продаваемой отдельными листами. На ней писали прошения, которые часто были инициативными документами.
В ряде законодательных актов того времени обосновывалось преимущество тетрадной формы ведения дел. Конечно, необходимость изменения делопроизводства была вызвана прежде всего ростом потребности в документировании, но оно, в свою очередь, оказало влияние на содержание отдельно взятого документа. При тетрадной форме бумага экономилась не только за счет того, что теперь писали на обеих сторонах листа («…как учнут писать в лист и на обеих сторонах в тетради, бумаге расходу будет меньше», – говорится в одном из указов), а прежде всего потому, что исчезла необходимость заново кратко излагать все дело, поскольку каждый раз разворачивать многометровый столбец с тем, чтобы найти инициативный документ, было неудобно, а работать с тетрадью довольно просто. Правда, знакомство с делопроизводственной документацией XVIII в. убеждает в консерватизме чиновников: очень часто в тетрадях, так же как и на столбцах, повторялось содержание предшествующих документов. Медленному изживанию этой традиции способствовала и коллегиальная организация государственного аппарата с четким отделением канцелярии и ее определяющим значением в подготовке дел к слушанию и в оформлении решений.
