Ни один совет и прием из книг и курсов по управлению временем, повышению эффективности, достижению целей и т. п. не будет работать, пока вы не научитесь отключаться. И пока вы не перестанете быть рабом ИКТ, а превратитесь в их хозяина.
Когда перед вами стоят сложные и ответственные задачи, в решении которых вы не можете позволить себе снизить качество, точность, безопасность, креативность и мотивацию, единственный способ – работать в сосредоточенном, однозадачном режиме.
Прежде всего определите, в какое время суток ваш мыслящий мозг работает лучше всего. Когда я задаю этот вопрос участникам своих семинаров и клиентам на консультациях, выясняется, что многие не знают о себе такого элементарного факта. А все потому, что постоянно распыляются на множество разных дел и никогда не достигают пика эффективности. Если вы тоже не знаете о себе такой важной вещи, выясните ее экспериментальным путем: выделяйте себе пресловутый «свободный час» в разное время в течение дня.
Для большинства людей пик работоспособности мозга приходится на утренние часы, после хорошего ночного сна (см. главу «Оковы для мозга № 3»). Люди вечернего типа или совы наиболее работоспособны вечером. Однако большинство людей – это псевдосовы: они вынуждены работать по вечерам не потому, что в это время наиболее эффективны, а потому, что весь день тратят на низкоэффективную многозадачность и не успевают закончить работу. В последних двух случаях попробуйте начать с того, чтобы выделять себе час офлайн перед сном.
Когда определите, на какие часы приходится пик вашей умственной работоспособности, объявите это время священным, используйте его для выполнения самой важной интеллектуальной работы и не позволяйте НИЧЕМУ и НИКОМУ отвлекать вас. Берегите это время как сокровище. Не позволяйте красть его у вас.
Прежде чем требовать от других людей обеспечить вам свободное время, убедитесь, что вы сможете обеспечивать это требование сами. На всех ваших электронных устройствах есть специальная «освобождающая» компьютерный мозг кнопка «Reset». Если нажать и удерживать ее четыре секунды, гаджеты перейдут в режим защиты мозга, а проще говоря – выключатся. Закройте все программы электронной почты, мгновенного обмена сообщениями и т. п. Отдайте свой мобильный телефон секретарю или коллеге и попросите его беспокоить вас только в случае действительно срочных вопросов. Если вам не хватает решимости полностью отключиться от внешнего мира, заведите второй телефон и давайте его номер ограниченному числу людей, чтобы те могли воспользоваться лишь в экстренных ситуациях (подробнее об этом см. дальше в этой главе).
Если ваша работа требует чтения сложных текстов, распечатывайте их и читайте на бумаге, также в режиме «полный офлайн». Наверное, вы уже сталкивались с тем, что на бумаге вы мгновенно замечаете важные детали или ошибки, которые пропустили на экране. Ваше наблюдение абсолютно верно, и на этом преимущества бумаги не заканчиваются. Исследования показывают: текст, прочитанный на бумажном носителе, усваивается и запоминается гораздо лучше того, что прочитан с экрана. К тому же такой способ чтения более быстрый и менее утомительный{453}.
Интересно, что инициатива выделять такие часы офлайн для сосредоточенной работы может распространиться с уровня «Я» на уровень «Мы».
В одном из нидерландских министерств, с которым я часто работаю, один очень уважаемый и компетентный эксперт понял, что качество его сложной аналитической работы существенно страдает от постоянных перерывов. Поэтому он решил применить на практике все то, что узнал на моем семинаре. Например, он начал вешать на дверь кабинета табличку «Я буду в вашем распоряжении с 11 часов», стал отключать телефон и электронную почту. Все это заметно повысило качество и эффективность его умственного труда. Поначалу его коллеги были весьма недовольны тем, что уже не могли немедленно получить ответы на свои вопросы. Однако когда эксперт объяснил им, почему так поступает, сотрудники решили последовать его примеру. Так эта инициатива автоматически вышла на следующий уровень, поскольку теперь все сотрудники отдела начали разделять время для сосредоточенной интеллектуальной работы и время для решения текущих повседневных вопросов. В дальнейшем они настолько убедились в преимуществах такого рабочего распорядка, что начали требовать его соблюдения даже от вышестоящего начальства. Например, они выделили специальный номер телефона, по которому руководители могли звонить в отдел лишь в случае самых неотложных дел. И члены команды по очереди дежурили на этом телефоне, чтобы немедленно отвечать на важные вопросы.
Второй очень действенный прием для многих людей – выделять себе 20 минут офлайн в воскресенье вечером, чтобы составить примерный план на неделю: определить самые важные задачи, решить, какие дела можно делегировать другим. Обязательно зарезервируйте себе время для спокойной работы на каждый день.
Затем ежедневно, не позднее чем за час до отхода ко сну, выкраивайте 10 минут на то, чтобы распланировать следующий день и записать план на бумаге. Так архивирующий мозг начнет необходимую подготовительную работу, пока вы спите. И постарайтесь хотя бы час перед сном посвятить занятиям, не связанным с Интернетом, виртуальной коммуникацией и иными плодами ИКТ.
Если вы не в состоянии заставить себя отключаться (то есть у вас развилась сильная привычка или даже зависимость), пожалуйста, очень внимательно прочитайте последний раздел этой главы. Возможно, вам стоит обратиться к психотерапевту или консультанту, специализирующемуся на поведенческой и когнитивной терапии. Как я недавно узнал, существуют даже специальные «лагеря цифровой детоксикации»{454}, хотя лично я не думаю, что это самый эффективный способ борьбы с гиперподключенностью.
2.2. Разрушитель оков № 2: Правильно организуйте свою работу – сведите многозадачность к минимуму
Если вы – современный руководитель или профессионал, то вряд ли сможете полностью избежать многозадачности. Способность к ней – часть вашей работы. Однако если вы проанализируете ситуации, когда вы работаете в многозадачном режиме, то с удивлением обнаружите: очень многие параллельные дела и вопросы, на которые вы отвлекаетесь, не являются такими уж важными и необходимыми. Постоянная проверка электронной почты – наихудший отвлекающий фактор, если только вы не страдаете зависимостью от ее еще более бесполезных собратьев: социальных медиа и новостных лент.
Правило № 1: Сведите многозадачность к минимуму.
Правило № 2: Отключайтесь, чтобы размышлять.
Правило № 3: Отключайтесь, чтобы отдыхать.
Как вы можете догадаться после прочтения главы о многозадачности, принцип оптимальной организации умственного труда предельно прост: свести к минимуму количество переключений между задачами. Это означает, что вы можете работать в многозадачном режиме, когда это необходимо. Однако вы должны правильно управлять своей работой и не позволять многозадачности вытеснять работу в однозадачном режиме.
Ваша цель – достичь оптимального уровня подключенности и многозадачности. Для 80 % людей это означает значительно сократить и то и другое. Вы должны обуздать многозадачность и посадить ее в клетку, или она убьет вашу интеллектуальную продуктивность. Как я объясню ниже, клеткой для этого опасного прожорливого зверя может стать так называемая последовательная пакетная обработка. Во-первых, она позволяет вам возвести вокруг важной работы надежную защиту «Не беспокоить», через которую не может проникнуть монстр электронной почты и другие мелкие помехи-«грызуны». Во-вторых, последовательная пакетная обработка позволяет вам собрать все рутинные и текущие дела в «пакеты» и, таким образом, выполнять их более эффективно.
Разумеется, это не означает, что вы должны тщательно планировать все и вся в своей жизни. Как раз наоборот. Когда вы начнете правильно распределять свое время и силы, быстро и эффективно выполнять самые важные задачи, у вас появится гораздо больше возможностей для творчества, полезного безделья, обучения, новых интересных занятий и развлечений.
Если вы считаете, что всего вышесказанного достаточно для начала активной борьбы с многозадачностью, то можете пропустить следующие два раздела о принципе Эйзенхауэра и принципе Парето и перейти прямо к разделу о последовательной пакетной обработке.
Однако же, по моему опыту, люди сталкиваются с большими трудностями, когда пытаются воплотить этот призыв в жизнь, – потому что им не хватает убедительной мотивации. Гораздо проще отказаться от нежелательного привычного поведения, когда вы четко знаете, что для вас действительно важно и хорошо.
