Четкое понимание того, какая деятельность приносит наибольшую отдачу, – второе обязательное условие оптимальной организации умственного труда
Принцип ПаретоКогда вы составите представление о своих приоритетах в работе и личной жизни, надо будет определить, какие виды деятельности важны для вас и приносят наибольшую отдачу. В этом вам поможет принцип Парето[27]. Закон Парето гласит, что 20 % ваших усилий обеспечивают 80 % всех результатов. И наоборот, 80 % ваших усилий обеспечивают всего 20 % всех результатов. Не воспринимайте это знаменитое правило 20/80 буквально. Его суть вот в чем: чтобы получить максимальный результат, вы должны определить, какие виды деятельности создают максимальную стоимость и наиболее важны для достижения целей.
Проведите над собой эксперимент: всю следующую неделю попробуйте каждый вечер по дороге домой или после ужина выделять по пять минут на анализ того, что вы сделали за день. А затем решите, что из этого способствовало реализации ваших краткосрочных и долгосрочных целей и приоритетов. Если делать это регулярно, вы научитесь говорить «нет» второстепенным и бесполезным делам, перестанете тратить на них время.
Если вы перегружены работой, уделяйте по несколько секунд оценке каждой задачи, чтобы решить, относится ли она к тем 20 %, которые приносят наибольшую отдачу. Если да, выполните эту задачу в первую очередь или запланируйте для нее время в своем ежедневнике. Если нет, забудьте о ней, если только это дело не доставляет вам искреннее удовольствие (об этом мы поговорим чуть позже).
Например, социальные медиа – самый контрпродуктивный и навязчивый отвлекающий фактор. «Проверка соцсетей» не может принадлежать к 20 % дел первостепенной важности. Если для вас это приятное времяпрепровождение, выполните приведенное ниже упражнение «Принцип Парето применительно к удовольствию», чтобы разобраться, что дает вам это развлечение. Теперь обратимся к вашей электронной почте. 80 % получаемых вами сообщений – неважные или малополезные. Для многих людей 80 % их электронной почты – это вообще бесполезный мусор! Поэтому найдите способы свести к минимуму время и силы, которые вы расходуете на этот вид деятельности (советы по работе с электронной почтой см. ниже).
Только для смелых: Парето в квадратеЕсли, овладев навыком мышления в духе Парето, вы хотите стать не просто эффективным, а сверхэффективным, попробуйте выполнить смелое упражнение Парето2 (Парето в квадрате) или безжалостное упражнение Парето3 (Парето в кубе) – они приведены ниже. Это поможет вам прийти к удивительным прозрениям насчет того, в чем фактически состоит суть вашей работы.
Начните с простого принципа Парето, согласно которому 20 % вашей деятельности обеспечивают 80 % результатов. Следующий шаг: возьмите эти 20 % видов деятельности и примените к ним принцип Парето второго порядка, согласно которому 4 % вашей деятельности (20 % от 20 %) генерируют 64 % всех результатов (80 % от 80 %). Это потребует от вас углубленного анализа и нестандартного мышления. Как консультант я знаю: многие менеджеры и даже руководители высшего звена бывают поражены тем, что они узнают из этого упражнения.
Затем, если вы достаточны смелы (или просто решили развлечься), примените принцип Парето3. Если 4 % вашей деятельности обеспечивают 64 % всех результатов, значит, 1 % ваших усилий генерирует 50 % результатов. Это звучит абсурдно, но доведение анализа до этой предельной точки поможет вам докопаться до сути вещей и по-новому взглянуть на свою работу. Разумеется, это не означает, что отныне вы должны ограничиться только этим 1 % деятельности. Просто впредь, когда вы будете решать, как распределить свои драгоценные, но ограниченные умственные ресурсы, вы сможете выбирать среди этих 1, 4 или 20 % ключевых задач, которые принесут вам максимальную отдачу.
Упражнение на применение закона Парето особенно полезно для перфекционистов. Ведь, как правило, они тратят 80 % своего времени на то, чтобы довести до совершенства последние 20 % своей работы. Но обычно для большинства задач вовсе не требуется совершенный результат. Разумеется, если вы работник ИT, то должны на 100 % выявить и устранить все ошибки в компьютерной программе. Если вы нейрохирург, то ваша цель – безукоризненно проведенная операция на головном мозге. Но такие случаи – скорее исключения, и велика вероятность, что ваша работа допускает 80 %-ный уровень совершенства.
Принцип Парето применительно к удовольствиюПосле того как вы стали применять принцип Парето к своей работе, я предложил бы вам поразмыслить в том же духе и над удовольствиями. В конце концов, смысл жизни заключается не только в работе, успешной карьере и т. п. Да, у вас должны быть четкие цели и приоритеты, но вам также должно нравиться то, что вы делаете. Какой смысл в работе, если вы не получаете удовольствия от нее? Под удовольствием я подразумеваю не развлечение, а радость самореализации, удовлетворенность, ощущение полноты жизни и счастья.
Обычно вы испытываете удовольствие, когда вам удается справиться со сложными задачами, находящимися на грани ваших способностей. Или когда вы получаете новые профессиональные навыки, учитесь чему-то. Или когда делаете что-то по-настоящему значимое и полезное. Или когда помогаете другим людям. Подумайте, какие 20 % ваших усилий приносят вам 80 % всего удовольствия от работы, 4 % – больше 60 % удовольствия, а 1 % – больше 50 % удовольствия? Когда узнаете это, постарайтесь никогда не жертвовать приятной частью своей работы.
Ну и давайте же наконец поговорим о развлечениях в работе и жизни! Нет ничего плохого в деятельности, которая не приносит удовлетворения в долгосрочной перспективе, но зато вызывает поверхностное и недолговечное чувство веселья. Почему бы вам не поразмышлять несколько минут над тем, какие 20 % вашей деятельности на работе и за ее пределами – самые веселые и развлекательные для вас? Что придает радость вашей жизни? После того как «вычислите» эти 20 %, вполне можно позволить себе время от времени поразвлекаться.
Однако не тратьте слишком много времени на такие развлечения – особенно если они не приносят чувства подлинного удовольствия и счастья. Эффект таких развлечений очень краткосрочен. Они не создают у вас ощущения полноты жизни, как та деятельность, которая приносит вам настоящее удовольствие и позволяет подолгу чувствовать себя счастливым. Поэтому очень быстро вам требуется следующая «доза» развлечений. Кроме того, многие развлекательные виды деятельности вызывают привыкание, и вам постепенно нужно будет их все больше и больше, чтобы получить тот же «кайф». Самый яркий пример этого – нахождение онлайн. Вы должны строго ограничить время, которое проводите в Интернете. Если не сделаете этого, то онлайн-режим разрушит вашу интеллектуальную продуктивность, сделает вас зависимым и вытеснит из вашей жизни все важное, доставляющее вам подлинное удовольствие.
Принцип Парето применительно к жизниЛюбопытно, что большинство людей могут с легкостью применить принцип Парето и даже Парето в квадрате и в кубе к своей работе, но, когда я прошу пойти их еще дальше и поразмышлять в том же русле о своей жизни в целом, они теряются. Я проводил индивидуальные консультации у 100 руководителей и профессионалов. Я работал в группах с более чем 200 менеджерами в INSEAD[28]. Когда я задавал им «простой» вопрос: «Чего вы хотите достичь в своей жизни?», у многих не оказалось ответа. Чтобы помочь этим людям, я разработал специальный инструмент, описанный выше как упражнение «Краеугольные камни счастья». Когда вы узнаете, каковы ваши истинные жизненные приоритеты и что доставляет вам наибольшее удовольствие, вы можете применить принцип Парето к той части вашей жизни, что не связана с работой. Это ваша семья, саморазвитие, здоровье и благосостояние.
Конечная цель: научиться мыслить в духе Эйзенхауэра и Парето, не прилагая специальных усилийУзнав свои главные приоритеты и цели, вы можете сформулировать цели поменьше – на следующий период: месяц, неделю и день. Как уже говорилось выше, в идеале вы должны каждый вечер решать, что для вас важно сделать на следующий день, – и планировать для этого время. Такую процедуру можно проводить и в воскресенье вечером, составляя план на следующую неделю.
Разумеется, вам не нужно всю жизнь выполнять вышеописанные упражнения на применение принципов Эйзенхауэра и Парето! Эти упражнения обучающие, их нужно выполнять максимально вдумчиво и осознанно. Но когда вы поймете свои подлинные приоритеты, цели и начнете исходя из них строить свою профессиональную и личную жизнь, постепенно мышление в духе Эйзенхауэра и Парето станет для вас естественным и спонтанным. Возможно, вам придется снова выполнить эти упражнения – если обстоятельства вашей жизни вдруг резко изменятся или когда вам покажется, что вы потеряли свои приоритеты и снова стали гиперподключенным, многозадачным, хронически недосыпающим и малоэффективным.
