Необходимо отметить одно немаловажное обстоятельство: подняв трубку, не выслушивайте, кто и зачем звонит, ибо при этом весьма реально втягивание в разговор. Кроме того, у абонента может возникнуть впечатление, что если бы кто-то другой был на его месте, то вы, возможно, и поговорили бы с ним сразу (зачем получать информацию, кто звонит, если вы так заняты). Просто, подняв трубку, попросите перезвонить, подчеркивая тем самым, что, кто бы это ни был, вы не можете включиться с ним в разговор сию секунду.
Правило 5
Используйте эффект «10 мелочей»
1. Прежде чем отправиться куда-то по делам, позвоните туда.
Узнайте, есть ли нужный вам человек, часы приема, какие нужно иметь документы. Иначе посещение может обернуться досадной потерей времени: то нужный человек отсутствует или не может принять, то необходимо иметь при себе какой-то документ и т. д.
2. Старайтесь заменить визит телефонным звонком.
Разумеется, здесь речь не о посещении потенциального клиента. Но во многих других случаях личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятой человек не станет из-за 5-минутного разговора тратить два часа на дорогу и ожидание под дверью кабинета. Информацию можно получить по телефону и при решении бытовых вопросов, например о наличии нужного товара в магазине, лекарства в аптеке. Сообщат все: и стоимость, и производителя, и все остальное.
3. Компонуйте однородные дела и телефонные звонки.
Старайтесь выезжать по несрочным делам лишь тогда, когда в месте поездки (или в близлежащих) вас ждет несколько дел. То же и с телефонными звонками: позвонив в одно место, наберите сразу и номера других требуемых вам абонентов — это займет в целом меньше времени.
Составьте себе список других организаций и фирм, находящихся рядом с местом вашей предполагаемой встречи, чтобы по возможности заглянуть и к ним, хотя бы для предварительного знакомства.
4. Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся вам полезной.
Помните: мы забываем 90 % того, что слышим, 50 % того, что видим, и лишь 10 % того, что делаем. Ваша большая информированность обернется, в частности, и выигрышем времени.
5. Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди, в дороге и т. д.
Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для делового человека. Эта черта бросается в глаза особенно при наблюдении за иностранными партнерами. Нужно всегда иметь при себе какие-либо материалы для работы — на всякий случай (а случаев таких найдется сколько угодно).
Большинство людей в моменты вынужденного простоя не делают ничего полезного. Но вы можете использовать это время продуктивно. Это дело вашего выбора. Иногда хочется расслабиться или просто помечтать, это естественно. Но помните — выбор за вами.
Вот некоторые советы, как можно использовать образовавшееся свободное время:
* позвоните в свою фирму, клиенту или возможному покупателю;
* наметьте, кому позвонить еще;
* подумайте над тем, что может понадобиться клиенту;
* проанализируйте свой разговор с клиентом;
* составьте список необходимых дел и звонков;
* начните составлять план на завтра;
* если есть бумажная работа, сделайте ее (на всякий случай нужно иметь ее при себе);
* прослушайте магнитофонную запись с информацией или какими-нибудь объяснениями;
* познакомьтесь со статьей, имеющей отношение к вашей сфере деятельности;
* напишите записку клиенту или партнеру;
* выполните упражнения на снятие напряжения (например, по системе аутотренинга);
* сделайте небольшую зарядку, используя статические упражнения, незаметные для окружающих (напряжение групп мышц).
Многие из этих дел следует планировать заранее. Например, чтобы прослушать магнитофонные записи во время поездки, их надо взять с собой.
Носите с собой несколько почтовых открыток, чтобы вы могли написать людям, которые рекомендовали вам новых клиентов. Эти карточки могут принести тысячи долларов комиссионных. Если у вас нет адреса нужного человека, можно вписать адрес позже.
Идя на встречу с клиентом, представьте себе ход беседы, прорепетируйте, как вы будете представлять товар, и вспомните все, что вам известно об этом клиенте. После встречи проанализируйте ее ход и результаты.
Старайтесь извлечь из таких моментов максимальную пользу. Вы удивитесь, насколько повысится ваша производительность. Ежедневные десять минут сложатся за год в полную рабочую неделю. Мы не можем растянуть время, но можем научиться с большей отдачей использовать его.
6. Всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей (совет А. Маккензи).
К сожалению, память наша такова, что мы забываем даже самые блестящие мысли (в том числе и свои). А они могут прийти в любое время суток, в любой обстановке, так как мысль наша работает непрерывно (хотя и не всегда осознанно) над разрешением наших проблем.
7. Не тратьте время на сетования по поводу неудач. Этим грешат многие — «поплакаться в жилетку» после досадного просчета, а особенно в случае неудачного стечения обстоятельств. Эта пустая трата времени не поднимет вашего престижа и не излечит рану, а только разбередит ее. Лучше отнеситесь к неудаче с юмором.
8. Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных.
Этому весьма способствует а) изучение своих рабочих планов и отметок об их исполнении; б) обсуждение с близкими людьми своего стиля деятельности.
9. Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.
Насладитесь сознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в вас новую энергию, которую вы употребите не на текучку, а на решение следующей важной задачи.
10. Не считайте, что методы и приемы вашей работы — самые лучшие.
Постоянно ищите способы рационального использования своего времени и времени своих сотрудников.
Как преодолеть свою медлительность
Специальные исследования показывают, что на счету этой нашей слабости — медлительности — больше потерянного, растраченного на мелочи времени, чем у любого другого фактора, снижающего эффективность труда.
Надежным противодействием медлительности служит неукоснительное следование изложенному выше правилу: «беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела». Однако, чтобы облегчить преодоление барьера отрицательных эмоций, которые замедляют переход к неприятному делу, мы не ограничимся лишь формулированием этого правила, а рассмотрим ситуацию подробнее.
У медлительности есть две главные союзницы: привычка и инерция.
Изменить свои привычки трудно. Но если попытаться это сделать, то начать надо, конечно, с их описания. Это можно сделать, например, записав дела и обязанности, которые вы привыкли делать сразу, не задумываясь, и делаете это легко, как бы между прочим, и те, которые не вызывают у вас восторга и вы ищете причину отложить их.
Конечно, такой список составляют не умозрительно (что очень трудно), а в процессе своей деятельности, как бы глядя на себя со стороны. Многие привычки подскажут вам ваши близкие друзья, сослуживцы, чем значительно облегчат вашу задачу.
Особенно обратите внимание на привычку откладывать — какого сорта дела вы стремитесь отложить?
Инерция проявляется в том, что продолжать дело легче, нежели начать новое.
Помня это, можно облегчить переход к новому делу тем, что начинать его с самого легкого шага. (Кстати, многие с детства помнят, наверное, антипсихологическую рекомендацию — начинать уроки с самых трудных предметов. Думается, что не для одного школьника эта дополнительная трудность перетянула чашу весов в пользу футбола или кино. На традиционный вопрос родителей «Почему до вечера не сел за уроки?» известен и ответ: «Не знал, как начать».)
