По новым Правилам в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему. В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации.
В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
Согласно п. 42 Правил по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.
Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется, как правило, кадровой службой. Допускается ведение книги и другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь. В этой же книге расписывается работник при получении своей трудовой книжки при увольнении. Свою подпись он ставит и в личной карточке. Пункт 41 Правил предусматривает требования к приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений.
По новым Правилам при оформлении трудовой книжки (вкладыша) с работника должна взиматься плата, размер которой определяется расходами на их приобретение.
Плата не взимается, если:
1) произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек;
2) неправильно произведено первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее;
3) испорчена книжка не по вине работника;
4) необходима выдача дубликата при незаконном увольнении и восстановлении в должности органом по рассмотрению трудовых споров.
В этих случаях стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. По мнению специалистов, бесплатный порядок работы с трудовыми книжками допустим и в других случаях, если они предусмотрены в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, положении о персонале организации или других локальных нормативных актах.
Трудовые книжки или их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника – его ближайшими родственниками, хранятся в кадровой службе организации в течение 2 лет отдельно от других трудовых книжек. Затем их передают в архив организации, где они хранятся в течение 50 лет, затем уничтожаются по акту.
2. Ответственность за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек
За нарушение установленного Правилами порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством РФ дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.
Работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненный работнику моральный урон (например, в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника). Размер компенсации морального вреда определяется судом.
За нарушение Правил и Инструкции на должностных лиц работодателя, виновных в такого рода правонарушениях, в т. ч. нарушивших правила ведения архивов трудовых книжек, налагаются штрафы в соответствии со ст. 5.27 и 13.20 КоАП РФ. Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации[16].
3. Изменение организации-работодателя и трудовые книжки
Если организация меняет профиль деятельности, переходит в подчинение другого ведомства или становится собственностью другого хозяина, то это, как правило, сопровождается изменением ее наименования. Как отразить этот факт в трудовых книжках сотрудников? Мы разберем конкретные примеры и дадим образцы правильных записей.
Само по себе переименование компании не влияет на положение работающего там персонала. Условия труда, должностные обязанности, порядок выплаты заработной платы – все остается по-прежнему. Но, поскольку организация теперь будет работать под другим «опознавательным знаком», об этом необходимо сделать отметки в трудовых книжках сотрудников. В противном случае могут возникнуть сложности в Пенсионном фонде при определении трудового стажа. Один из случаев, при котором необходимо отразить новое название организации в трудовых книжках, – это смена организационно-правовой формы компании. К примеру, Закрытое акционерное общество ЗАО «Весна» преобразовалось в открытое акционерное общество ОАО «Весна». В этом случае работник кадровой службы должен внести в трудовую книжку работника вот такую запись: ЗАО «Весна» с 23 мая 2005 г. переименовано в ОАО «Весна». Также в качестве примера можно привести другую ситуацию: организация сменила профиль деятельности. Допустим, предприятие, выпускавшее сельскохозяйственную технику, стало заниматься производством детских игрушек. В связи с этим владельцы внесли изменение в учредительные документы: «ООО “Электро” переименовано в ООО “Гала”», и трудовые книжки сотрудников пополнились еще одной формулировкой. На практике также встречается ситуация, когда у организации меняется собственник. Допустим, была организация муниципальная, а стала принадлежать государству, или принадлежала государству, была приватизирована и стала собственностью частного лица.
Если в наименовании организации указывается форма ее собственности, то и в этом случае нужно внести соответствующие записи в трудовые книжки работников. К примеру, Федеральное государственное унитарное предприятие «Мотор» перешло в собственность муниципалитета и стало называться муниципальным унитарным предприятием «Мотор». При смене собственника организации работнику кадровой службы, возможно, придется вносить в трудовые книжки некоторых работников и другие записи. Какие? Для ответа на этот вопрос обратимся к ст. 75 ТК РФ. В ней сказано, что при смене собственника имущества организации новый собственник имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером.
Если решение об обновлении руководящего состава будет принято, работнику отдела кадров предстоит внести в трудовые книжки уволенных лиц соответствующие записи. Для других работников увольнение при смене владельца компании не предусмотрено. Правда, если кто-то из сотрудников откажется трудиться у нового работодателя, договор с ним будет прекращен по п. 6 ст. 77 ТК РФ: «отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации». В этом случае необходима еще одна запись в трудовой книжке.
Пункт 32 постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» закрепляет положение о том, что под сменой собственника имущества организации следует понимать переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу или другим лицам, в частности при приватизации государственного или муниципального имущества, т. е. при отчуждении имущества, находящегося в собственности РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, в собственность физических и (или) юридических лиц; при обращении имущества, находящегося в собственности организации, в государственную собственность; при передаче государственных предприятий в муниципальную собственность и наоборот; при передаче федерального государственного предприятия в собственность субъекта РФ и наоборот.
