Информационная система менеджмента для планирования и контроля
Взаимозависимость управленческих функций наиболее явно проявляется во взаимосвязи функций планирования и контроля. Как уже говорилось, многие действия в рамках планирования в числе прочего нацелены на то, чтобы облегчить контроль в будущем. Для обеих этих функций необходима своевременная, соответствующая и точная информация, полученная с наименьшими затратами.
Потребность в формальной информационной системеЗначительная доля информации для принятия повседневных решений собирается неформально. Менеджмент наблюдает за подчиненными, беседует с коллегами и клиентами, читает газеты и бизнес-периодику и узнает из этих источников много полезного. Однако такой информации недостаточно для эффективных управленческих решений даже в очень небольшой организации. Учитывая огромные объемы и сильнейшее влияние информации на успех бизнеса, а также скорость, с которой она изменяется, современному менеджменту необходимо использовать формальные методы сбора и обработки данных.
Объем информации и трудность ее сбора и использования увеличиваются по мере роста организации. Но и относительно небольшим организациям сегодня приходится обрабатывать намного больше сведений, чем принято считать. Представьте, например, среднюю розничную сеть из двадцати магазинов с ежегодным объемом сбыта 10 млн. долл. В ней может работать триста почасовых сотрудников, имеющих разные ставки зарплаты. В конце каждой недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего и удержать нужную сумму налога. При этом фирма имеет сотни поставщиков и выполняет тысячи заказов в год. В течение года десятки тысяч сделок заключаются с клиентами, что приводит к изменению объема товарных запасов и наличности. Добавьте сюда информацию о внешней среде: новых законах, действиях конкурентов и т. д. В итоге руководство даже такой относительно небольшой фирмы перерабатывает свыше миллиона единиц информации в год. Что же говорить о потоке информации в большой организации с сотнями тысяч служащих, тысячами продуктов и миллиардными материальными запасами?
Количество видов деятельности, о которых необходима информация – это лишь верхушка айсберга. В большинстве случаев здесь проблем не возникает. Настоящие трудности возникают из-за изменений. Ресурсы любой организации постоянно находятся в движении. Изменяются объемы запасов, суммы наличности, счетов к оплате и задолженностей. Увольняются и нанимаются новые работники. Новые технологии приводят к изменению скорости потребления сырья и выпуска продуктов. А если организация работает в очень изменчивой внешней среде, то жизненно важные для организации события происходят с невероятной скоростью. И если руководство не будет вовремя получать соответствующую информацию об этих изменениях, последствия могут быть катастрофическими.
Справиться с этим потоком информации и призвана информационная система управления (ИСУ).
Теоретики менеджмента предлагали множество определений ИСУ, что привело к путанице и недоразумениям. Мы определяем ее формальную систему обеспечения менеджмента информацией, необходимой для принятия решений.
ИСУ должна обеспечивать менеджеров информацией о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем и отслеживать все более или менее важные события внутри и вне организации. Общая цель ИСУ – способствовать эффективному выполнению функций планирования, контроля и операционной деятельности; а главная задача – обеспечение нужной информацией нужных людей в нужное время.
Чтобы понять, что такое ИСУ, нужно знать, чем она не является. Прежде всего, это не единственная всеобъемлющая интегрированная система для удовлетворения всех потребностей менеджмента в информации. Конечно, иметь такую систему хотелось бы всем, но, учитывая сложность организационных реалий, вероятность ее создания крайне мала. Обычно ИСУ состоит из нескольких информационных систем, помогающих принимать решения в разных областях.
Неверно также и то, что ИСУ непременно предполагает использование компьютеров. Действительно, прогресс в этой области внес огромный вклад в создание информационных систем управления и некоторые типы ИСУ не могли бы существовать без компьютерной техники. Однако и информация, и системы для ее сбора нужны были менеджерам задолго до изобретения компьютеров.
ИСУ и компьютерная революцияКомпьютерная революция оказала огромное влияние на управление информацией в организациях. Одно из исследований показало, что электронная обработка данных и ИСУ – самые популярные управленческие инструменты, используемые девятью фирмами из десяти.
Широкое распространение компьютеров в организациях позволяет менеджерам всех уровней использовать все большие объемы информации. Например, менеджер супермаркета может ежедневно, еженедельно, ежеквартально или ежегодно получать информацию о спросе на разные виды товаров, о ценах на них, объемах продаж, повторных заказах и о многом другом. Частично эти данные собираются автоматически, когда кассир с помощью компьютеризированного кассового аппарата считывает с упаковки зашифрованную информацию о товаре. До внедрения ИСУ такого типа подобный анализ требовал огромных затрат времени и усилий.
В одном докладе о влиянии компьютеров на работу управляющего говорится:
Менеджер сегодня может принимать решения, основываясь исключительно на внутренней информации, не привлекая сторонние базы данных, например статистические сведения общего экономического характера и по отрасли. Внутренние базы данных позволяют ему объединять самые разные сведения о своей компании, о рынках, о конкуренции, о ценах и прогнозах за несколько часов; раньше на это уходили месяцы… Благодаря новым возможностям автоматизации процедура принятия решений, которая раньше входила в сферу компетенции головного офиса, «спускается» вниз, на уровень менеджеров предприятий, обладающих более полной информацией.
Компьютеры обеспечивают менеджмент информацией для контроля любого типа, что помогает им сравнить фактические результаты со стандартами, на ранних стадиях выявить отклонения и своевременно провести корректирующие мероприятия. Но, как любой инструмент управления, эффективность компьютеризированной информационной системы определяется качеством ее проектирования. О проектировании ИСУ и способах повышения их эффективности мы и поговорим далее.
Проектирование ИСУЦель ИСУ – не просто выдавать и обрабатывать информацию. Она должна быть ориентирована на пользователя, т. е. информация, ею обработанная, должна удовлетворять потребностям менеджеров, для которых она предназначена. Проектируя ИСУ, надо помнить, что менеджеры имеют разные потребности в информации, обусловленные уровнем управления и сферой их функциональной ответственности.
