Вопрос 57 Какие функции менеджмента относятся к общим?
Ответ
Общие функции менеджмента отражают содержание основных стадий процесса управления на всех иерархических уровнях и по всем объектам управления.
К общим функциям менеджмента относятся следующие:
• формирование целей;
• планирование;
• организовывание (новое звучание функции «организация»; можно и так и так, следует только помнить, что в данном контексте организация – это процесс, а не объект);
• контроль;
• регулирование.
Вопрос 58 Какие функции менеджмента относятся к фоновым, или связующим?
Ответ
К фоновым, или связующим, относятся функции мотивации, принятия управленческих решений и установления коммуникаций. В процессе выполнения общих, или основных, функций менеджмента любой менеджер устанавливает коммуникации, т. е. определяет, кто, когда, как и откуда получает информацию, необходимую и достаточную для выполнения своей задачи, и куда, когда, как и кому передает информацию о выполненной работе. Менеджер, планируя, организуя, контролируя и регулируя процессы достижения цели, обязательно продумывает меры по мотивации сотрудников, чтобы цели организации возможно более плотно совмещались с целями сотрудников. Выполняя основные или общие функции менеджмента, менеджер постоянно принимает как глобальные решения, так и множество мелких «проходных» решений, иными словами, он постоянно решает, что в данный момент делать, как реализовать наилучшим образом ход процесса.
Вопрос 59 В какой последовательности выполняются общие функции менеджмента?
Ответ
Перечисление общих функций практически регламентирует последовательность процесса управления.
Процесс управления начинается с формирования целей. Цели могут быть как стратегическими, определяющими логику действий на продолжительный период времени (разработка миссии организации, определение целевых параметров развития, разработка стратегической концепции), так и тактическими, ориентированными на решение проблем сегодняшнего дня.
Сформулированные цели должны быть осуществлены. После того как цели сформулированы, необходимо определить, сколько и каких ресурсов (материальных, трудовых) понадобится для достижения этих целей и когда по времени они могут быть выполнены (формирование производственной программы, разработка календарного графика работ, сметы затрат, штатного расписания, финансового плана, плана реализации). Процесс достижения целей в рамках выполнения функции планирования описывается с помощью отдельных операций, которые увязываются друг с другом.
Запланированные действия должны быть организационно обеспечены: должны быть разработаны организационные структуры, привлечены исполнители, скоординирована их работа во времени и пространстве (выбор организационной формы выполнения работ, разработка организационной структуры, положений о службах и функционерах, должностных инструкций, нормативных актов, регламентов). Необходимо определить, кто будет выполнять те или иные операции, как будет организовано взаимодействие тех, кто эти операции будет выполнять. Организация (как процесс – организовывание, – трудно выговорить, но зато точно отражает суть!) означает построение организационной схемы и выделение организационных взаимодействий между сотрудниками в процессе достижения сформулированных действий. Очень важно установить права и ответственность сотрудников или подразделений организации в процессе выполнения работ. После выполнения функции организации становится ясно, кто, взаимодействуя с кем и как взаимодействуя, должен выполнять запланированные работы или операции.
Выполнение первых трех функций означает, что процесс достижения целей запущен, работа пошла. Однако, выполняя первые три функции, менеджер не застрахован от ошибок: возможно, он что-то упустил в планировании достижения целей (не учел все необходимые ресурсы, не заметил вовремя воздействий со стороны внешней среды, не предусмотрел резервов времени или ресурсов). Возможно, он не вполне адекватно организовал процесс и подчиненные не поняли, как, с кем и на каких основаниях они должны взаимодействовать, за что они отвечают и что они могут требовать от других. Необходимо контролировать процесс. Контроль предполагает не просто наблюдение за ходом процесса (в крупных организациях непосредственное наблюдение просто невозможно), а сбор информации о ходе процесса (организованный учет) и анализ этой информации. В результате учета и анализа менеджер в состоянии оценить правильность хода процесса, насколько он отличается от того, что было запланировано.
Выявленные в результате контроля отклонения становятся основанием для выполнения функции регулирования. Разрабатываются меры, корректирующие ход процесса и приводящие к совпадению ожидаемого и фактического состояния. Регулирование может быть направлено как на исправление хода процесса, так и на корректировку исходных целей, плановых заданий и организационных отношений.
Раздел 6 Общие функции менеджмента
Вопрос 60 Как формируются цели организации?
Ответ
Цель отражает определенные намерения организации, которые ведут к достижению этой организацией некоторых результатов в ее деятельности. Намерения ориентируются на некоторые желаемые состояния организации, которых она пытается достичь.
Таким образом, можно определить цель как некоторое желаемое состояние, которого организация намерена достичь.
Цель и результат соотносятся как намерение и фактическое состояние. Цель описывается как намерение, планируется и организуется ее достижение, а результат становится ясен в конце процесса.
Цели организации формируются исходя из ценностей топ-менеджмента организации. Ценности зависят от мировоззрения топ-менеджеров, от их убеждений и представлений о деятельности в рамках бизнеса, от их морально-этического уровня. Например, такая ценность, как накопление богатства, формирует такие цели организации, как рост доли рынка, выручки, рентабельности продукции.
Цели должны быть конкретными и измеримыми. Например, такая цель, как снижение издержек производства, может быть конкретизирована процентом снижения, т. е. эта цель измерима известными методами расчета. Выражая цели в конкретных измеримых формах, менеджмент формирует основу для принятия решений и оценки достигнутых результатов.
Цели могут быть выстроены в виде иерархии. На самом верху этой иерархии – миссия организации. Далее идут стратегические цели, отражающие масштабные намерения организации и формируемые топ-менеджментом. За стратегическими целями следуют тактические, которые формируются менеджерами среднего звена. Операционные (оперативные) цели формируются менеджерами низшего звена (первой линии, супервайзерами).
