♦ Запишите и продолжите следующее предложение: «Настоящей проблемой в моем бизнесе является отсутствие системы, которая должна…»
Подумайте и запишите свое системное решение.
Подтвердите свое решение
Подтвердите решение избавиться от данной проблемы.
♦ Действительно ли я хочу «вылечиться» или готов и дальше жить с этой проблемой?
Это очень важная точка, а не риторический вопрос. В системном описании проблемы иногда видно, что ее системное решение может потребовать огромного количества ресурсов. А их у вас на сегодняшний день нет.
Может так получиться, что вы взяли небольшую проблему, а ее решение будет стоить гораздо больших ресурсов, чем привычка жить с ней. В любом случае оно должно быть осознанным. Когда вы переведете проблему из своего описания в системное, необходимо принять решение – идем дальше или «продолжаем носить продукты в авоське», так как машина не по силам.
Займитесь дизайном
Если вы все-таки решили избавиться от проблемы, начните этот процесс с дизайна конкретной детальной системы по ее решению и предотвращению похожих ситуаций.
Возьмите отдельный лист бумаги для создания дизайна элементов подобной системы с помощью ответов на вопросы.
♦ Кто будет ответственным за дизайн системы?
Скорее всего, это вы. Тем не менее если у вас большая компания и вы видите системную проблему, решение которой можно переложить на чужие плечи, вероятно, именно это вы и захотите сделать.
♦ Какие основные шаги нужно включить в систему?
Опишите, какие последовательные действия или шаги (основные модули) в этой системе должны быть, чтобы она работала.
♦ Какие шаблоны и документы потребуются?
Задача системы – исключить необходимость в принятии решений. Их алгоритм должен быть встроен в систему, которую вы создаете.
Обычно в качестве дополнения к системе идут шаблоны, документы и чек-листы. Вы должны понимать, что из них понадобится, прописать все необходимые документы на уровне заголовков: шаблон для того, чек-лист для этого и т. д.
Помните, что шаблонов должно быть достаточно для выполнения задачи, а лишние будут мешать. Не пытайтесь завалить людей шаблонами – тогда у них возникнут проблемы с выбором, что и когда использовать.
♦ Какие элементы управления должны присутствовать в системе?
Как вы (или кто-то другой) будете ею управлять? Важно понимать, что в данной ситуации вы можете играть разные роли.
1. Быть исполнителем и менеджером в системе.
2. Быть менеджером, а само действие передать кому-то другому.
3. Быть исполнителем, при этом управлять будет кто-то другой.
4. И управлять, и все делать будут другие люди.
Вам необходима инструкция, то есть понимание, какие именно элементы управления должны присутствовать в системе, какая отчетность необходима, как должен осуществляться контроль и т. д.
Опишите заголовками все необходимые скрипты.
♦ Какое обучение должно быть включено в систему?
Человека, который будет работать по системе, нужно обучать. Опишите, какое обучение необходимо для работы с вашей системой.
♦ Какие процедуры внедрения и контроля должны присутствовать в системе?
Если в процедурах управления, которые вы описали выше, не было процедур внедрения и контроля, дописывайте их на этом этапе.
Важно: если ваша система обозначена как «система управления и контроля», для нее все равно необходимо прописывать систему контроля.
Например, у вас есть сотрудник, и вы прописываете систему, по которой будете им руководить и контролировать его работу. А потом формируете систему контроля за выполнением этих действий.
Таким образом, первую систему вы можете написать для менеджера отдела, который будет управлять работниками. Вторую систему управления и контроля составляете для директора, который будет управлять менеджером этого отдела.
♦ Как о новой системе узнают все работники?
♦ Как система будет внедряться?
Начните внедрение и дизайн системы прямо сейчас!
Приступайте к оформлению дизайна и внедрению системы.
Ни в коем случае не откладывайте это «на потом»!
Теперь можете посмотреть на проблему, о которой вы заявили, и на решение, к которому пришли. Я уверен, что между этими двумя точками будет большая пропасть.
Ваша задача – описать три свои проблемы и три системы по их решению. Кроме того, укажите, что именно вы уже внедрили.
Бланк «Выявление ключевых проблем»
Этот документ поможет вам пройти семишаговый процесс выявления ключевых проблем в вашем бизнесе. Начните с описания проблем – как вы их понимаете. Это и будет шаг 1.
Модуль № 3. Основные процессы
Приступаем непосредственно к работе с вашей компанией. В этом модуле будем выстраивать все основные процессы бизнеса.
Процесс производства
Если вы продаете свои продукты (услуги) – что бы это ни было, – начните с того, что проще всего описать технарю на первом этапе. То есть это производство товаров (услуг) либо их закупка.
Общая цепочка: закупка, производство, упаковка, доставка, сервис.
Обычно мы производим что-то сами либо закупаем ингредиенты и из них что-нибудь делаем. Если вы ничего не закупаете, а только производите – значит, у вас цепочка начинается с производства.
Типичный вариант раскрытия модуля «Закупка» таков.
1. Поиск потенциальных поставщиков.
2. Сбор информации, включая цены.
3. Принятие решений, у кого покупаем.
4. Тестовая закупка.
5. Закупка постоянная.
6. Контроль качества раз в месяц или по мере того, как возникают жалобы и проблемы со стороны клиентов.
Типичный вариант раскрытия модуля «Производство» таков.
1. Сбор частей продукта на складе.
2. Сбор продукта по чертежам из частей (полученных на складе).
3. Упаковка полученного продукта.
4. Контроль качества и замеры на соответствие эталону.
Описывайте только то, что у вас есть, а не то, что вы планируете в будущем. В зависимости от вашего бизнеса цепочка может быть другой. Описывайте, не вдаваясь в подробности, в первом приближении: берете процесс и разбиваете его на этапы. Из выявленных блоков выстраиваете основной бизнес-процесс.
Давайте разберем пример услуг по разработке ПО (программного обеспечения) на заказ в маленькой компании.
1. Человек дает мне бизнес-задачу, что он хочет получить.
