Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
Согласованные и утвержденные Положения нумеруют, заверяют печатью организации и хранят в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы руководителям структурных подразделений (коллегиальных органов) выдают под расписку копии соответствующих Положений. В подлиннике делается отметка об их ознакомлении с Положением.
Положение вступает в силу с момента его утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до замены новым утвержденным Положением.
Учитывая динамичность и взаимодействие внешних и внутренних факторов в деятельности практически любой организации, требуется периодически обновлять Положения, уточняя цели, задачи, функции, права структурных подразделений, коллегиальных органов.
Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
Образцы Положений при формировании дел в некоторых случаях могут располагаться в алфавитном порядке.
Документопотоки в ДОО
В процессе деятельности через образовательную организацию проходят достаточно большие потоки официальных управленческих документов.
Среди них можно выделить внешние (полученные ДОО (входящие) и направленные из нее (исходящие)) и внутренние (разработанные и направляемые адресатам внутри самой ДОО).
Обозначим основные виды управленческих документов при организации жизнедеятельности ДОО.
Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем образовательной организации (органа управления образованием) для решения основных и оперативных вопросов образовательной, кадровой и финансово-хозяйственной деятельности ДОО.
Приказы направляются подчиненным работникам (образовательным организациям) как требования руководителя к выполнению определенных действий подчиненными работниками (образовательными организациями) для выполнения уставной деятельности ДОО.
Таким образом, приказы обеспечивают связь объектов управления по вертикали – сверху вниз.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом образовательной организации (органа управления). Руководитель ДОО (органа управления образованием) также вправе издавать распоряжения в соответствии с должностной инструкцией для решения вопросов, отнесенных к его компетенции.
Исполнение распоряжений обязательно только непосредственно или опосредованно подчиненным работникам.
Распоряжения направляются подчиненным работникам (образовательным организациям) как требования должностного лица к выполнению определенных действий для обеспечения выполнения уставной деятельности ДОО.
Таким образом, распоряжения, аналогично приказам, обеспечивают связь объектов управления по вертикали – сверху вниз.
В соответствии с имеющимися рекомендациями (письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03–51/64 «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях») приказ (распоряжение) состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указываются нормативные документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения), отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины его издания. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словами «приказываю» для приказов, «предлагаю», «рекомендую», «обязываю», «считаю необходимым» и т. п. либо пустой строкой – для распоряжений (в том случае, если в распоряжении имеется несколько предписывающих действий), после которых ставятся двоеточия.
Распорядительная часть текста приказа (распоряжения), как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества.
Отдельные задания (например, задания, содержание цифровые или табличные данные) могут оформляться в виде приложений к приказу (распоряжению) со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа (распоряжения).
В этом случае на первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
При наличии нескольких приложений каждому из них присваивается порядковый номер, который указывается после слова «Приложение».
Минимально необходимый набор реквизитов приказа (распоряжения) (применительно к ДОО): полное наименование ДОО, название документа (приказ или распоряжение), дата и номер приказа (распоряжения), название приказа (распоряжения), подпись руководителя для приказа (должностного лица для распоряжения).
Докладная записка – информационно-справочный документ, который составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, об имевших место фактах и т. п. и побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка представляется вышестоящему руководителю в тех случаях, когда компетенции работника (должностного лица) недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся или для предупреждения возможной негативной ситуации.
Докладные записки обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего работника или должностного лица (в том числе руководителя неформального объединения, руководителя методического объединения, совета трудового коллектива) вышестоящему лицу.
Справка – информационно-справочный документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера, не требующий принятия каких-либо решений руководителем, которому справка предоставляется (в отличие от докладной записки).
Таким образом, справка и докладная записка обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего работника или должностного лица вышестоящему. Справки в зависимости от адресата могут быть:
– внутренними – направляемыми руководителю своего структурного подразделения (формального объединения) или образовательной организации;
– внешними – адресуемыми вышестоящему руководителю (они подписываются только руководителем ДОО, лицом, официально исполняющим обязанности руководителя или уполномоченным им лицом).
Аналитическая справка содержит информацию по вопросам или проблемам, находящимся в процессе решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста.
Текст аналитической справки состоит из трех частей: в первой излагается основание составления, во второй – анализ ситуации или вопроса, в третьей – выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:
Справка об итогах прохождения аттестации в 20___ 20__ уч. г.
Справки информационного характера составляются с целью информирования руководства о положении дел (например, справка о ходе выполнения работ по подготовке ДОО к новому учебному году). Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Служебная записка – информационно-справочный документ, представляющий собой форму внутренней деловой переписки между подразделениями или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Это письменное сообщение для использования внутри образовательной организации в отличие от докладных записок обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне.
В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, которые решались в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом. По своей сути служебная записка является аналогом речевого сообщения, однако имеет ряд преимуществ, определяющих ее чрезвычайную популярность как средства координации действий подразделений внутри ДОО.
Служебная записка сохраняется в письменном виде, и ею могут пользоваться автор и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передач и сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.
