Служебная записка сохраняется в письменном виде, и ею могут пользоваться автор и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передач и сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.
Минимально необходимый набор реквизитов докладной, служебной записки, справки (применительно к образовательной организации):
– наименование ДОО (структурного подразделения (формального объединения, должности));
– наименование вида документа (докладная записка, справка, служебная записка);
– дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица, подготовившего документ.
Служебное письмо – информационно-справочный документ, служащий для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями, а также с физическими лицами, т. е. обеспечивающий связь с внешними объектами, не имеющими иерархической связи с образовательной организацией.
Инициативные письма – это документы, требующие ответа. Однако их характер предполагает вариативность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Тематика их не ограничена, но среди них можно выделить основные виды.
Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения и т. п.
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроках и качестве предоставления услуг.
Рекламационные содержат требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом); к рекламации должны быть приложены документы (акты, справки и т. д.), подтверждающие обоснованность претензий.
Коммерческие, которые составляются при заключении и выполнении договоров (контрактов). В них могут излагаться просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах контрагентов или, наоборот, предложение своих услуг.
Письма-запросы содержат просьбы о разъяснении каких-либо фактов и (или) действиях.
Письма-приглашения содержат предложения об участии в каких-либо мероприятиях и (или) проектах.
Ответные письма по своему содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть обоснованным и аргументированным.
В письме-ответе необходимо указывать дату и номер инициативного документа, на который дается ответ. Минимально необходимый набор реквизитов служебного письма (применительно к образовательной организации): полное наименование образовательной организации, его почтовые и банковские реквизиты (бланк письма), дата и номер служебного письма, ссылка на номер и дату документа-запроса (если служебное письмо является ответом), название служебного письма, название организации и (или) должности и фамилии адресата, его почтовый адрес, указание должности руководящего работника, подписавшего служебное письмо, его подпись и фамилия.
Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или физическому лицу. Если письмо адресовано учреждению, то его наименование в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном. После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес. В заголовочной части служебного письма-ответа размещают следующие реквизиты: дату, индекс и ссылку на номер и дату документа-запроса.
В служебных письмах название вид документа (письмо) не указывается.
Основные понятия делопроизводства
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.
Дело – совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Общества.
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.
Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения.
Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении, с указанием сроков их хранения.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.
Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.
Примеры положений, регламентирующих деятельность ДОО
Положения по организации методической работы ДОО
* Гриф утверждения приводится один раз, все последующие положения оформляются аналогично.
Положение о внутрисадовском конкурсе молодых педагогов «Ступени мастерства»
Цель: повышение престижа профессии педагога (или прославление профессии педагога).
Задачи:
– развивать профессиональную направленность молодых педагогов и интерес к педагогической деятельности;
– выявлять, поддерживать и поощрять молодые таланты, их открытия и разработки;
– выявлять эффективные способы педагогической работы с детьми.
1. Требования к участникам конкурса1.2. Принять участие в конкурсе могут все молодые педагоги ДОО. Выдвижение кандидатов на конкурс может осуществляться: при помощи самовыдвижения; через рекомендацию представителя учредителя, заведующего, заместителя заведующего по УВР, руководителя органа самоуправления, руководителя творческой группы, группой педагогов.
1.3. Участие в конкурсе является сугубо добровольным. Согласие претендента на участие обязательно. В ходе проведения конкурса выявляются талантливые молодые педагоги.
2. Этапы проведения конкурсаУстанавливаются следующие этапы конкурса:
I этап – авторские работы в виде сочинения-эссе «Мои размышления о профессии педагога»;
