3. Переформулировать вопрос.
4. Ответить вопросом на вопрос.
5. Дать прямой ответ.
Рис. 5.1. Варианты ответной реакции на вопрос
Если тема заданного вам вопроса лежит в стороне от вашей темы, дайте краткий ответ или отклоните вопрос.
Еще раз подчеркну: ваши возможности контролировать ход презентации на этапе ответов на вопросы ограниченны, если перед вами сидят слушатели, которые выше вас по званию, рангу или социальному статусу.
Различайте вопросы и суждения
Если заметите, что под видом вопроса вам навязывают стороннее суждение, есть два варианта поведения.
1. Прервать говорящего словами: «Я понял ваше мнение. В чем вопрос?»
2. Выслушать суждение и принять его, согласившись или не согласившись....
Четко различайте, когда действительно задан вопрос, а когда слушатель просто высказал мнение. На вопрос надо ответить, а мнение можно принять к сведению, среагировать фразами типа: «Спасибо за ваше мнение», «Я не вполне согласен» или «Здесь мнения могут расходиться».
Отвечайте на вопрос коротко и ясно. Не превращайте ответ в еще одну презентацию. Это особенно касается агрессивных вопросов – в силу двух причин:
1) пространный ответ на агрессивный вопрос может быть расценен слушателями как попытка оправдаться;
2) слишком длинные вопросы и ответы раздражают всех – кроме тех, кто их произносит.
...
Не зацикливайтесь на одном человеке или вопросе, не затягивайте диалог с одним слушателем.
Девять важных рекомендаций
1
Если вы ждете негативных вопросов и знаете, кто их задаст, постарайтесь предварительно выслушать кого-то еще. Это поможет создать позитивный настрой.
2 Отвечая на агрессивный вопрос, не вступайте в диалог и избегайте устойчивого зрительного контакта с задавшим его. В большинстве случаев не стоит переспрашивать: «Я ответил на ваш вопрос?»
3 Используйте ответы, чтобы еще раз напомнить о каком-то своем тезисе. И не затягивайте ответы: не надо превращать их в еще одну презентацию.
4 Для аргументации ответов на вопросы используйте заранее приготовленные презентационные материалы. Это повысит запоминаемость и аргументированность ответа.
5 Если задают гипотетический вопрос, на который вы не хотите отвечать, попросите его конкретизировать.
6 Если заданный вопрос состоит из нескольких подвопросов, ответьте на тот, который вам более интересен или важен.
7 Если прямой ответ может повредить вам, следуйте принципу: всегда говорить правду, но не всегда говорить. Вы можете отсрочить ответ или ответить приватно после презентации.
8 Перед ответом на вопрос сделайте паузу – это придаст значимости задавшему вопрос, а вам позволит подумать.
9 Заканчивайте выступление на удачном ответе. Если не удается, повторите свой главный тезис.
Работа со слайдами PowerPoint
…Объясните элементы диаграммы, что и как вы выделяли, ее суть. Покажите, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда. Сделайте логический переход к следующему слайду.
Дж. Желязны. Бизнес-презентация: руководство по подготовке и проведению
Вам надо не просто показать слайд, а сделать это так, чтобы он вошел в сознание слушателей. Слайды – лучшая шпаргалка, но ими нужно умело пользоваться!
На презентации слайды могут выполнять следующие функции:
♦ фокусировать внимание аудитории на самых важных моментах;
♦ наглядно показывать суть основных положений выступления;
♦ придавать презентации более профессиональный и привлекательный вид;
♦ увеличивать запоминаемость основных положений в пять-шесть раз (если слайды грамотно составлены);
♦ структурировать материал презентации, облегчая его восприятие и выделяя логику связи отдельных блоков;
♦ сократить время выступления на 30 % при сохранении эффективности.
Дизайн слайдов может задать нужный эмоциональный тон презентации. Каждый слайд должен стать частью мини-выступления с подведением итогов и мостиком – переходом к следующему слайду.
...
Речевое сопровождение слайда, как правило, включает в себя вступление, основную часть и заключение – подведение итогов по слайду и мостик – переход к следующему слайду.
Для получасовой презентации вполне достаточно шестидесяти слайдов. Также полезно подготовить несколько слайдов для иллюстрации ответов на сложные вопросы.
Координация «глаз – рука – слайд»
Порой докладчик тратит больше времени на разглядывание собственных слайдов, чем на общение с аудиторией. Из-за этого он большую часть презентации стоит практически спиной к слушателям.
Профессиональный выступающий старается минимизировать время, в течение которого он смотрит на показываемые слайды. Предъявив очередной слайд, делает указательный жест в его сторону и несколько секунд фиксирует на нем взгляд. И после того, как взгляд слушателей вслед за рукой фокусируется на слайде, снова переводит взгляд на аудиторию.
Слушатели концентрируют внимание на новом слайде, а затем их фокус внимания снова переходит на докладчика.
Координация «рука – глаз – слайд»
Вы стоите лицом к аудитории, изображение слайда – слева от вас.
1. Вы показываете очередной слайд.
2. Показываете рукой место на слайде.
3. На несколько секунд фиксируете свой взгляд на слайде, развернувшись вполоборота.
4. Когда взгляды слушателей вслед за вашим взглядом и рукой фокусируются на слайде, снова переводите свой взгляд на аудиторию.
Изображение слайда должно находиться слева от вас. Своим взглядом и движением руки вы периодически привлекаете внимание слушателей к очередному слайду. Существует мнение, что идеальная презентация включает 10 слайдов и длится 20 минут, а размер (кегль) шрифта не превышает 30.
...
1. Не стойте спиной к аудитории, считывая текст со слайда.
2. Выучите содержание слайда наизусть.
3. Встаньте так, чтобы изображение слайда находилось слева от вас.
Подготовьте дополнительные слайды для ответов на самые вероятные вопросы. Чтобы эти слайды случайно не появились в основном ряду презентации, их можно поместить в самый конец.
Начало и завершение презентации должны быть более эмоциональными. Добиться этого можно с помощью слайдов с эмоциональным слоганом. А усилит эффект звуковое сопровождение, доступное в PowerPoint.
Смена слайда
