Перед уходом с работы:
– получить разрешение менеджера покинуть рабочее место;
– обесточить все нагревательные приборы и электронное оборудование;
– сдать сторожу под охрану помещение.
Обязанности приемщика
Для приемщика машин в сервис заказчиками являются не только клиенты, но и все сотрудники фирмы. Ошибки в диагностике и определении объемов ремонта приводят к финансовым потерям каждого, неверное заполнение бланка заказа приводит к не правильному пониманию заказа механиком и повторным работам и так далее.
Мастер-приемщик ответственен за приемку автомобилей в ремонт, реализацию услуг, маркетинг, сбор диагностической информации, контроль качества и обработку сервисной информации, отношения с клиентами и отношения с другими службами. Он является “менеджером по удовлетворению клиентов” в сервисном цехе.
Приемщик:
– встречает и приветствует клиентов наиболее любезно и вежливо;
– использует соответствующую технику телефонных переговоров и знает, как отвечать на вопросы клиентов по телефону;
– рекомендует клиентам наиболее экономичные по времени и стоимости виды ремонта;
– советует клиентам, как продлить срок службы и увеличить безопасность их автомобилей;
– побуждает клиентов использовать Руководство по эксплуатации и обслуживанию автомобиля для предупреждения проблем;
– обладает знаниями систем автомобиля и способностями объяснить системы и необходимость их ремонта клиентам;
– правильно документирует жалобы клиентов на неправильное заполнение заказов на ремонт;
– владеет вопросами гарантийной политики;
– свободно работает с цифрами, вычислениями, большими суммами денег;
– оценивает трудоемкость ремонтов в целях эффективного планирования работ;
– составляет графики приемки и назначает клиентам срок приемки машин в ремонт;
– проверяет вместе с клиентами состояние их автомобилей и, соответственно, готовит заказы на работы.
Ежеквартальные задачи:
– посещает курсы повышения квалификации по указанию сервис-менеджера;
– в беседах с сотрудниками других служб выясняет возможности улучшения качества работы.
Ежемесячные задачи:
– участвует в совещаниях сервисной службы по вопросам повышения качества и привлечения клиентов;
– согласует с техниками виды ремонта, необходимые для каждого заказа.
Еженедельные задачи:
– отслеживает контакты клиента в цехе и его реакцию при выдаче автомобиля, чтобы убедиться в том, что он действительно доволен ремонтом;
– выясняет причины возврата автомобилей из-за некачественного ремонта и урегулирует эти ситуации с клиентами;
– звонит клиентам, предлагая им очередное техническое обслуживание, для которого настало время согласно “истории ремонтов”;
– периодически проверяет с диспетчером ход ремонта автомобилей;
– ведет файлы (картотеку) “истории ремонтов” по каждому автомобилю;
– заполняет формы учета неисправностей, используемые для сервисной политики или в целях страхования;
– связывается с постоянными клиентами, предлагая свободное время на следующей неделе, если оно есть.
Ежедневные задачи:
– звонит клиентам при необходимости сообщить о ходе ремонта их автомобилей, согласовать дополнительные работы и т. п.;
– работает с клиентами: вопросы, жалобы, способы платежа, виды сервиса и т. п.;
– назначает цены на несложные работы и сообщает клиентам ориентировочные цены ремонт по их запросам;
– проверяет вместе с клиентом состояние его машины;
– составляет наряд-заказы на ремонт для цеха;
– распределяет совместно с руководителем цеха работ среди техников;
– убеждается, что клиент полностью понял мотивы отнесения работ на гарантийные обязательства, на страховку или на его счет, и недоразумений не будет;
– проверяет, покрывает ли гарантия или страховка стоимость ремонта;
– продает клиентам принадлежности;
– расспрашивает клиентов, слушает их ответы и отвечает на их вопросы для получения более подробной информации о проблемах с автомобилем;
– выполняет дорожный тест автомобиля при приемке и после ремонта, чтобы убедиться в правильности диагностики и в устранении неисправности;
– владеет информацией о ходе исполнения заказов;
– информирует клиентов о ходе и стоимости ремонта;
– оформляет заказы на ремонт, указывая проблемы, понятно для техников;
– владеет текущей информацией, читая сервисные бюллетени, отчеты инспекторов, новости о страховой, гарантийной и сервисной политике поставщика машин;
– распределяет работу, учитывая загрузку техников, сложность ремонта, трудоемкость, в срочных случаях согласовывает вопросы с техниками и заказчиками;
– проверяет со службой запчастей наличие деталей на предстоящие дни;
– согласовывает с руководителем цеха использование рабочего времени в предстоящие дни.
На мастера-приемщика приходится основная доля ответственности за то, чтобы посетитель стал постоянным клиентом, а не отправился при первой же возможности на другое предприятие. А ведь недовольный клиент – это еще и не поддающийся оценке ущерб от антирекламы, причиняемый рассказами в кругу знакомых о пережитых злоключениях.
Задачи мастера-приемщика определены его должностными обязанностями. Главная из них заключается в том, чтобы клиент был доволен. Необходимое условие для этого: правильно построенный диалог, в ходе которого выслушать клиента, поставить нужные вопросы и разъяснить взаимосвязи столь же важно, как и дать дельный, квалифицированный совет. Во многих случаях необходимо подойти с клиентом к его машине, а иногда и поднять ее подъемником. Это самый надежный способ завоевать доверие клиента.
Всегда помните, что для большинства людей автомобиль – не только большая моральная и материальная ценность, но и значительная часть состояния.
Предстоящее пребывание в автосервисе всегда сопряжено для клиента с такими неприятностями, как оплата услуг и запчастей, потеря времени на сдачу машины в ремонт и ее получение из ремонта, а также временное лишение средства передвижения. Учитывая это, клиент заведомо не может быть доволен. И потому обязательно нужно сначала завоевать его доверие, чтобы затем убедить в необходимости и эффективности предстоящих работ.
Правила построения диалога с клиентом
(Памятка мастеру-приемщику по материалам ряда автокомпаний)
Каждого посетителя встречайте лично и как можно более доброжелательно.
По возможности обращайтесь к клиенту по фамилии (господин Крюков) или по имени и отчеству.
