еженедельно. Расскажите о решенной проблеме, о состоявшемся разговоре или о любом интересующем вас опыте или идее. Вы никого не пытаетесь чему-то научить, так что тема не играет роли. Важен сам процесс написания – пересмотр и изменение порядка того, что вы написали, и сосредоточение внимания на технических аспектах текста. Просто сделайте это, и я обещаю, что со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.
12.4 Практика, практика и еще раз практика
Нет другого способа улучшить свои коммуникативные навыки, кроме как регулярной практики. Однако наша культура не предлагает много неформальных возможностей для этого: мы больше общаемся неформальным письмом, таким как текстовые сообщения, в которых правописание не приоритетно (не говоря уже о грамматике). Итак, вот еще несколько советов, как начать практиковать навык эффективного письма.
Блог. Как я уже говорил выше, ведение блога – хороший способ попрактиковаться. Напишите что-нибудь, даже если никто не прочитает.
Возьмите на себя обязательство сделать ваши рабочие и личные электронные письма более структурированными. Избегайте односложных ответов; пишите что-нибудь значимое ради практики.
Прикладывайте усилия даже в мессенджерах, чтобы повысить уровень письма. Это включает в себя бизнес-платформы, такие как Slack и Teams. Используйте полные предложения, рассказывайте историю и стремитесь к тому, чтобы текст засиял.
Время, которое вы потратите на совершенствование этих навыков, окупится сторицей, когда дело дойдет до повышения уровня вашей карьеры.
12.5 Основные ошибки письменной коммуникации
Конечно, ошибки не исключены и в письменной коммуникации, и я имею в виду не только орфографию и грамматику. Многие из нас совершают ошибки, и это превращает письменную коммуникацию в ту область, где почти никто не идеален. Однако, разобравшись с двумя наиболее распространенными ошибками, вы усовершенствуете свой навык письма.
12.5.1 Избегайте пассивного залога
Даже если вы знаете разницу между активным и пассивным залогом, все равно дочитайте этот раздел до конца. В этой теме есть нечто большее, чем кажется на первый взгляд.
Вы можете прочитать официальные определения активного и пассивного залога на таких сайтах, как Grammar Girl (mng.bz/XYoG), но вот как я их себе представляю. В предложении с активным залогом ясно, кто за что отвечает, тогда как с пассивным залогом непонятно, кто производит действие.
Возьмем, к примеру, фразу «Компьютер перезапущен» и фразу «Сэнди перезапустила компьютер». Первая фраза – это пассивный залог, а вторая – активный: Сэнди выполняет действие (перезапуск).
На занятиях по техническому письму в колледже, как правило, делается акцент на пассивном залоге, и многие мои друзья и коллеги говорят, что именно там они научились постоянно его использовать. Штука в том, что технические документы не должны ссылаться на конкретных людей; необходимо избегать использования таких слов, как «вы» и «я», заявляют они. Этот подход подразумевает, что в технической документации нет людей, только действия. Представляете, что было бы, если бы профессора технического письма писали сказки?
Туфли изготовлены из стекла размером 9 по шкале Мооса. Туфли могут быть использованы только до полуночи по местному времени. При использовании во время бега одна из туфель может отсоединиться от владельца и слететь. Затем туфля может быть найдена кем-то другим.
В реальной жизни нам нравятся персонажи наших историй. Истории почти всегда говорят о людях, так что не забывайте их включать. Используйте такие слова, как «мы», «вы» и «я». Пишите активным залогом и давайте понять, кто что делает.
ИЗБЕГАЙТЕ ВЕЛИЧЕСТВЕННОГО «МЫ»
Используйте «мы» только тогда, когда имеете в виду группу людей, в которую входите сами («Нам нужно придумать новое решение этой проблемы»). Не используйте «мы» в попытке избежать слова «вы» («Мы научимся перезагружать компьютер»).
Одна из причин, почему я делаю акцент на пассивном и активном залогах – в том, что, проводя семинары по коммуникациям, я обнаружил, что умение их распознавать и понимать действует как переключатель, позволяющий сделать чье-то письмо более привлекательным и естественным. То есть, когда перестаешь использовать пассивный залог, что-то в мозгу щелкает, и получается замечательный естественный плавный текст, который читается гораздо легче. Пассивный залог мешает людям писать так, как они говорят, и стоит им обратиться к активному залогу, разрешить себе использовать «я» и «ты», они внезапно начинают писать хорошо. Попробуйте сами.
12.5.2 Срежьте все цветы в саду
Мы все знаем, что в бизнесе люди обожают приукрашивать свою речь.
Пытаясь создать синергию между разрозненными базами данных, мы выявили ряд вопросов, препятствующих работе наших клиентов. Запрашивание, которое мы получили, находится на высоком уровне, но как только мы дважды щелкнем по нему, то обнаружим множество возможностей.
Честно говоря, я не могу сказать, хорошая это новость или плохая. Такого рода деловые разговоры не только скрывают смысл, но и запускают моего внутреннего словесного ботаника. Давайте рассмотрим некоторые из жаргонизмов.
«Ряд вопросов» не дает объективно правильного или неправильного ответа – только мнения, которые открыты для обсуждения, например, политические вопросы. Однако слово «препятствует» наводит на мысль, что мы имеем дело с проблемой. Если это проблема, так ее и назовите.
Слово «запрашивание» некорректно. Следует использовать слово «запрос», если нужно существительное.
Выполнить «двойной щелчок» (double-click) теперь означает «углубиться в детали». Правда, это уже звучит довольно архаично. Может быть, стоило использовать словосочетание «двойное касание» (double-tap)? Конечно, я шучу, но в каждой шутке доля правды.
«Возможности» – неплохое слово, но в данном случае остается только гадать, не использовано ли оно в качестве замены слову «проблема». Невозможно сказать однозначно, то есть текст не выполняет основную задачу коммуникации, которая заключается в точной и недвусмысленной передаче информации.
Просто потому, что ваш директор любит писать витиеватые, двусмысленные, неуместные фразы, это не значит, что вы тоже должны так делать. Я всегда выступаю за ясный, лаконичный текст. Если у вас уже есть слово «запрос», используйте его. Если у вас есть проблема и вы хотите поработать над ее решением, назовите это проблемой. Название раздела, который вы читаете, например, звучит так: «Срежьте все цветы в саду». Почему же тогда я не сказал: «Избегайте двусмысленных претенциозных формулировок»?
12.6 Упражнения
В этой главе я предлагаю несколько упражнений, которые помогут вам улучшить навыки общения, уделив особое внимание письменной коммуникации.
Пересмотрите некоторые отправленные вами электронные письма и сообщения. Учитывая то, что вы прочитали в этой главе, как бы вы переписали любое из них?
В следующий раз, когда вы отправите содержательное письменное сообщение (скажем, 600 слов или более, что составляет около двух страниц в Microsoft Word), узнайте у получателя,
