1) устную; 2) письменную.
Как правило, при постановке задачи руководитель использует устную форму. Письменная форма желательна при постановке важных задач, требующих четкой передачи «картинки» от постановщика исполнителю. Также к письменной форме руководитель может обращаться при постановке задачи молодому, начинающему сотруднику, надиктовывая ему задание под запись для последующего выполнения. Это задание сотрудник должен отразить в своем рабочем блокноте (ежедневнике).
В зависимости от особенностей ситуации руководитель может поставить задачу сотруднику по одному из трех оснований:
• по проблеме;
• результату;
• алгоритму.
При постановке задачи сотруднику по проблеме руководитель транслирует (описывает) ему саму проблему, как он ее видит. Предметом постановки является четкая формулировка проблемы (описание проблемной ситуации) руководителем сотруднику в терминах, понятных ему как исполнителю.
При постановке задачи по результату руководитель описывает, что должно быть получено в результате действий, совершенных исполнителем, какие параметры и как они должны измениться. Предметом постановки задачи в этом случае является четкое описание образа результата, который должен предоставить исполнитель по факту выполнения поставленной ему задачи.
При постановке задачи по алгоритму руководитель дает сотруднику подробную инструкцию к работе. Предмет постановки задачи – последовательность действий (конкретных шагов) исполнителя, которая приведет его к желаемому результату В табл. 6.1 представлены основные вопросы, связанные с тремя основаниями, по которым может осуществляться постановка задач сотрудникам.
Таблица 6.1
Постановка задач сотрудникам
Окончание табл. 6.1
Дело, порученное многим, не поручено никому.
Английский литератор XVII в
. А. УолтонРазберем отличия постановки задач сотрудникам по основаниям на конкретном организационно-управленческом примере.
Вы – директор предприятия в сфере недвижимости. В Вашей организации работает 30 человек. В прошлом году во время эпидемии гриппа у Вас заболели 60 % сотрудников, что привело к серьезным проблемам в работе с клиентами в течение шести недель и крайне негативно отразилось на показателях работы предприятия за тот период. По прогнозам эпидемиологов в этом году ожидается новая мощная волна острых респираторных заболеваний и гриппа, начиная с середины декабря. Вы не желаете повторения прошлогодней ситуации, поэтому за два месяца до ожидаемой эпидемии вызываете к себе секретаря и ставите ему задачу.
Задача по проблеме: «Светлана, в прошлом году, как ты помнишь, грипп серьезно «косил наши ряды», больше половины наших сотрудников заболели, финансовые показатели организации резко упали. В этом году начало эпидемии ожидается в середине декабря. Прими, пожалуйста, меры для того, чтобы подобная ситуация в этом году не повторилась, и мы пережили эпидемиологический период без потерь».
Задача по результату: «Наталья, в прошлом году во время эпидемии гриппа из-за болезни большого количества сотрудников наша организация понесла серьезные финансовые потери, что также отразилось на зарплате сотрудников. Поэтому до 3 ноября необходимо провести вакцинацию от гриппа всех сотрудников за счет организации. Предложите сотрудникам сделать прививку от гриппа. Организация возьмет на себя финансовые расходы. Список сотрудников, прошедших вакцинацию за счет фирмы, представить мне к 10 часам 4 ноября».
Задача по алгоритму: «Лариса, в прошлом году финансовые показатели нашей фирмы резко упали в период эпидемии гриппа из-за высокой заболеваемости сотрудников. Поэтому в целях предотвращения подобной ситуации в этом году тебе необходимо:
1) связаться с медицинским центром «Айболит», в котором наша компания находится на обслуживании. Договориться о времени проведения вакцинации. Желательно, чтобы это было у нас в офисе в утреннее время до начала рабочего дня;
2) подготовить информацию для сотрудников о вакцинации с указанием даты, времени и места ее проведения и довести его до всех сотрудников;
3) оформить документы на оплату услуг по вакцинации по установленной форме;
4) об исполнении доложишь мне завтра в 17 часов. Если возникнут какие-либо вопросы, ты можешь обратиться ко мне в любое время».
Во всех случаях руководитель вводит исполнителя в контекст ситуации, говорит ЗАЧЕМ ему необходимо выполнить поставленную задачу, как ее решение отразится на результатах его работы, на деятельности структурного подразделения, в котором он работает, в целом – на эффективности организации. Этим самым руководитель не просто информирует сотрудника о текущей ситуации, а демонстрирует доверие к нему, что влияет на мотивацию исполнителя.
Рассмотрим особенности в постановке задачи по каждому основанию подробнее, детально останавливаясь на следующих элементах:
• распределение ответственности между постановщиком задачи (руководителем) и сотрудником (исполнителем);
• характер отношений в диаде «руководитель – сотрудник»;
• личностные и профессиональные особенности исполнителя;
• обеспечение ресурсами при выполнении поставленной задачи, доступ к ним исполнителя;
• осуществление руководителем контроля выполнения поставленной задачи.
В первом случае – постановка задачи по проблеме – исполнитель Светлана сама решает, какие принять меры и комплекс каких мероприятий провести для решения обозначенной руководителем проблемы.
Она может:
– провести централизованную вакцинацию сотрудников, желающих привиться от гриппа;
– предложить сотрудникам самим привиться от гриппа;
– купить каждому сотруднику оксолиновую мазь для профилактики гриппа и ОРЗ;
– во время эпидемии каждое утро раздавать сотрудникам поливитамины;
– проводить несколько раз во время рабочего дня в специально отведенное время проветривание и кварцевание помещений офиса;
– дать распоряжение уборщице во время эпидемии проводить в офисе влажную уборку с использованием дезинфицирующих (хлорсодержащих) растворов;
– оформить для сотрудников абонементы в бассейн или для занятия другими видами спорта в целях закаливания организма;
– купить и развесить на стенах офиса вязанки лука и чеснока;
– принять другие меры, направленные на решение проблемы «грипп косит наши ряды».
Ответственность руководителя и исполнителя. Секретарь полностью отвечает за решение поставленной проблемы, для чего самостоятельно, без оглядки на руководителя, осуществляет выбор наиболее оптимального варианта или вариантов. Руководитель при постановке задачи по проблеме отвечает за правильный выбор исполнителя и максимально конкретную (четкую) передачу ему «картинки» проблемы.
Правильный выбор исполнителя – ключевой вопрос в постановке задачи по данному основанию. Правильный исполнитель должен обладать следующими характеристиками:
• высокий уровень доверия со стороны руководителя, который, как правило, сформировался в процессе длительной совместной работы;
• думающим сотрудник, творчески подходящим к делу, способный генерировать различные идеи и рассмотреть многообразие вариантов, выбрав наиболее оптимальный из них в плане соотношения «затраты – результат»;
• системное мышление, способность видеть проблему целиком, во взаимосвязи предметов и явлений, оценить последствия (как позитивные, так и негативные), возникновение которых возможно при реализации конкретного варианта решения поставленной задачи;
• наличие положительного опыта решения задач подобного и более высокого уровня сложности;
• авторитет в коллективе, хорошие коммуникативные навыки, способность убедить других сотрудников в необходимости поступать желательным образом, сделать их своими сторонниками в решении проблемы, снять возможное сопротивление. Например, некоторые из сотрудников могут отказаться от прививки – кто-то в силу наличия противопоказаний, а кто-то просто по нежеланию. Светлане необходимо разобраться в мотивах отказов и вместе с сотрудником подумать, что он будет делать, чтобы не заболеть (принимать витамины, использовать оксолиновую мазь и т. д.);
• приверженец своей организации, лояльный сотрудник, думающий об интересах компании, а не о собственной выгоде.
Последний пункт особенно актуален, так как при постановке задачи по проблеме исполнителю, как правило, руководитель предоставляет открытый доступ к ресурсам, и дает ему широкие полномочия самому определять их необходимость и достаточность при выборе вариантов. При этом доступ не должен носить неограниченный характер. Без наличия у исполнителя полномочий в плане распоряжения ресурсами постановка задачи по проблеме бессмысленна.
