– в конференц-зале должны свободно разместиться все участники мероприятия;
– в данном помещении должны быть исправные кондиционеры, а также вся необходимая аппаратура (начиная от проектора и заканчивая микрофоном). Если арендатор технику не предоставляет о ней нужно позаботиться заранее (приобрести либо взять в аренду), кроме этого, важно определить ответственного за техническое сопровождение;
– нужно решить вопрос с кофе-паузами и обедом (это может быть, как местная кухня, так и кейтеринг). (Из практики могу сказать, что если конференция будет идти весь день, то нужно делать, как минимум, две кофе-паузы и один обед. Заказывая обеды, постарайтесь максимально учесть вкусы коллег, т. е. не нужно заказывать всем одинаковое меню. Вместо этого можно заказать, например, 50/50 блюд из рыбы и мяса, разнообразив гарнир, и горячее. Таким образом, у Ваших коллег будет возможность сделать свой выбор, исходя из вкусовых пристрастий. Заказать обеденные порции лучше с запасом (на три-пять больше, чем участников), если еда останется, это не страшно, а вот если ее не хватит, это гораздо хуже. Если ресторан может предложить шведский стол, то вышеописанные вопросы отпадут сам собой);
– важно организовать навигацию внутри помещения (расставить указатели, чтобы делегаты не плутали в поисках конференц-зала);
– позитивно, если зал, в котором будет проходить конференция, получится оформить (это могут быть как цветы, воздушные шары, в корпоративной цветовой гамме, так и стойки с информацией о мероприятии);
В идеале для проведения подобного мероприятия может подойти крупный отель, в котором есть конференц-залы. Таким образом, Вы сможете «убить сразу несколько зайцев». Ваши делегаты будут размещены и накормлены, им не нужно будет думать о том, как из отеля добраться до места проведения конференции, им не придется нервничать из-за пробок, плутать по городу в поисках указанного адреса и т. д. Но, для того, чтобы Ваши коллеги были размещены все в одном отеле, важно о бронировании номеров позаботиться заранее. Говоря слово «заранее» я имею ввиду срок, как минимум за полтора-два месяца до начала мероприятия.
3. Как только станут известны даты и место проведения конференции, С ДАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ НЕОБХОДИМО ОЗНАКОМИТЬ ВСЕХ УЧАСТНИКОВ. Ваши коллеги должны не только увязать свои планы с планами компании, но и сообщить Вам о том, нужно ли на них бронировать номер в отеле (не исключен вариант, что кто-то захочет остановиться у родственников или друзей и ему номер в отеле не понадобится). Если Вы планируете бронировать двухместные номера, позаботьтесь о двух вещах:
– кровати в номерах должны быть раздельными;
– соседство – приятным (так, например, разместить приглашенных в номере, можно по территориальному принципу (сотрудники, приехавшие из города N-ка будут заселены в один номер), либо, перед заселением сотрудников в отель, нужно предварительно согласовать с гостями с кем из коллег они хотели бы остановиться в одном номере). На первый взгляд, это мелочи, но, поверьте, пренебрежение данными мелочами, может вылиться в весьма неприглядные сцены.
Говоря о рассылке информации, нужно не забыть, отразить в ней ряд существенных моментов:
– (повторюсь) обозначить дату и место проведения мероприятия (например, выслать фрагмент карты, координаты отеля, номер брони и т. д.);
– указать дресс код;
– описать все организационные моменты (когда начнется регистрация, где и у кого можно поставить печать на командировочное удостоверении и т. д.);
– обозначить ответственное лицо, указав его координаты, к которому можно обращаться в случае возникновения вопросов, либо каких-то форс-мажоров;
– подробно изложить схему покупки билетов.
4. Любое важное мероприятие предусматривает наличие РАЗДАТОЧНОГО МАТЕРИАЛА. Обычно раздатка в себя включает:
– бейдж (лучше, если он будет на шнурке);
– ручку;
– блокнот для записей (либо ежедневник на новый финансовый год);
– программу предстоящего мероприятия;
– все вышеназванное кладется в пакет (кроме бейджа, он вручается каждому из участников при регистрации).
Кроме этого можно в раздатку включить корпоративный значок.
5. Излишне говорить, что как минимум за неделю до мероприятия, у Вас на руках должны быть СПИСКИ НОМИНАНТОВ, руководствуясь которыми, Вы сможете заказать ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЛАКЕТОК (либо кубков, а может и того, и другого). (И не забудьте о музыкальном сопровождении: звук фанфар при награждении).
6. Украшением любой конференции будет её ДОСТОЙНОЕ (запоминающееся) ЗАВЕРШЕНИЕ. Что я имею ввиду, говоря о «достойном завершении»? На мой взгляд, это некая изюминка, которая не только украсит мероприятие, но и надолго останется у Ваших коллег в памяти. Например, посещение театра или экспозиции, а может это будет вечерняя (ночная) экскурсия по городу или посещение кого-то знаменательно места. В конечном счете, все будет зависеть от Вашей фантазии и бюджета мероприятия. Лично я являюсь сторонником цивилизованного завершения дня (это особенно актуально в ситуации, когда на следующий день Ваши коллеги должны принять участие в семинаре или тренинге), т. е. вместо основательной пирушки в ресторане, лучше провести легкий фуршет, после которого участникам будет предложена развлекательно-познавательная программа. Опустив таким образом «занавес», Вы решите сразу две проблемы: Ваши коллеги на следующий день будут не только со свежей головой, но и с новыми впечатлениями. Кстати, перерывы в конференции также можно разбавить весьма интересными идеями, которые будут Вашими коллегами приняты на «Ура!». Например, в холле, там, где будут проходить кофе-паузы, можно поставить будку для моментального фото или пригласить фотографа, который в перерывах будет проводить фотосессии, а после завершения конференции все участники смогут получить свое изображение (как одиночное, так и групповое) на магнитите.
Полагаю, вопросу формата конференции стоит уделить более пристальное внимание. Обычно подобного рода мероприятия проходят в один день. Можно приводить весомые аргументы, как «за», так и «против» этого, я же не вижу смысла долго рассуждать на заданную тему, потому, как каждая компания, решение, относительно продолжительности конференции, должна принимать исходя из текущего положения дел.
Последние три конференции, которые я готовила, были двухдневными. Закономерно напрашивается ряд вопросов: «Почему двухдневными? Что было во второй день?» Принимая решение о продолжительности мероприятия, мы хотели совместить «полезное» с «приятным».
