ПОДГОТОВКА СМЕТЫ РАСХОДОВ НА РЕКЛАМУ
Что касается этого пункта вашего графика, то вы можете вызвать двух-трех своих подчиненных, занимающихся составлением сметы на рекламу, и попросить их подготовить свои рекомендации в виде готового документа (чтобы вам осталось его только подписать) или в виде двух-трех хорошо продуманных вариантов предложений с их обоснованием, из которых вы могли бы выбрать наиболее подходящее. Это займет всего один час рабочего времени: наметить желаемые результаты, выработать основные правила, определить ресурсы и отчетность, оговорить последствия. Однако, посвятив этой работе один час, вы ознакомитесь с мнениями заинтересованных людей, которые могут иметь разные точки зрения. Если вы не использовали такой метод работы раньше, вам может потребоваться больше времени, чтобы объяснить людям, что такое «готовый документ», как добиваться синергии, используя различия, что подразумевается под хорошо продуманными вариантами предложений и под их обоснованием.
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Вместо того чтобы погрузиться во входящие документы, лучше потратить некоторое время, от получаса до часа ежедневно, на обучение своего секретаря, чтобы он или она могли постепенно научиться работать как с входящей документацией, так и с корреспонденцией, которая в нашем списке значится под номером пятым. Этот процесс обучения может продлиться недели и даже месяцы, пока ваш секретарь или помощник не станет по-настоящему ориентированным на результат, а не на методы.
Вы можете обучить секретаря просматривать всю корреспонденцию и входящие документы, анализировать их и самостоятельно принимать решения по какой-то части из них. Вопросы, с которыми он сам не может справиться, должны быть тщательно систематизированы, приоритезированы и переданы вам с рекомендациями или пометками для вашей дальнейшей работы с ними. При таком подходе ваш секретарь или помощник сможет через пару месяцев обрабатывать 80–90 процентов входящих бумаг и корреспонденции, часто даже лучше, чем вы могли бы это сделать сами, просто потому, что вы сосредоточены на возможностях Квадрата II, а не погружены в проблемы Квадрата I.
МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ И ИТОГИ ПРОШЛОГО МЕСЯЦА
Возможный подход к этому пункту с позиций Квадрата II заключается в том, чтобы проанализировать свои отношения с менеджером по продажам и существующее между вами соглашение об исполнении, с тем чтобы убедиться, используется ли в них принцип Квадрата II. В этом упражнении вы не найдете конкретных рекомендаций о том, что вы должны говорить менеджеру по продажам, однако благодаря ему вы можете к проблеме из Квадрата I применить одновременно подход Квадрата II – для воздействия на хронические корни проблемы – и подход Квадрата I, нацеленный на решение сиюминутных задач.
Возможно, вы могли бы научить своего секретаря решать подобные дела без вашего участия, доводя до вас только ту информацию, которая должна согласовываться с вами. Это может потребовать определенной работы, относящейся к Квадрату II, с менеджером по продажам и другими вашими подчиненными, направленной на то, чтобы они поняли, что ваша главная функция – лидерство, а не управление. Благодаря этому они наконец-то начнут осознавать, что смогут успешнее решать проблемы с вашим секретарем, чем с вами, и предоставят вам возможность заниматься лидерством – делами из Квадрата II.
Если вам кажется, что менеджер по продажам будет уязвлен тем, что ему придется иметь дело с секретарем, вам нужно будет предварительно создать с ним такие взаимоотношения, чтобы у него постепенно сформировалось доверие к подходу Квадрата II, требующему вашего обоюдного участия и более выгодного для вас обоих.
ПРОСМОТР МЕДИЦИНСКИХ ЖУРНАЛОВ
Чтение медицинских журналов – деятельность, относящаяся к Квадрату II, которую вы, возможно, захотите отложить на потом. Но от того, насколько вы в курсе последних публикаций, в значительной мере зависят ваши профессиональная компетентность и уверенность в себе. Поэтому вы можете принять решение о включении этого вопроса в повестку дня совещания с вашими сотрудниками и предложить им ввести в традицию регулярное чтение медицинских журналов. Члены коллектива могли бы изучать разные журналы и потом на собраниях рассказывать о прочитанном. Помимо этого они могли бы обеспечивать своих коллег ключевыми статьями и выдержками из статей, которые каждый из них должен прочитать и осмыслить.
ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ С ТОРГОВЫМИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ, НАЗНАЧЕННОМУ НА СЛЕДУЮЩИЙ МЕСЯЦ
В отношении этого пункта возможный подход Квадрата II может состоять в том, чтобы поручить небольшой группе ваших подчиненных провести анализ нужд торговых представителей. Вы можете дать им задание подготовить документ, содержащий их рекомендации, к строго определенному сроку – через неделю или десять дней, – так чтобы у вас было достаточно времени для его изучения. Для этого им может потребоваться провести опрос всех торговых представителей, чтобы выявить их реальные заботы и потребности. Они также могут провести выборочный опрос некоторых торговых представителей, составить на основе его результатов повестку дня предстоящего совещания и заблаговременно разослать ее всем участникам, чтобы они успели подготовиться к совещанию и смогли принять в нем активное участие.
Вместо того чтобы самому готовить это собрание, вы можете поручить это небольшой группе людей, представляющих различные точки зрения и осведомленных о различных аспектах проблем торговли. Дайте им возможность творческого и конструктивного взаимодействия и попросите представить вам итоговые рекомендации. Если они никогда этим не занимались, вы можете потратить часть времени на то, чтобы проинструктировать, воодушевить их, показать, почему вы используете именно такой подход и чем он выгоден для них. Делая это, вы начинаете обучать своих подчиненных мыслить на перспективу, выполнять административную работу или достигать других желаемых результатов, творчески взаимодействовать друг с другом на взаимозависимой основе и качественно выполнять работу к намеченному сроку.
ПРЕПАРАТ X И КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА
Теперь обратимся к пункту, связанному с препаратом X, который не прошел контроль качества. Подход Квадрата II в данном случае может заключаться в изучении этой проблемы с целью понять, имеет ли она хронический, устойчивый характер. Если это так, можно поручить сотрудникам провести ее тщательный анализ и представить вам соответствующие рекомендации или же просто принять меры на основе того, что они выяснили, и доложить вам о результатах.
Конечный результат этого рабочего дня, проведенного в Квадрате II, состоит в том, что вы большую часть своего времени занимались делегированием полномочий, обучением, подготовкой к выступлению на заседании совета директоров, сделали один телефонный звонок и успешно провели деловой обед. Применяя такой подход, связанный с долгосрочными вкладами в РС, вы уже через несколько недель или месяцев покончите с необходимостью составлять график решения горящих проблем из Квадрата I.
Проводя этот анализ, вы, возможно, подумали, что предложенный подход слишком идеалистичен. Вы, вероятно, усомнились в том, что приверженцы подхода Квадрата II никогда не оказываются в Квадрате I.
Да, я согласен, это идеалистично. Но эта книга не о навыках в высшей степени неэффективного человека; она о навыках высокоэффективного человека. А быть высокоэффективным – это идеал, к которому надо стремиться.
Конечно же вам придется тратить время и на дела Квадрата I. Даже составленные наилучшим образом планы Квадрата II порой не реализуются. Но Квадрат I можно значительно сократить до более управляемых размеров, чтобы не находиться постоянно в стрессовой, кризисной обстановке, которая негативно сказывается как на вашем здравом смысле, так и на вашем здоровье.
Безусловно, все это потребует от вас терпения и настойчивости, и не исключено, что вы не сможете прямо сейчас применить подход Квадрата II ко всем или хотя бы большинству названных пунктов. Но если вы сумеете сделать первые шаги в этом направлении в отношении хотя бы некоторых из этих дел и тем самым поможете другим и самому себе развивать мышление, ориентированное на Квадрат II, тогда со временем вы добьетесь значительного повышения эффективности.
И опять-таки я допускаю, что в условиях семьи или небольшого предприятия подобное делегирование полномочий окажется невозможным. Однако это не перечеркивает значения мышления и инициативы Квадрата II, способных дать такие интересные творческие подходы к решению проблем внутри вашего круга влияния, которые сократят кризисы Квадрата I.
О компании FranklinCovey
