4.1. Разрушение оков на уровне «Они» № 1: поощряйте своих сотрудников регулярно выходить в офлайн и делайте то же самое
Первая заповедь для повышения интеллектуальной продуктивности сотрудников очень проста: не требуйте от них постоянно находиться на связи. Объясняйте им, что они должны делать перерывы (это нужно для архивирующего мозга) и выходить в офлайн для занятий сложной умственной работой (необходимо для мыслящего мозга).
Как я уже объяснял во второй части этой книги, один из самых простых способов подорвать интеллектуальную продуктивность работников умственного труда – ожидать, что они всегда будут находиться на связи и отвечать на электронные письма в течение нескольких минут. Вы как руководитель тратите огромные деньги на этих высокооплачиваемых профессионалов. Так почему же вы не даете им возможности в полной мере использовать свой блестящий ум?
Важно, чтобы вы и сами отключались от всех ИКТ, особенно во время выездных совещаний. Вам нужно полностью абстрагироваться от рабочей текучки, чтобы посмотреть на свою компанию и ее бизнес с высоты птичьего полета, а не с высоты прыгающего кузнечика. Я подробно говорил об этом в главе «Оковы для мозга № 1».
4.2. Разрушение оков на уровне «Они» № 2: предотвращайте многозадачность и переключение между задачами, в том числе в производственной среде
Вы повысите интеллектуальную продуктивность в вашей организации, если искорените многозадачность, хотя это и трудно. Многозадачность – параллельная или последовательная – очень неэффективна. Вопреки ожиданиям, она вовсе не позволяет использовать меньше сотрудников, чтобы сделать больше работы. Если вы требуете от людей отвечать на электронную почту в ближайшие несколько минут, а не в течение 24 часов, то вы заставляете их все время переключаться между задачами. Это очень снижает их эффективность.
Если вы реорганизуете работу так, чтобы меньшее количество людей вынуждено было выполнять большее количество задач, значит, вашим людям придется работать в многозадачном режиме. Это приведет их к психическому истощению или же сделает их настолько низкоэффективными, что для выполнения той же работы вам потребуется не меньше, а больше людей. Также имейте в виду: вынужденная многозадачность еще более непродуктивна, чем произвольная, когда люди сами решают делать несколько дел одновременно. Вот почему менеджерам следует отказываться от многозадачности при организации работы не только в офисе, но и на производстве.
Вы должны информировать своих сотрудников о негативных аспектах многозадачности и отслеживать любые ситуации, где ее можно избежать. Многие компании сумели существенно повысить производительность труда, безопасность и свои прибыли благодаря таким методам, как «Шесть сигм»[30], «Кружки контроля качества»[31], «Бережливое производство»[32] и т. д. Учитывая контрпродуктивность многозадачности, почему бы вашей компании не использовать одну из этих методик, чтобы работа стала более эффективной?
Кстати, имейте в виду, что часто решения по превращению организаций в «бережливые» и «худые» (когда меньшему числу людей приходится делать больше работы) не достигают своей цели. Причина понятна: такие изменения провоцируют многозадачность, которая не повышает, а снижает производительность сотрудников.
Благодаря многолетнему сотрудничеству с компанией DuPont de Nemours я стал очень щепетилен в вопросах безопасности на производстве. Я еще больше убедился, что многозадачность опасна, когда мне пришлось проводить сеансы по управлению посттравматическим стрессом в одной компании. Там произошел ужасный несчастный случай с вилочным погрузчиком. Рабочие, которые были свидетелями ЧП, переживали посттравматический шок. Они были подавлены нахлынувшими воспоминаниями о других страшных историях, которые им пришлось пережить в армии или на работе.
Если вы несете хотя бы малейшую ответственность за безопасность, не ждите, пока случится подобное несчастье. Уже сегодня обращайте внимание на все риски многозадачности на производстве! Надеюсь, что огромное количество исследований, которые однозначно доказывают опасность использования телефона во время вождения, убедило вас принять срочные меры в отношении отвлекающих внимание гаджетов. Речь идет о телефонах, рациях и устройствах с сенсорными экранами, которые ваши рабочие зачастую вынуждены использовать на рабочем месте. Не ждите, когда произойдет катастрофа. Помните, что разговор по телефону во время вождения увеличивает вероятность ДТП в четыре раза, а набор текстовых сообщений – в 23 (!) раза. И постарайтесь вспомнить все рабочие ситуации, когда производственный процесс построен на использовании гаджетов. Подумайте, например, об устройствах с сенсорными экранами, которые установлены в вилочных погрузчиках и грузовых автомобилях. С их помощью водители поддерживают связь с диспетчерскими службами, причем по причине своего невежества и спешки часто делают это во время вождения. Но существуют и специальные программы, которые автоматически отключает все отвлекающие электронные устройства и блокируют экран, когда автомобиль начинает движение. Используйте такие программы, они могут спасти вашим сотрудникам здоровье и жизнь.
Рабочий, который идет по заводскому цеху с телефоном или рацией в руках, подвержен такому же высокому риску, как и увлеченный телефонным разговором пешеход посреди оживленной городской улицы. Использование мобильных телефонов и электронных гаджетов на производстве должно быть запрещено. Или, по крайней мере, ограничено административными помещениями и специальными зонами отдыха.
Вы должны пойти еще дальше: выявите все рабочие ситуации, где использование ИКТ не только разрешено, но и обязательно, потому что на этом построен производственный процесс. Вы поймете, насколько возрастает степень опасности, когда отвлекается внимание. Примеров этому – множество. Например, случай с рабочим-ремонтником. Он занимался заменой тяжелой детали, когда у него включилась рация. Мужчина попытался ответить и выронил деталь… Другой пример: оператор травмировал себе подбородок, потому что попытался наклониться во время телефонного разговора и ударился о железный ящик. Был еще одна история – с другим оператором: он пропустил важный шаг в процессе запуска производственной линии, потому что в этот момент его вызвали по рации на помощь коллеге. Ну и наконец случай с машинистом скоростного поезда, который разговаривал по телефону с диспетчером и не сумел вовремя затормозить состав. Это привело к гибели десятков людей под Барселоной.
Не зная о разрушительном влиянии многозадачности, менеджеры иногда организуют работу своих сотрудников так, что те вынуждены работать в многозадачном режиме или постоянно переключаться между задачами. Но многозадачность возможна только при очень ограниченном списке рутинных операций. Во всех остальных случаях она абсолютно контрпродуктивна. Так что, когда вы строите новую производственную линию, имейте в виду: важные операции должны быть организованы так, чтобы полностью исключить многозадачность. А рутинные операции – так, чтобы исключить многозадачность, если вдруг произойдет нечто нестандартное и эти операции перестают быть рутинными. Это очень важно, потому что на кону стоит безопасность.
После семинара по управлению стрессом ко мне обратился за помощью директор одного завода. Его компания очень гордилась этим новым и современным заводом. Но была одна проблема: даже после обучения и нескольких месяцев практики операторы продолжали совершать ошибки, и количество аварий и аварийных ситуаций оставалось на неприемлемо высоком уровне.
Когда я посетил завод, то обнаружил, что причина этого была не в общей стрессовой обстановке, а в организации работы операторов: им приходилось выполнять в многозадачном режиме несколько рутинных, часто повторяющихся операций. Как и повара, которые могут одновременно готовить несколько блюд, операторы после обучения овладевали нужными навыками, передавали их в ведение рефлекторного мозга и выполняли эти операции на автопилоте. Новый способ организации труда работал до тех пор… пока не случалось нечто непредвиденное – то, что выходило за рамки рутинных операций, требовало внимания и целенаправленных усилий. В таких ситуациях операторы не могли справляться с многозадачностью.
Многозадачность была организована так, что мешала выходу из нестандартных ситуаций. Поскольку в производственном процессе каждый оператор управлял своим участком работы в одиночку, у него не было коллеги-помощника. Единственным безопасным решением при неожиданных проблемах была остановка работы, чего операторы предпочитали не делать, поскольку это замедляло процесс в производственной цепочке и негативно отражалось на зарплате их коллег. Поэтому они решали возникающие проблемы «на ходу» – а это уже негативно отражалось на качестве продукции, стрессовом равновесии операторов и их безопасности. В спешке они принимали опасные решения. Например, блокировали датчики, которые останавливали резальную машину с открытым защитным кожухом, и затягивали ножи. Конвейер при этом не останавливался.
