Как я уже советовал выше, уберите функцию «Ответить всем» и даже функцию групповой рассылки из корпоративной электронной почты. Это поможет отчасти восстановить баланс сил между отправителями (насильниками) и получателями (жертвами) внутреннего спама. Они, разумеется, постоянно меняются своими ролями.
Одно предупреждение: попытка решить проблему электронной почты очень часто вскрывает более фундаментальные и серьезные проблемы внутрикорпоративной коммуникации. Я уверен, что существует прямая связь между количеством времени, которое сотрудники проводят онлайн, и качеством внутрикорпоративной коммуникации. Чем это качество ниже, тем больше генерируется внутри компании неважной и даже совершенно ненужной электронной почты, тем больше рабочего времени на нее тратится, тем сильнее снижается интеллектуальная продуктивность сотрудников и тем больше стресса они испытывают.
Наконец, для достижения максимально эффективного управления корпоративной почтой вам нужно посмотреть на культуру вашей компании в целом. Если, например, в компании нет доверия и людей наказывают за каждую ошибку и неудачу, вы будете иметь тысячи ненужных электронных писем. Сотрудники будут рассылать их с единственной целью – подстраховаться.
Если вы как руководитель пытаетесь использовать электронную почту для того, чтобы вдохновлять людей, укреплять доверие, улучшать взаимоотношения, разъяснять приоритеты и стратегические цели, объяснять трудную для понимания информацию, предоставлять инструкции, обсуждать щекотливые вопросы, создавать приверженность и т. п., вы утонете в потоках входящей-исходящей электронной почты. Самое обидное, что при этом не достигнете ничего – абсолютно ничего, пшик, ноль, – потому что подобные вопросы требуют живых разговоров с реальными людьми, а не электронной коммуникации с безликими адресатами.
Есть один шуточный тест, который хорошо отражает положение дел с электронной почтой в компании. Вы можете предложить его своим сотрудникам и затем использовать этот «эксперимент» как повод начать дискуссию о культуре коммуникации и роли электронной почты в вашей компании.
Для каждого уровня (вопроса) определите процент положительных ответов и затем на его основе рассчитайте новый общий процент, как указано в таблице.
Сценарий: два месяца назад руководитель вашего подразделения тщательно составил и разослал всем 500 сотрудникам воодушевляющее письмо с обзором новой стратегии.
В одной из компаний, с которой я работаю, генеральный директор решил запретить все деловые контакты в электронной почте по субботам. Он хотел запретить их и по воскресеньям, но многие сотрудники воспротивились, потому что привыкли проверять электронную почту в последний выходной, чтобы подготовиться к рабочему понедельнику. В книгах и статьях вы можете найти массу других примеров, когда компании освобождали своих сотрудников на полдня или даже на целый день от электронной почты, а некоторые ввели свободные от почты выходные (или, по крайней мере, одну субботу). Это хорошая идея, ЕСЛИ к ней прилагается здоровая культура умственного труда, внутрикорпоративной коммуникации и использования электронной почты. То есть если в компании есть возможность для сосредоточенной работы в режиме офлайн, если там ведутся настоящие разговоры, а электронно-почтовая диарея взята под контроль. Однако чаще всего такие инициативы смехотворны, поскольку в остальные дни недели они никак не меняют ситуацию с гиперподключенностью, которая подрывает интеллектуальную продуктивность. Они не избавляют компанию от злоупотребления электронной почтой и не улучшают коммуникацию. Если вы будете освобождать мозг своих работников умственного труда от электронно-почтовых оков на несколько часов в неделю, а все остальное время – держать в кандалах, то они будут работать не более чем на 60 % своей интеллектуальной мощности. На лучший результат не рассчитывайте.
Другие компании позволяют сотрудникам работать в свободном режиме над своими любимыми темами 10 или даже 20 % рабочего времени. Тем не менее если в это время они вынуждены оставаться на связи и совмещать интенсивную умственную работу с обработкой электронной почты, это лишает их важных периодов «полезного безделья». Как мы уже говорили, эти периоды необходимы их мозгу, чтобы быть по-настоящему творческим, создавать действительно прорывные идеи или вести настоящие разговоры. Кроме того, если рабочая нагрузка этих сотрудников слишком велика, она будет постоянно притягивать их мысли и возвращать их из состояния творческой абстракции к реальности.
Если вы будете освобождать мозг своих работников умственного труда от электронно-почтовых оков лишь на несколько часов в неделю, а все остальное время – держать в кандалах, то люди будут работать менее чем на 60 % своей интеллектуальной мощности.
Сегодня разработчики программного обеспечения и консалтинговые компании рекомендуют организациям использовать вместо обычной электронной почты коммуникационные платформы по типу соцсетей. Утверждают, что такие корпоративные социальные медиа способствуют лучшей коммуникации между сотрудниками. Однако, как я уже писал во второй части этой книги, если сотрудники будут проверять корпоративную Chatter, Yammer или Jive по 50 раз в день (как они это делают это сейчас с электронной почтой), то выигрыш в интеллектуальной продуктивности будет минимальным. Скорее, компания даже проиграет, ведь работники по-прежнему останутся гиперподключенными, многозадачными – и неэффективными. Более того, социальные медиа – еще более «прилипчивые» поглотители времени, чем электронная почта. Они постоянно привлекают к себе внимание навязчивыми уведомлениями на смартфоне, а в ближайшем будущем – на умных часах и умных кольцах.
Если корпоративная культура труда и коммуникация в вашей компании эффективны, попробуйте экспериментальные шаги, которые уже опробовали на себе другие компании:
• Введите в компании такое правило: на электронные письма следует отвечать в течение 24 часов, но не быстрее.
• Не требуйте, чтобы ваши сотрудники находились на связи в нерабочее время. Четко сообщите им, что компания не заставляет сотрудников проверять свою электронную почту по вечерам и в выходные дни. (Это трудно сделать компаниям, работающим в разных часовых поясах, но от всех остальных никакие отговорки не принимаются.)
• Разделите свои рабочие часы на «время офлайн» и «интерактивное время».
• Установите дни без электронной почты и не поощряйте использование электронной почты в выходные дни.
• Введите правило «Отпуск без электронной почты». Когда сотрудник компании Daimler уходит в отпуск, письма, предназначенные ему, получает его коллега. Так что, вернувшись на работу, сотрудник обнаруживает практически пустой почтовый ящик. Это хороший пример для подражания. Можно пойти дальше и в течение недели предоставлять специалистам регулярные периоды офлайн.
• Введите «периоды тишины» и дни без электронной почты, как в компании Intel{495}.
• Обучите сотрудников эффективным методам управления входящей электронной почтой.
• Обучите сотрудников «этикету отправки электронного письма»: лаконичности, правильному использованию строки «Тема» и т. д.
• Отключите функцию «Ответить всем».
• Отключите функцию групповой рассылки.
• Введите правило для отправителей в обязательном порядке указывать в строке «Тема» степень важности и срочности каждого сообщения.
4.4. Разрушение оков на уровне «Они» № 4: боритесь на всех уровнях за запрет использования телефонов во время вождения
Как вы узнали во второй части этой книги, самый опасный случай подключенности и многозадачности – это использование телефона за рулем. Если компания действительно заботится о своих людях, здесь может быть только одно решение: предотвращать и даже запрещать такое поведение. Если для запуска кампании «Нет телефону за рулем» вам нужны результаты исследований, бесплатные дидактические материалы и рекомендации, вы можете в избытке найти их на онлайн-ресурсах, указанных в библиографии{496}. Отличный набор инструкций по использованию мобильной связи для сотрудников есть на сайте http://www.nsc.org/safety_road/Distracted_Driving/Pages/EmployerPolicies.aspx.
Обычно руководители и профессионалы выдвигают такой контраргумент: использование телефона при вождении повышает продуктивность сотрудника, потому что в ином случае это время было бы потрачено впустую.
Ответ однозначен: это не так. Как показывает исследование Национального совета по безопасности, 90 % людей (даже торговых агентов!), прекратив использовать телефон во время вождения, не обнаружили снижения своей продуктивности. Более того, они испытывали меньше стресса, когда добирались до места. Иногда сопротивление может исходить с самой неожиданной стороны. В одной компании, с которой я сотрудничаю, руководители предприятий и менеджеры по безопасности были против постоянной подключенности и многозадачности сотрудников. Они начали борьбу с различными отвлекающими факторами и постепенно охватывали все сферы деятельности своих сотрудников. Но когда они взялись за проблему небезопасного вождения, самым активным противником нововведений оказался… отдел кадров. Там испугались, что никто не захочет работать в компании, где запрещается использовать телефон во время вождения!
