Материалы
Ясно, что выпускать качественные продукты из плохого сырья невозможно. Бессмысленно также выявлять, что материалы были низкого качества уже после их использования. Поэтому производственные фирмы, как правило, постоянно осуществляют предварительный контроль своих материальных ресурсов путем выработки инженерных стандартов минимально допустимого уровня качества и проведения проверок соответствия поступающих материалов этим стандартам. Один из эффективных способов контроля в данном случае заключается в выборе поставщика, доказавшего свою способность поставлять материалы нужного качества. К предварительному контролю материальных ресурсов относится также поддержка запасов на уровне, позволяющем избежать дефицита материалов.
Финансовые ресурсы
Основной инструмент предварительного контроля в этой сфере – бюджет, который является также основным механизмом функции планирования. Благодаря бюджету компания может быть уверена, что наличные средства будут у нее в наличии, когда в них возникнет потребность. В них также устанавливаются лимиты расходов, что помогает предотвратить ситуации, когда подразделение или организация в целом превышает допустимые расходы наличных средств.
Текущий контрольКак следует из названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе работы. Чаще всего таким образом контролируется деятельность подчиненных, обычно их непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных и обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяют предотвратить отклонения от планов, которые в противном случае могут привести к серьезным проблемам.
Текущий контроль данного типа не является текущим буквально, поскольку он ведется не одновременно с рабочим процессом. Скорее он базируется на измерении фактических результатов после выполнения той или иной работы, связанной с достижением желательных целей, а для этого менеджменту необходима обратная связь.
Системы обратной связи
Обратная связь в данном случае – это данные о результатах. Простой пример – начальник, заметив ошибку, четко сообщает подчиненным о том, в чем они не правы. Системы обратной связи позволяют менеджерам выявлять и исправлять многие непредвиденные проблемы до того, как они приведут к отклонению организации от наиболее эффективного маршрута достижения ее целей.
Системы обратной связи придуманы не менеджерами. Они представляют собой одно из самых распространенных природных явлений. Их используют все живые организмы, чтобы выживать и продолжать существование. Например, нормальная температура человеческого тела – 36,6°С – поддерживается автоматически благодаря сложнейшей системе данного типа.
Все системы обратной связи, как биологические, так и организационные, состоят из одних и тех же фундаментальных элементов (табл. 14.1) и работают по одному принципу. Примером типичной системы контроля на базе обратной связи может служить система домашнего отопления. Задача этой системы, в которой вы являетесь элементом, задающим конкретную цель, состоит в поддержке температуры на определенном уровне. Термометр термостата является датчиком, осуществляющим мониторинг и измерение внешнего фактора, т. е. температуры воздуха. Если замеры показывают, что температура выше или ниже заданного уровня, специальный коммутационный механизм преобразует эту информацию в форму, приводящую систему в действие, т. е. в данном случае – в электрические импульсы, включающие или выключающие обогреватель. Получив информацию о том, что температура достигла нужного уровня, датчик посылает электрический сигнал для отключения системы обогрева. Если эта система обратной связи работает хорошо, она позволяет вам достичь своей цели – создать комфортные условия в помещении.
Таблица 14.1. Все системы с обратной связью.
1. Имеют цели.
2. Используют внешние ресурсы.
3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования.
4. Отслеживают серьезные отклонения от намеченных целей.
5. Корректируют отклонения, чтобы обеспечить достижение целей.
Для описанного выше механизма характерен ряд ограничений, присущих всем системам обратной связи. Эффективность датчика определяется его точностью. Если термометр измеряет температуру воздуха не точно, то температура в комнате будет отклоняться от требуемой. Кроме того, эта система не может реагировать на изменения температуры быстрее, чем позволяют возможности термометра, коммутационного механизма и обогревателя. Более того, каждый термостат рассчитан на работу в определенной климатической среде. Если же среда изменится радикально, например наступит лето, эта система уже не сможет обеспечивать желательный уровень температуры, поскольку она просто не рассчитана на его понижение. Следовательно, чтобы учесть и «летнюю ситуацию», вам придется установить более сложную систему, способную работать в двух режимах – обогрева и охлаждения. (Конечно, она будет стоить дороже, так что, возможно, вы не сможете себе ее позволить.)
Организационные системы обратной связи
Системы контроля с обратной связью, используемые в менеджменте, во многом схожи с описанным выше механизмом термостата. Они обе обрабатывают вводимые ресурсы для достижения желаемого результата. В организационной системе обратной связи вводимыми являются все ее ресурсы (материальные, финансовые и человеческие), а выводимыми – товары или услуги. Но есть одно очень серьезное различие. Система термостата и обогревателя представляет собой систему контроля замкнутого цикла, которая работает непрерывно и автоматически, без вмешательства извне. Большинство же систем обратной связи в организациях – это системы незамкнутого цикла. Внешний элемент, менеджер, регулярно влияет на них, изменяя как цели системы, так и ее операции. Менеджерам необходимы системы незамкнутого цикла потому, что на организацию влияет огромное множество самых разных переменных.
Чтобы достичь своих целей, система должна реагировать как на внешние, так и на внутренние факторы, способные привести к отклонениям. К внутренним относятся проблемы, которые связаны с переменными, описанными в главе 3. Внешние факторы – это все факторы внешней среды, влияющие на организацию: конкуренция, новые законы и технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменение культурных ценностей и т. д. По сути, менеджмент можно рассматривать как попытку поддерживать организацию как эффективную систему обратной связи, т. е. как систему, обеспечивающую постоянный выход на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних факторов. Однако, как мы знаем, хороший менеджер не может ограничиваться поддержкой статус-кво и реакцией на проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и совершенствоваться, заняв проактивную позицию, она вряд ли сможет оставаться эффективной долгое время.
