Многосторонность конструирования структур требует сочетания научных методов и принципов их формирования (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу конструирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала – цели, а затем – механизм их достижения.
Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:
1) формирование общей структурной схемы аппарата управления;
2) разработка состава основных подразделений и связей между ними;
3) регламентация организационной структуры.
Формирование общей структурной схемы имеет принципиальное значение, поскольку определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углубленное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения).
Разработка состава основных подразделений и связей между ними заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и вплоть до распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей.
Регламентация организационной структуры предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.
В настоящее время наметились некоторые тенденции изменений в развитии организационных структур управления. Об этом свидетельствуют следующие направления изменений.
Рост масштаба деятельности. К этому можно приспособиться посредством небольших изменений в структуре. Однако если основная структура остается прежней, затруднится координация, руководители будут перегружены, ухудшится функционирование предприятия.
Увеличение разнообразия. Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на разнообразные рынки, дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в деятельность организации. До тех пор пока эти разнородные элементы сравнительно невелики, их можно приспособить к какой-либо части существующей структуры. Но когда они принимают значительные размеры, то структурные изменения становятся неизбежными.
Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние двух или нескольких предприятий, даже одинаковых по характеру, обязательно вносит некоторые изменения в организационную структуру. К примеру, проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распределении прав и ответственности требуют немедленного решения. Если же объединяются два или несколько больших предприятий, то следует ожидать крупных структурных перемен.
Изменение технологии управления. Научные достижения в области управления оказывают влияние на организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации, исследования операций и планирования, проектные и матричные формы построения и т. п.). Появляются новые должности и функциональные подразделения, изменяются процессы принятия решений.
Влияние технологии производственных процессов. Влияние научных и технических изменений на организационную структуру было в последние годы в наибольшей степени исследованным и распространенным аспектом организационных изменений.
Внешняя экономическая обстановка. Большинство предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное прежде функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности или же переходить к новым средствам и методам руководства деятельностью. В любом случае наиболее вероятным результатом будет изменение главных задач управления, а значит, и новая организационная структура.
Как известно, структура неразрывно связана со стратегией. Взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по конструированию и изменению организации управления предприятием. Аналитический процесс по изучению стратегии предприятия является неотъемлемым элементом корректировок в структуре независимо от того, является ли производство многопрофильным или однородным, частным или государственным.
3.6.2. Факторы конструирования организации
Конструирование организации, обеспечивающее установление взаимодействия между членами организации с учетом выполняемых ими работ, проявляется в статическом виде как структура организации и в динамическом виде как процессы, протекающие в ней. Факторы, оказывающие влияние на процесс конструирования организации, носят ситуационный характер. Такими ситуационными факторами являются:
1) состояние внешней среды;
2) технология работы в организации;
3) стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;
4) поведение работников.
Внешняя по отношению к организации среда состоит из двух уровней: общее окружение и непосредственное окружение. Внешняя среда характеризуется сложностью и динамизмом. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на конструирование организации и насколько эти факторы схожи между собой. Динамизм характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на конструирование организации.
Двумерная классификация факторов внешней среды, влияющих на конструирование организации, позволяет выявить четыре типа ситуаций, каждая из которых наиболее соответствует тому или иному виду бизнеса.
Первая ситуация, характеризуемая низкой неопределенностью, является наиболее благоприятной для руководства организации: факторов мало, они схожи и не меняются. В этом случае можно ожидать, что внешняя среда не будет преподносить много неожиданностей.
Вторая ситуация, характеризуемая умеренной неопределенностью, является уже более напряженной: факторов много, они не схожи, но и не меняются. Высокая степень сложности внешнего окружения вносит элемент значительного риска в процесс принятия решения. Это подталкивает руководителей организации к большей альтернативности в действиях. Для эффективного управления руководители в данной ситуации нуждаются в серьезной подготовке и наличии опыта.
Для третьей ситуации характерна умеренно высокая неопределенность, от руководства и самой организации требуется достаточная гибкость: факторов мало, они схожи, но постоянно меняются. Это происходит в силу частого изменения характера взаимодействия с факторами внешней среды. Однако схожесть факторов позволяет руководителям справляться с ситуацией, имея достаточный уровень подготовки и мотивации.
Четвертая ситуация, характеризуемая высокой неопределенностью, представляет собой наибольшую трудность для управления организацией, так как внешняя среда полна неопределенных ситуаций: факторов много, они не схожи и постоянно меняются. Эффективное взаимодействие организации и ее частей с внешним окружением требует от руководителей высочайшего уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции.
Как уже отмечалось, конструирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой. Выбор стратегии непосредственно влияет на многие решения в отношении конструирования организации. Рассматривают три возможные области стратегического выбора:
1) идеология управления;
2) типы потребителей;
3) типы рынков сбыта и территориальное размещение производства.
Ценности и принципы, лежащие в основе первой области – идеологии управления, влияют на такие элементы конструирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизация и децентрализация.
Вторая область стратегического выбора имеет отношение к тому, какие потребители будут обслуживаться организацией. Если у организации имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна отразиться при ее конструировании на всех элементах.
Что касается третьей области, то переход организации от стратегии, ориентированной на изготовление продукции, к стратегии, ориентированной на удовлетворение потребностей клиентов, требует от нее радикальной реконструкции и изменения.
