Даже третий уровень с его большим разнообразием средств планирования прежде всего сосредоточен на том, чтобы помочь людям определить приоритеты и спланировать свои дела, относящиеся к Квадратам I и III. Несмотря на то что многие специалисты и консультанты по управлению временем признают ценность деятельности, которую мы отнесли к Квадрату II, средства планирования третьего уровня не способствуют тому, чтобы эта деятельность систематически организовывалась и осуществлялась.
Каждый уровень строится на основе, созданной предыдущими уровнями. Точно так же сильные стороны и некоторые инструменты каждого из первых трех уровней управления временем обеспечивают строительный материал для четвертого уровня. Но при этом добавляется потребность в новом измерении, в новой парадигме и способе ее реализации, которые помогут нам переместиться в Квадрат II, поставить в центр своей жизни принципы и научиться делать то, что действительно является важным.
Инструмент Квадрата II
Смысл парадигмы Квадрата II состоит в том, чтобы управлять своей жизнью эффективно – на основе верных принципов и понимания своей личной миссии, направляя свои усилия не только на срочное, но и на важное, а также поддерживая равновесие между ростом результативности и развитием ресурсов и средств.
Очевидно, что это очень амбициозная цель для людей, попавших в ловушку не являющихся важными дел Квадратов III и IV. Однако стремление к достижению подобной цели окажет поразительное влияние на личную эффективность.
Инструмент Квадрата II, органайзер, должен соответствовать шести важным критериям.
Согласованность. Согласованность предполагает наличие гармонии, единства и тесной взаимосвязи между вашим видением и миссией, вашими ролями и целями, вашими приоритетами и планами, вашими желаниями и дисциплиной. В вашем органайзере должно быть место для вашей личной миссии, чтобы можно было постоянно к ней обращаться. Там, кроме того, должны быть прописаны ваши роли, а также краткосрочные и долгосрочные цели.
Сбалансированность. Ваш инструмент должен помогать вам поддерживать баланс в жизни, определять и постоянно держать в поле зрения все свои роли, так чтобы вы не пренебрегали такими важными сферами своей жизни, как здоровье, семейные отношения, профессиональная подготовка и личное развитие.
Многие склонны считать, что успех в одной сфере жизни способен компенсировать неудачу в других. Действительно ли это так? Возможно, в некоторой степени это справедливо. Но может ли ваш профессиональный успех компенсировать разрыв семейных отношений, потерянное здоровье или слабость характера? Истинная эффективность требует сбалансированности, и ваш инструмент должен помогать вам ее создать и поддерживать.
Сфокусированность на квадрате II. Вам необходим такой инструмент, который бы вас вдохновлял, побуждал, помогал бы вам уделять необходимое время делам из Квадрата II, так чтобы вы занимались предотвращением кризисов, а не работой в условиях кризиса. На мой взгляд, чтобы это получалось наилучшим образом, надо организовывать свою жизнь на основе недельного планирования. Вы можете по-прежнему планировать события дня и определять их приоритетность, но основной упор должен делаться на недельную организацию деятельности.
Организация на недельной основе обеспечивает значительно большую сбалансированность и содержательность, чем ежедневное планирование. Похоже, что неделя стала общепризнанной единой и цельной мерой времени. Бизнес, образование и многие другие виды деятельности общества осуществляются в недельном цикле, когда одни дни характеризуются активной деятельностью, в то время как другие предназначаются для отдыха и восстановления сил. Фундаментальная иудейско-христианская этика свято чтит священный день отдохновения, выделяемый для достижения возвышенных целей.
Большинство людей мыслит недельными категориями. Однако большая часть инструментов планирования третьего уровня фокусируется на ежедневном планировании. Хотя эти инструменты и могут быть полезны при установлении очередности ваших дел, на самом деле они лишь помогают вам в организации кризисов и авралов. Смысл заключается не в том, чтобы приоритезировать запланированные действия, а в том, чтобы планировать действия с учетом их приоритета, а это лучше всего делать в контексте недели.
«Человеческое измерение». Вам, кроме того, нужен инструмент, который имеет дело с людьми, а не только с планами. Если в отношении времени можно рассуждать в контексте производительности, то, имея дело с людьми, человек, ориентированный на принципы, рассуждает в терминах эффективности. Иногда, чтобы жить, ориентируясь на принципы и в соответствии с парадигмой Квадрата II, вы должны подчинять планы людям. Ваш инструмент должен отражать эту ценность и способствовать ее реализации, а не появлению чувства вины, связанного с отклонением от плана в результате вмешательства человеческого измерения.
Гибкость. Ваш инструмент планирования должен быть вашим слугой, но ни в коем случае не господином. Поскольку он призван работать на вас, он должен учитывать ваш стиль, ваши нужды, ваши особенности.
Портативность. Ваш инструмент должен быть портативным, так чтобы вы могли всегда иметь его при себе. Вы можете захотеть просмотреть положения своей личной миссии, когда будете ехать в автобусе. Вы можете захотеть сравнить ценность новой возможности, открывшейся перед вами, с тем, чему уже запланировали отдать свое время. Если ваш органайзер портативен, то вы будете всегда носить его с собой, так что вся важная информация всегда будет в вашем распоряжении.
Поскольку Квадрат II является основой эффективного самоуправления, вам необходим инструмент, перемещающий вас в Квадрат II. Моя работа над концепцией четвертого уровня управления временем привела к созданию инструмента, в точности соответствующего названным критериям. Вместе с тем для этих целей вполне можно приспособить и многие удобные инструменты третьего уровня. Когда принципы ясны, незначительные различия в практике и конкретных способах их применения не имеют большого значения.
Самоуправление в Квадрате II
Хотя мои усилия при написании этой книги были направлены на то, чтобы обучить вас основным принципам, а не практике эффективности, я думаю, что вы сможете лучше понять суть и вдохновляющую природу четвертого уровня управления временем, если попробуете спланировать свою неделю на основе сфокусированного на принципах Квадрата II. Организация на основе Квадрата II включает четыре основных вида деятельности.
Определение ролей. Первая задача заключается в том, чтобы выписать ваши основные роли. Если вы до сих пор не задумывались всерьез о тех ролях, которые играете в своей жизни, просто напишите то, что первым пришло на ум. Одной из ваших ролей является роль личности. Вы можете выписать одну или несколько ролей, которые играете в качестве члена семьи – мужа или жены, матери или отца, сына или дочери. Вы можете быть дедушкой, бабушкой, тетей, дядей, двоюродным братом или сестрой. Вы также можете выделить несколько ролей, связанных с вашей работой и отражающих различные виды деятельности, на которые вы хотели бы регулярно расходовать ваше время и энергию. У вас, кроме того, могут быть определенные роли в церковных или общественных делах.
Вы не должны относиться к определению ролей так, будто делаете это на всю оставшуюся жизнь, – просто представьте себе свою неделю, прикиньте, каким сферам деятельности вы уделите свое время в течение предстоящих семи дней, и запишите это на бумаге.
Вот два примера того, как люди могут представлять себе свои роли.
Выбор целей. Следующий шаг заключается в том, чтобы выбрать два-три важных результата для каждой из этих ролей, которых вы бы хотели достичь в течение семи дней. Эти результаты могут быть записаны как цели. По крайней мере некоторые из них должны быть связаны с деятельностью из Квадрата II. В идеале эти краткосрочные цели должны соотноситься с более долгосрочными целями, которые вы наметите в соответствии с вашей личной миссией. Но даже если вы не записали своей личной миссии, при обдумывании ваших ролей и двух-трех целей для каждой из них у вас возникнет понимание того, что является важным.
Планирование. Теперь, имея в виду цели на предстоящую неделю, вы можете спланировать ваше время таким образом, чтобы эти цели были достигнуты. Например, если вашей целью является разработка первого наброска вашей личной миссии, вы можете отвести на это два часа своего воскресного времени. Воскресенье (или какой-то другой день, имеющий для вас особое значение в связи с вашей религиозной принадлежностью или другими обстоятельствами) часто является наилучшим временем для выполнения наиболее личных, наиболее возвышенных дел, в том числе и для еженедельного планирования. Это прекрасное время для того, чтобы уединиться, обрести вдохновение, взглянуть на свою жизнь в контексте принципов и ценностей.
