Эффективное управление состоит в том, чтобы сначала делать то, что необходимо делать сначала. Если лидерство определяет, что именно «необходимо делать сначала», то управление выполняет это в первую очередь, изо дня в день, минута за минутой. Управление – это дисциплинированность, следование установленному порядку, исполнение.
Слово «дисциплина» в переводе с латыни означает «учение». В таком случае быть дисциплинированным означает быть последователем определенного учения, философии, системы принципов, ценностей, последователем какой-то высокой цели или человека, с которым эта цель ассоциируется.
Другими словами, если вы эффективно управляете самим собой, то ваша дисциплинированность идет изнутри; она является функцией вашей независимой воли. Вы последователь, приверженец собственных глубинных ценностей. И у вас есть воля и цельность личности, необходимые для того, чтобы подчинить этим ценностям свои чувства, желания и настроения.
Одна из моих самых любимых работ – «Общий знаменатель успеха», написанная Э.М. Греем ( E.M. Gray. The Common Denominator of Success ). Автор посвятил свою жизнь поискам того единственного знаменателя, который является общим для всех людей, достигших успеха. Он обнаружил, что этим общим знаменателем не может быть названа работа в поте лица, или удачливость, или особая проницательность в отношениях с другими, хотя все это и очень важно. Но есть один фактор, который как бы затмевает все остальные, и он является сутью навыка 3: сначала делайте то, что необходимо делать сначала.
«Удачливые люди имеют обыкновение делать то, что неудачники делать не любят, – отмечает Грей. – Удачливым людям тоже совсем не обязательно нравится это делать, но они подчиняют свои чувства своей задаче».
Такое подчинение нуждается в цели, миссии, в четком определении направления и системы ценностей, свойственных навыку 2. Такое подчинение требует, чтобы в вашем сознании горело яркое «да!», которое даст возможность сказать «нет!» всему прочему. Кроме того, это подчинение требует независимой воли – способности делать то, что вы не хотите делать, требует, чтобы вы были зависимы от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний. Это способность действовать в гармонии с вашим проактивным первым творением.
Четыре уровня управления временем
Говоря о навыке 3, мы обсуждаем вопросы, связанные с управлением жизнью и временем. Изучая на протяжении многих лет эту удивительную область, лично я склонен считать, что лучшая идея в сфере управления временем может быть передана одной фразой: «Организуйте свои действия на основе приоритетов». Эта фраза отражает суть трех уровней управления временем. Для эффективной реализации идеи, заложенной в этой фразе, разработано множество разнообразных методов и инструментов. Персональное управление развивалось по образцу, типичному для множества других сфер человеческой деятельности. Эволюционные толчки в этом развитии, или «волны», как их называет Элвин Тоффлер, последовательно сменяют друг друга, каждый раз добавляя что-то новое, жизненно важное. Например, в области развития общества на смену аграрной революции пришла революция индустриальная, за которой последовала революция информационная. Каждая последующая волна вызывала резкий скачок в развитии общества и личности.
То же происходит и с управлением временем. Каждый его уровень основывается на предшествующем, давая нам все больше возможностей управлять своей жизнью. Для первой волны, или первого уровня управления временем, характерны записки и памятки, попытки как-то упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.
Второму уровню соответствует появление календарей и ежедневников. Это отражает попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.
Третий уровень является отражением современной ситуации в сфере управления временем. К наследию предыдущих уровней добавляется важная идея расстановки приоритетов, прояснения ценностей и сравнения на этой основе относительной значимости различных дел. Кроме того, третий уровень сосредоточивается на постановке конкретных целей – долгосрочных, промежуточных и краткосрочных, на достижение которых, в гармонии с ценностями, должны быть направлены время и энергия. К этому прибавляется понятие ежедневного планирования – составления конкретного плана достижения данных целей или выполнения действий, которые, как ожидается, должны принести наибольший успех.
При всей значимости этого третьего уровня люди начали осознавать, что планирование и управление временем, нацеленные на «производительность», часто являются контрпроизводительными. Нацеленность на производительность порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни.
В результате многие люди отказываются от методов управления временем, которые слишком ограничивают их жизнь, встраивая ее в жесткую схему. И, стремясь сохранить человеческие взаимоотношения, непосредственность и вкус к жизни, они вместе с водой выплескивают и младенца и возвращаются к методам управления временем первого и второго уровней.
Однако сегодня многие перешли уже на четвертый, совсем иной уровень. Теперь стало понятно, что термин «управление временем» на самом деле является неверным, поскольку задача заключается не в том, чтобы управлять временем, а в том, чтобы управлять самим собой. Удовлетворенность – это функция не только достижения результата, но и ожиданий. А ожидания (так же, как и удовлетворенность) находятся в нашем круге влияния.
Вместо того чтобы сосредоточиваться на действиях и времени, четвертый уровень фокусирует наши ожидания на сохранении и развитии отношений и на достижении результатов. Другими словами, ожидания концентрируются на поддержании Р/РС-баланса.
Квадрат II
Суть четвертого уровня управления временем можно уяснить по матрице, изображенной на следующей странице. Ее исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.
Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочностью и важностью. Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «сейчас». Срочное воздействует на нас. Звонящий телефон – это срочное. Для большинства из нас недопустима даже мысль о том, чтобы не снять трубку, когда звонит телефон.
Вы можете потратить много часов, готовя материалы и все остальное для того, чтобы встретиться с вашим партнером в обсудить какую-то проблему, но если в тот момент, когда вы находитесь в его кабинете, раздастся телефонный звонок, этот звонок, безусловно, перевесит все остальное.
Когда вы кому-либо звоните, вам вряд ли скажут: «Пожалуйста, не вешайте трубку, я подойду через пятнадцать минут». Но тот же самый человек, если вы сидите в его кабинете, вполне может заставить вас столько же времени дожидаться окончания его телефонного разговора.
Срочные дела обычно очевидны. Они давят на нас, требуют немедленных действий. Нередко они носят общераспространенный характер. Часто они общеизвестны. Порой они приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются неважными!
Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что способствует реализации вашей миссии, соответствует вашим ценностям и вашим наиважнейшим целям.
Мы реагируем на срочное, по отношению к нему мы реактивны. Важные, но не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить какой-то результат. Если мы не используем навык 2 и у нас нет четкого представления о том, что важно, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.
Взгляните на квадраты матрицы управления временем. Квадрат I представляет одновременно срочное и важное. Его отличие заключается в том, что он приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. Наши дела из квадрата I связаны с тем, что мы обычно называем «кризисами» или «проблемами». У каждого из нас в жизни есть какое-то количество дел, относящихся к квадрату I. Однако многие люди оказываются полностью ими поглощены. Это кризис-менеджеры, это люди, сосредоточенные на проблемах и мыслящие проблемами, это производители, зависящие от конечных сроков выполнения работы.
Когда вы сосредоточиваетесь на Квадрате I, он становится все больше и больше, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Эта волна-проблема накатывает, обрушивается на вас и сбивает с ног. Вы боретесь с этой волной, но, едва справившись с нею, попадаете под очередную, которая сбивает вас с ног и распластывает на песке.
