Когда я работал директором по связям одного крупного университета, я принял на работу перспективного, творческого, очень талантливого журналиста. Как-то раз, когда он проработал в университете уже несколько месяцев, я зашел к нему в кабинет с просьбой выполнить несколько срочных заданий, которые не давали мне покоя.
– Стивен, – сказал он, – я готов сделать для вас что угодно. Но позвольте прежде рассказать вам о ситуации, в которой я нахожусь.
После этого он подвел меня к висящей на стене доске с обозначенными на ней более чем двадцатью проектами, над которыми он в то время работал, с указанием точных критериев и оговоренных ранее сроков выполнения. Этот человек был очень дисциплинирован, именно поэтому я и решил в первую очередь обратиться к нему. «Если хочешь, чтобы что-то было сделано, поручи это занятому человеку».
– Вот что, Стивен, – сказал этот сотрудник, – чтобы как следует сделать то, о чем вы просите, потребуется несколько дней. Что из этих проектов вы предложили бы мне отложить или отменить для выполнения вашей просьбы?
Я не хотел принимать на себя такого рода ответственность. Я не хотел вставлять палки в колеса самому производительному своему сотруднику на том лишь основании, что в тот момент я оказался в ситуации кризисного управления. Дела, которые требовалось выполнить, были срочными, но неважными. Поэтому я ушел и отыскал еще одного «кризис-менеджера», которому и поручил это дело.
Мы постоянно, как правило по много раз в день, говорим чему-то «да» или «нет». Опора на верные принципы и сосредоточенность на своей личной миссии наделяют нас мудростью, помогающей сделать свой выбор эффективным. Работая с различными группами, я говорил слушателям, что суть эффективного управления временем и жизнью заключается в том, чтобы организовать самого себя и действовать на основе сбалансированных приоритетов. Затем я задавал им вопрос: какой из трех недостатков вы отнесли бы к себе в большей степени – 1) неспособность определять приоритеты, 2) неспособность или нежелание организовывать себя на основе этих приоритетов, 3) недостаточную дисциплинированность, чтобы действовать на основе этих приоритетов, оставаться организованным и сохранять верность своим приоритетам?
Большинство людей своим основным недостатком считают недисциплинированность. Серьезно над этим поразмыслив, я все же считаю, что это неверно. Основная проблема заключается в том, что их приоритеты недостаточно укоренились в их сердцах и умах. Они не освоили в полной мере навык 2.
Многие люди, независимо от того, знакомы они с идеей Квадрата II или нет, понимают всю важность для себя действий, относящихся к этому квадрату. Они пытаются придать этим действиям первостепенное значение и интегрировать их в свою жизнь исключительно с помощью самодисциплины. Однако без опоры на принципы и без сформулированной личной миссии у них не будет необходимой основы для долгосрочного успеха. Они работают над «листьями» – установками и поведением, даже не думая о том, чтобы присмотреться к «корням» – базовым парадигмам, откуда берут начало их установки и поведение.
Центром Квадрата II является парадигма, основанная на принципах. Если центром вашей жизни является ваш супруг, ваши деньги, ваши друзья, ваши удовольствия или любой другой внешний фактор, то вас постоянно будет тянуть назад, к Квадратам I и III, вы будете реагировать на внешние силы, составляющие центр вашей жизни. Даже если вы сконцентрированы на самом себе и сами являетесь собственным центром, вы все равно окажетесь в Квадратах I и III в результате своих внутренних импульсов.
Используя афоризм из области архитектуры, скажем: форма следует за функцией. Подобным же образом управление следует за лидерством. Способ, которым вы расходуете свое время, является результатом того, как вы относитесь к своему времени и какими в действительности вы видите свои приоритеты. Если ваши приоритеты произрастают из центра, основанного на принципах, и из личной миссии, если они глубоко укоренились в вашем сердце и сознании, то вы будете смотреть на Квадрат II как на совершенно естественное место для приложения вашего времени.
Почти невозможно сказать «нет» «популярным» делам из Квадрата III или приятному «побегу» в Квадрат IV, если внутри у вас нет большого пламенеющего «да». Только когда вы будете обладать самосознанием, необходимым для оценки своей старой программы, а также воображением и совестью для создания новой, уникальной, основанной на принципах программы, которой вы можете сказать «да», только тогда вы обретете достаточную силу воли, чтобы с искренней улыбкой сказать «нет» тому, что неважно.
Перемещение в Квадрат II
Если мы ясно понимаем, что деятельность из Квадрата II является основой эффективного персонального управления – т.е. как раз тем, что «необходимо делать сначала», то как нам организовать себя и действовать в гармонии с этим пониманием?
На первом уровне управления временем еще не существует концепции приоритетности. Он предлагает лишь записки и списки дел, «подлежащих выполнению», откуда мы можем вычеркивать сделанное, каждый раз испытывая кратковременное чувство удовлетворения. Однако никакой приоритезации дел, обозначенных в списке, первым уровнем не предусматривается. Кроме того, не существует корреляции между тем, что значится в списке, и нашими основными жизненными ценностями и целями. Мы просто реагируем на все, что проникает в наше сознание и требует каких-то действий.
Многие управляют собой, исходя из этой парадигмы первого уровня. Это путь наименьшего сопротивления. Никаких неудобств, никаких усилий, одно удовольствие: плыви себе по течению. Порядок и правила, привнесенные извне, создают у людей впечатление, будто они не отвечают за результат.
Приверженцы парадигмы первого уровня по определению не являются людьми эффективными. Они производят очень мало, и стиль их жизни не способствует развитию их ресурсов и средств (РС), необходимых для достижения более высоких результатов (Р). Находясь под воздействием внешних сил, такие люди часто проявляют себя ненадежными и безответственными. Для них характерны недостаток самоконтроля и низкая самооценка.
Приверженцы второго уровня управления временем отличаются несколько большим самоконтролем. Они составляют планы и графики на будущее и в целом выглядят более ответственными, поскольку им удается все делать своевременно.
Однако дела, которые они намечают, также не содержат приоритетов или осознанной связи с глубинными ценностями и целями. Такие люди почти не имеют значительных достижений и склонны излишне ориентироваться на графики.
Приверженцы третьего уровня делают значительный шаг вперед. Они проясняют свои ценности и устанавливают цели. Они планируют каждый свой день и определяют приоритеты.
Как я уже сказал, именно с третьим уровнем в наибольшей степени ассоциируется современный подход к управлению временем. Однако и у него есть некоторые существенные недостатки. Во-первых, он сужает видение, поскольку при ежедневном планировании высок риск того, что будут упущены важные элементы, которые можно увидеть лишь при более широком взгляде на вещи. Само выражение «ежедневное планирование» подчеркивает концентрацию на срочном – на том, что «сейчас».
Хотя третий уровень и обеспечивает с помощью приоритетов упорядоченность действий, он не принимает во внимание, насколько вообще важны и нужны эти действия, – т.е. не рассматривает действие в контексте принципов, личной миссии, ролей и целей. Предлагаемое третьим уровнем ежедневное планирование, основанное на ценностях, на самом деле приоритезирует ежедневные проблемы и кризисы Квадратов I и III.
Кроме того, третий уровень не обеспечивает баланса в управлении ролями. Ему не хватает реалистичности, он создает тенденцию к перегруженности дня планами, что приводит к разочарованию и периодически возникающему желанию отказаться от намеченного и найти убежище в Квадрате IV. А идея производительности – сама цель управления временем – имеет тенденцию скорее создавать напряженность в отношениях, чем развивать их.
Хотя каждый из трех уровней признает ценность тех или иных инструментов управления, ни один из них не создал такого инструмента, который бы побудил человека принять стиль жизни, основанный на принципах и Квадрате II. Записные книжки и списки дел, относящиеся к первому уровню, дают нам возможность всего лишь зафиксировать свои мысли, чтобы не забыть о них. Календари и ежедневники, используемые на втором уровне, дают возможность записать наши дела на будущее, чтобы мы смогли в нужное время оказаться там, где назначена встреча.
Даже третий уровень с его большим разнообразием средств планирования прежде всего сосредоточен на том, чтобы помочь людям определить приоритеты и спланировать свои дела, относящиеся к Квадратам I и III. Несмотря на то что многие специалисты и консультанты по управлению временем признают ценность деятельности, которую мы отнесли к Квадрату II, средства планирования третьего уровня не способствуют тому, чтобы эта деятельность систематически организовывалась и осуществлялась.
