Стремление откладывать дела на потом имеет три основных причины:
• Вы вынуждены делать что-либо против своего желания, подвергаясь влиянию других людей.
• Вы хотите получить безупречный результат.
• Вы боитесь сделать ошибку или боитесь критики.
К примеру, вы систематически опаздываете, а сроки сдачи работы всегда застают вас врасплох. Соответственно, у вас не остаётся времени на личную жизнь и восстановление сил. Что же происходит? Дело в том, что прокрастинация приносит ощутимую выгоду: она даёт временное освобождение от стресса. Но помните, что источник стресса находится внутри вас. Для того чтобы полностью и реально избавиться от него, важно найти в своём проекте отправную точку.
Переработки порождаются сочетанием геройства и чувства вины. Оно, в свою очередь, может быть вызвано обещанием сделать работу. Однако нужно с самого начала осознавать: у переработок много общего с покупкой в кредит. Если с помощью кредитной карты вы можете приобрести какую-то вещь прямо сейчас, то впоследствии вы так или иначе должны будете расплатиться за это живыми деньгами. И кроме основной суммы покупки, вам придётся потратиться и на проценты банку. То же самое происходит и со временем. Не сделав что-то сейчас, вы в будущем также будете выплачивать по процентам, которые будут тормозить вас.
Человек способен сделать больше, если будет придерживаться устойчивого темпа. Наш мозг нуждается в регулярном отдыхе, и короткие передышки ему на пользу. Кроме того, не стоит забывать и про длинные ежедневные перерывы, когда вы отдыхаете от рабочей обстановки в целом.
В 1933-ем году Хедвиг фон Ресторф осуществила несколько опытов, связанных с памятью. На основании своих экспериментов она сделала вывод, что элемент, выделенный среди остальных, запоминается лучше. Скажем, если вы пойдёте в магазин и заметите среди белых ценников один цветной, то скорее всего именно он вам и запомнится.
Эффект Ресторф говорит о том, что человек способен хранить в памяти то, что выделено в ряде других предметов. Для того чтобы использовать это знание при работе со списком сегодняшних дел, запишите текущую задачу на полоску бумаги. Положите перед собой и выделите её каким-либо цветным маркером. По завершении достаточно вычеркнуть его из списка.
Выделенная задача – это задача, которой вы посвящаете всё своё внимание в данный момент. Получается, что список определяет два состояния человека: полный фокус на одном деле или отсутствие фокуса на чём-либо другом. В этом списке только одно дело, которое требует решения. И ваша задача – в течение 25 минут полностью сосредоточиться именно на этом деле.
Итак, прошло 25 минут – таймер подаёт сигнал. Это значит, что вы справились с одним помидором. Смело ставьте пометку рядом с этим делом, а после этого можно прерваться. Длительность перерыва зависит от вас: в это время вы должны полностью отключиться от своего занятия и вообще любой другой деятельности, связанной с умственным напряжением. Трёх – пяти минут достаточно, чтобы попить воды или подумать о будущем обеде.
Лучше всего, если вы сможете отойти от своего рабочего места. Скажем, размять ноги. Так вы сможете освободить свою голову от мыслей о предыдущей задаче и расслабить плечи и спину.
После перерыва определитесь, хотите ли вы заниматься далее этим делом или возьмётесь за другое. Переключение происходит в двух случаях: когда задача полностью решена, или вы сменили приоритеты.
Вычёркиваем лишнее
Необходимость выбирать между имеющимися вариантами может вызвать чувство тревоги и помешать сосредоточиться. Имея слишком большое количество альтернатив, человек вынужден принимать много решений. Получается, что на действительно важные вещи остаётся совершенно немного времени. Выбор порождает беспокойство, а оценка альтернатив забирает бесценный ресурс и мешает сконцентрироваться.
Однако каждый из нас хочет посвящать время только наиболее важным вещам. Когда вокруг всё меняется, мы также должны пересматривать приоритетность задач. Тем не менее, важно ограничить моменты, когда человек вынужден расставлять или пересматривать приоритеты. Вместе с тем такие моменты должны быть достаточно частыми, чтобы можно было адекватно реагировать на смену обстановки. Или иными словами, переключаться с одной деятельности на другую.
К примеру, в середине помидора вы вдруг вспомнили, что обещали сходить с другом в кино. Уже бросились набирать номер? Ни в коем случае не прерывайте процесс, предписанный методом помидора. Если вы хотите сократить до минимума помехи, прежде всего, нужно осознать эти факты. Сколько раз в день вы прерываетесь на различные отвлечения? С чем они связаны? Вы должны увидеть их.
Вместо того чтобы звонить другу, запишите на листке «позвонить другу». В середине листа прямо под запланированными делами можно расположить прочие срочные и внеплановые задачи. К примеру, если вы уже практически опаздываете на сеанс, звонок становится более срочным делом. После этого на полях списка дел на день справа от текущего дела поставьте маленькую черту. Она позволит сосчитать внутренние помехи, которые прерывают вас в течение дня. Не забывайте анализировать результат: это число не просто дань лихорадочному чувству, что вы что-то забыли, а информация о том, сколько помех в работе вы преодолевали сегодня. Важно не упустить момент и ещё решительнее взяться за текущую задачу, чтобы завершить её.
Сталкиваясь с внутренней помехой, вы должны не просто принять её, но и записать, немедленно возвращаясь к прерванной текущей задаче.
Лучшая стратегия работы с помехами заключается в том, чтобы замечать и принимать их, корректируя план или устраняя помеху. Не забывайте, что внутри помидора нельзя переключаться между делами! Основное правило заключается именно в этом: раз уж начали работать с конкретной задачей, работайте до конца. Внутренние убеждения могут подталкивать вас к отвлечению, но шаг в сторону, и вы уже нарушите свою концентрацию. Важно понять, что касса кинотеатра или друг ответит на звонок в любом случае, позвоните вы сейчас или через пару часов.
Подумали о каком-то деле? Запишите его. Так вы не забудете о нём, но в то же время освободите свой мозг. Тем более что вы можете либо внести это дело в сегодняшний план, либо назначить на другой день. Другими словами, то, что внезапно вам захотелось сделать, теперь есть в плане и является его частью.
Однако существуют помехи, которые невозможно преодолеть. К примеру, банальный поход в туалет. Если вы чувствуете необходимость выйти, не стоит пытаться завершить свой помидор, даже если осталось 10 минут. Можно ли вернуться и продолжить начатую задачу? Нет, поскольку метод помидора предполагает неделимость. Если вы оставили своё дело даже на некоторое время, вы должны обнулить его. Этот «помидорный» отрезок времени не принимается в расчёт, поэтому вы не можете пометить его как завершённый. Вместо этого вам предстоит завести таймер на следующие 25 минут и начать следующий «помидор».
Почему же нельзя сформировать «помидор» из коротких интервалов времени? Дело в том, что так вы нарушите приемлемый для вас ритм и сведёте на нет всю пользу метода, потому что будете чрезмерно подвержены искушению прерваться. В то же время обнулённый помидор не стоит рассматривать как неудачу. Ведь количество завершённых дел не является универсальным мерилом вашего профессионализма, усидчивости или компетентности в делах. Это обычное число полноценных двадцати пяти минут усилий, направленных на совершенствование своего рабочего процесса.
Теперь поговорим о планировании. Если вы будете взвешенно оценивать результаты своего труда, то ваше ежедневное соглашение с собой станет более реалистичным. В результате усилится ваша мотивация. Записывая количество завершённых помидоров, вы сможете получить правильное представление о своей скорости работы.
Выбирая в начале дня самые важные дела из списка, вы должны иметь в виду свою скорость. Список оценок не должен превышать выбранные дела. Записывая выбранные дела, используйте простую схему: добавляйте рядом с каждым из них столько квадратиков, сколько помидоров требуется по вашему мнению.
Соответственно, после каждого звонка таймера, сигнализирующего, что помидор кончился и настало время перерыва, ставьте крестик в квадратик с текущим делом. Это поможет вам понимать, сколько времени потрачено на данное дело и насколько правильно вы оценили свои возможности. В этом случае могут быть три варианта развития событий:
Первый. Пустые квадратики кончатся раньше, чем вы завершите дело. Это говорит о том, что вы недооценили масштаб задачи.
Второй. Вы завершаете дело быстрее, чем зачеркнули последний квадрат.
Третий. Вы уложились в план.
