Второй. Вы завершаете дело быстрее, чем зачеркнули последний квадрат.
Третий. Вы уложились в план.
Что же делать в том случае, если вы не закончили начатое дело, а пустые квадратики уже кончились? Это говорит о том, что вы не совсем правильно оценили количество помидоров, которое потребуется для выполнения определённой задачи. При таком раскладе вам следует провести переоценку, предполагая, сколько ещё времени понадобится для работы над данным делом. Не забудьте дорисовать дополнительные кружочки в соответствии со своей оценкой.
Если же происходит аналогичная ситуация вновь: все помидоры исчерпаны, а решение не готово – вы проводите третью и последнюю переоценку. Теперь вам нужно добавить треугольники, так вы отмечаете потребовавшееся дополнительное время. У вас получилось попасть в прогноз после третьей переоценки – поздравляем, это хорошо. В противном случае речь идёт о серьёзном провале. Внимательно проанализируйте, почему вы недооцениваете задачу. Возможно, вам предстоит разбить дела на более мелкие и не такие громоздкие. Сложно устроенные задачи по своей природе не поддаются точной оценке, так что не расстраивайтесь.
Пожинаем плоды
Итак, вы заканчиваете помидор за помидором, делая незначительные перерывы. В конце дня процесс завершается, когда вы выполняете все намеченные дела. Не забывайте вычёркивать из списка дел на день те, с которыми вы смогли справиться. Помните: нельзя переключаться между делами, пока не закончилось время!
Возникает закономерный вопрос: что же делать, если вы закончили поставленную задачу, а время ещё осталось? Потратьте оставшиеся минуты на сверхобучение. Вы можете повторять, что уже сделали, чтобы закрепить навыки. Не помешает поиск того, что поможет вам улучшить свой результат. Вы можете записывать свои новые мысли и будущие идеи до тех пор, пока не прозвенит таймер.
Сверхобучение – это развитие, которое происходит в момент после достижения определённого уровня мастерства. Если вы действительно хотите добиться превосходства в одной из выбранных отраслей, вам нужно обязательно уделять время сверхобучению.
Нельзя переключаться между делами в середине помидора. Однако заниматься сверхобучением можно. Дело в том, что возможность отвлечься от поставленной задачи вносила бы постоянную сумятицу в ваш график работы. Остановка посередине помидора обязательно собьёт вас с ритма. А поскольку такое прерванное дело станет короче остальных, то его уже нельзя будет сопоставить с прочими.
Теперь рассмотрим такой вариант. Допустим, у вас есть множество задач, продолжительность которых вам нужно чётко обозначить. Об этом могут просить коллеги, заказчики или близкие люди. При этом методом помидора вы не пользуетесь, и это может вызвать определённые проблемы. Как только вы спрогнозировали, сколько времени потратите на ту или иную задачу, вы словно даёте обещание. Это определённо вызывает чувство тревожности. Проблема заключается в следующем: вы не уверены, сколько действительно времени потребует дело, но если вы не выполните вовремя задачу, вас ждут неприятности. Состояние тревожности снижает вашу продуктивность и ослабляет мотивацию.
Как мы уже разобрали, в методе помидора 25 минут сосредоточенных усилий и называются «помидором». Это абстрактная неделимая единица времени. Вы даёте обещание в течение этих 25 минут приложить максимум усилий для решения задачи наилучшим из имеющихся в вашем распоряжении способов. Пока вы занимаетесь этой задачей, вопрос о том, сможете ли вы решить её, даже не рассматривается. В то же время значение имеет всё, что делаете вы.
Как это поможет вам в соблюдении срока поставленной задачи? В целом, никак. Но, находясь внутри «помидора», вы должны думать только об этих 25 минутах, а не о том, как решить всю задачу. Это позволит вам лучше сосредоточиться.
Таймер всегда должен быть у вас на виду. Он ведёт обратный отчёт от 25 к нулю. Как только это время проходит, вы можете вознаградить себя: отметить крестиком один завершённый «помидор» и позволить себе отдохнуть, не отягощаясь чувством вины. Так вы на протяжении всего помидора будете чувствовать себя всё ближе и ближе к вознаграждению.
В конце дня наступает этап записи. Для новичков будет полезно ежедневно считать количество выполненных помидоров. Таким образом, ваш протокол будет состоять из двух колонок: даты и завершённых дел. Если каждый день заполнять таблицу, это войдёт в привычку, не будет вызывать никаких проблем. Каждая строка соответствует одному дню – так проще ориентироваться и сравнивать результаты.
Мониторинг позволяет отвечать на вопросы о ходе работы и повышать продуктивность. К примеру, одним из вопросов может стать: почему я так много вкладываю сил, но при этом выполняю так мало дел? Вполне вероятно, что вы не до конца доводите свои 25-минутные временные интервалы. Насколько это плохо или хорошо – решать вам. Вполне возможно, вы тратите большую часть времени на помощь другим. В любом случае, теперь у вас есть корректное и основанное на опыте объяснение.
Время для следующего упражнения. Возьмите ручку, лист бумаги и таймер. Посмотрите по календарю, сколько пунктов было в вашей вчерашней повестке дня. Если были назначены деловые встречи – запишите их. Не забудьте проставить дату напротив количества дел, которые вы смогли выполнить. На следующей строке сделайте то же самое для предыдущего дня. Продолжайте двигаться дальше в прошлое, пока не прозвенит таймер.
А теперь время оценить свой протокол. Посчитайте, сколько рабочих элементов приходится в среднем на один день. Получилось больше или меньше, чем вы думали? От этого зависит, стоит ли вам заполнять свой календарь более плотно или отказаться от определённых дел.
Непрерывное совершенствование – вот к чему вы должны стремиться. Такой подход к организации работы подразумевает постоянные изменения, направленные на улучшение рабочего процесса. К примеру, поддержание чистоты и порядка должно быть частью вашей ежедневной работы. Вам нужно ежедневно спрашивать себя: нужно ли делить задачи на более мелкие части? Насколько сильно докучают постоянные помехи? Есть ли излишества в стандартных задачах и личном рабочем процессе?
Научный подход позволяет не забывать о совершенствовании. В первую очередь, нужно стандартизировать свою деятельность, а после измерить её, сравнивая полученные показатели с изначальными требованиями. При необходимости не бойтесь вносить изменения.
Например, вы приняли решение, что увеличите время «помидора» до 40 минут. Затем в конце периода нужно просчитать, действительно ли такой вариант соответствует ожиданиям или вы много отвлекаетесь. На основе анализа вы можете либо сократить длительность помидора, либо оставить на выбранном уровне.
Развиваемся дальше
Вы уже запомнили, что переключаться между делами или прекращать текущее дело в середине «помидора» категорически запрещено. Но что делать, если есть помехи, не подвластные нам? К примеру, вы вспомнили о важном деле, не терпящем отлагательств, или вам захотелось в туалет. Метод помидора защищает от проволочек и помех. Однако есть методы, позволяющие обходить их наиболее эффективным и разумным способом.
Американские учёные провели исследования, доказывающие, что офисные работники отвлекаются примерно каждые три минуты. Те из них, кто работает за компьютером, открывают около восьми окон в браузере. Для того чтобы описать последствия такого стиля работы, психиатр Эдвард Хэллоуэлл ввёл термин «синдром приобретённого дефицита внимания». Он говорит о том, что мозг человека постоянно захлёстывают потоки информации, и им нет числа.
Задумайтесь и представьте: вы начинаете рабочий день с сортировки почты. Тут же вы получаете звонок по работе, и вам говорят срочно отправить какой-либо документ. В то же время в ваш офис заходит коллега, который пришёл уладить совместный вопрос. А через полчаса у вас совещание, к которому нужно подготовиться. Сложно, не правда ли?
Последние исследования деятельности мозга доказали, что при попытках одновременно решать несколько задач и при столкновении с отвлекающими факторами задействуется один и тот же участок. Он же связан с такой характеристикой как ёмкость рабочей памяти. Отвлекаясь на что бы то ни было, мы теряем ту информацию, которая только что отложилась в памяти. А вот вернуть утраченное внимание – довольно долгий процесс, который может дорого обойтись.
Помехи есть всегда. Новые запросы поступают непрерывно. Если вы всё время пытаетесь решить задачу, которая появляется последней, ваши долгосрочные дела будут постоянно откладываться в долгий ящик. Вы так никогда с ними не справитесь.
Постоянный процесс получения новой информации будет не просто отнимать ваше время, но и рабочую силу. Если вы будете тратить свою энергию в таком темпе, у вас не получится довести что-либо до конца. В итоге возникает хроническое раздражение, стресс, снижается результативность.
