На практике это выглядит так.
У всех все расписано. Календарики, ежедневники, органайзеры. Недели, дни, часы. События, встречи, дела. И трудно что-то перенести или сдвинуть, нарушится вся цепочка. Как запланировано, так все и будет. Время – как прямая линия, которую можно разбить на отрезки, имеющие начало и конец. И каждый отрезок ценен, его нужно отмерить и использовать с умом. Чем лучше ты это делаешь, тем большего успеха достигнешь, более эффективным будешь считаться.
Эффективный менеджер жаждет планирования. Взгляд на расписание приводит к всплеску адреналина в его крови. Он мобилен, готов к действиям, встречам, расстановке приоритетов, планированию и выполнению планов. Он не просто приходит вовремя, он приходит для решения конкретных вопросов и при встрече говорит именно и только о деле. Здесь это – тоже форма вежливости.
...
Хотя представители стран Востока, для которых приоритетны личные связи, симпатии и расположение, воспринимают это, напротив, как невежливость, жесткость, расчетливость. Для американцев же личные симпатии или антипатии с бизнесом не связаны никак. Это – из другого измерения. В Америке все мобильно. Работу каждый меняет по многу раз в течение жизни. Место жительства тоже. Связи, конечно, полезны для бизнеса и особенно для карьеры, при поиске и смены работы, но это отнюдь не главное при проведении конкретной сделки, подписании соглашения и т. п.
Считается продуктивным планировать последовательное решение задач. Нельзя распыляться. Начинать новое дело рекомендуется после завершения предыдущего. Можно делать много дел, тянуть несколько проектов сразу, но это менее эффективно. В принципе, работники, которые успешно ведут несколько разнородных проектов ( multitasking ), ценятся, и зачастую это бывает необходимо, но это не лучший вариант, и в рамках каждого проекта рекомендуется все делать последовательно, доводя дело до конца в разумные сроки.
...
У нас идти несколькими путями, вести несколько работ одновременно, чтобы «не класть все яйца в одну корзину» любят. Различие в подходах – от уже упоминавшейся разницы в образе мышления. У нас норма – рассчитывать на срывы, неудачи и страховаться. Их норма – рассчитывать на успех! Который, как вы помните, там считается неизбежным, если все делать верно. А зачем же делать иначе?
Сюрпризов в делах там не любят. Если начальство о чем-то узнает неожиданно, причем не важно, об успехе или неудаче, это для вас большой минус. Как только заметили тенденцию к изменениям – сообщите, обсудите и скорректируйте планы. Это касается и сроков их выполнения. Худший вариант – держать остальных в неведении, надеясь, что обойдется.
Планированию сроков и ресурсов уделяется чрезвычайно много времени. Этому учат, как основному элементу правильных действий, приводящих к желаемому результату.
Учеба
Рационально использовать время учат в Америке постоянно. Сначала в школе, а потом на работе. Здесь часто организуются специальные курсы, занятия, тренинги. Обучение одного сотрудника на таких курсах в течение дня обходится фирме достаточно дорого, однако на это идут и переподготовку проводят регулярно. Причина понятна: эффективно, окупается.
Вот пример советов, которые осваиваются при такой учебе.
1. Планируйте время. Организуйте рабочий день и неделю, составляя список дел, которые необходимо сделать.
2. Планируйте, что вас будут прерывать. Учитывайте, что задача займет больше времени, чем требует в теории. Делайте планы реальными.
3. Расставляйте приоритеты. Выделяйте основные, наиболее важные дела. Отодвигайте менее важные. Если необходимо – избавляйтесь от них. Старайтесь ежедневно достичь основной, наиболее крупной цели.
4. Делегируйте, передавайте работу, которую могут сделать за вас помощники. Делайте это регулярно. Не вязните в деталях.
5. Предусмотрите время, в которое вас не будут отвлекать . Все дела, требующие концентрации, планируйте на это время.
6. Определите и спланируйте свое наилучшее время. То, когда вы наиболее продуктивны. У каждого оно свое.
7. Боритесь с растягиванием дел. Не откладывайте на завтра сегодняшнего. Устанавливайте сроки и выполняйте их. Начинайте с основного, самого тяжелого дела.
И все это на практике стараются выполнять.
Итоги
Битва со временем – постоянный спутник жизни американцев. Время утекает. За ним не угнаться. Оно опережает. Вы всегда в цейтноте. Выиграть в этой битве нельзя.
Но выглядеть достойным бойцом можно вполне. Успевают и делают очень многое. Гонка за временем гораздо эффективнее, результативнее, чем ее отсутствие. Высокий уровень жизни в Америке – следствие этой гонки.
Но и минусы существенны. По опросам каждый четвертый американец чувствует, что он не успевает. Спешит изо всех сил, а не получается. В результате многие живут в состоянии постоянного стресса.
Таков здесь общий психологический климат.
Все должно быть сделано вовремя, а лучше прямо «здесь и сейчас». Этот лозунг, являющийся хитом современной психологии, имеет американское происхождение. Если от вас чего-то просят, то вопрос: «Когда это нужно сделать?» является, по сути, оттягиванием дела. Когда? Естественно сейчас, и чем скорее, тем лучше. Ибо когда надо, тогда и спрашивают....
Одна из любимых шуток американских менеджеров: «Если бы это мне было нужно завтра, то я и спросил бы об этом завтра».
Исполнить в срок абсолютно все практически невозможно. Но все спешат и на это нацелены. Стараются втиснуть в каждый день, в каждый час как можно больше. Сроки всегда четко намечены. Без определения временных границ ничего не делается, а если иногда и делается, то выглядит это плохо. Люди чувствуют себя в такой ситуации неуютно.
Вот так напряженно они и живут. Это не единственно возможный способ жизни. В своей деревне можно жить спокойнее. Но если вас не устраивает просто «быть», а хочется еще и «иметь», приходится жить именно так.
2.2.5. Совещания
Говорящий не боится, боящийся не говорит.
Китайская пословица
Знающий не говорит, говорящий не знает.
Японская пословица
Сядем рядком, да поговорим ладком.
Русская пословица
Чтобы работа была эффективной, нужно чтобы она была согласованной. Особенно трудно достичь слаженных действий ярким индивидуалистам, какими являются американцы. Отсюда вытекает необходимость проведения совещаний, собраний, обсуждений.
И они в американских фирмах действительно распространены и проводятся регулярно. Это рабочая норма, деловая необходимость, целесообразность которой для всех очевидна.
Совещания недлинны, конкретны. Мало похожи на наши коллективные поиски истины, согласия или виноватых.
...
В главах о фактах, времени, письменных материалах изложены некоторые аспекты американской бизнес-культуры, прямо касающиеся собраний и совещаний. Постараемся не повторяться. Суть в том, что все должно быть подготовлено, аргументировано, регламентировано и запротоколировано.
Рассмотрим, какая цель ставится при проведении совещаний, как они готовятся, как проводятся и что получает фирма в итоге.
Цель
Основная задача собраний и совещаний – не получение одобрения или согласия народа (сотрудников), а обмен информацией и выработка тактики действий. Стратегическое решение обычно принимают до собрания, а вот лучшие варианты его выполнения часто обсуждаются.
В коллективистских культурах, на Востоке, в том числе в наших фирмах и организациях, практически все обо всем знают, получая информацию по неформальным каналам. В американских компаниях информация разделена на кусочки и общую картину мало кто представляет. Дать ее обзор – одна из задач совещаний.
Не менее важная задача, решаемая именно при личных контактах – координация работ. Кроме того, считается, что собирать людей необходимо из психологических соображений, чтобы возникало чувство единой команды.
Итак, организаторы совещаний обычно преследуют следующие цели:
1. Генерирование вариантов решения проблемы.
2. Сообщение определенной информации о задачах, деятельности, итогах работы компании из первых уст.
3. Согласование планов действий и организация совместной работы сотрудников, особенно из разных подразделений. Более тесное их знакомство, сплочение.
Подготовка
Собрания и совещания всегда загодя и тщательно планируют. Причем готовятся не только организаторы и ведущие, а все будущие участники. Приглашают на собрания индивидуально, только тех, кто нужен. Будущих участников заранее знакомят с повесткой дня, планом ведения (кто будет присутствовать, что и в какой последовательности предполагается обсудить, каковы цель собрания и его ожидаемый результат).
