Определению цели уделяется особое внимание. Каждому должно быть ясно, чего хотят достичь. Важнейшие вопросы ставятся в начало повестки дня, их не должно быть много. Повестка дня раздается всем до собрания в письменном виде.
Каждый готовится к возможному выступлению. Факты, графики, цифры должны быть под рукой, текст отрепетирован....
Если вы знали, что возможно выступление, а говорили не гладко, – будете выглядеть в лучшем случае глупо, а в худшем, как человек, не уважающий других и их время.
К собранию часто готовят так называемые раздаточные материалы (handouts). Это письменная и графическая информация для каждого участника. Легче всего – просто распечатать иллюстрации, которые будут показаны с компьютера (PowerPoint). Если Вы просто поговорите и сядете, как это иногда практикуется у нас, то будете выглядеть дико, как человек неподготовленный. Так не делается. Обычно показывают картинки на большом экране, с ноутбука. Что бы вы ни сказали, без информации, воспринимаемой визуально, выступление будет менее убедительным.
Проведение
Служебные совещания – часть работы и, как любая работа это не просто разговор. Все обязательно документируется, даже если для решения вопроса собирались всего два-три сотрудника. Из протокола всегда ясно, что обсуждалось, к чему пришли, кто, что и когда должен далее сделать. Протокол совещания всегда помещается в Интернет. Всем ваши обязательства видны, и их нужно выполнять.
Ценится, чтобы мероприятие было коротким и четко целевым. Все приглашенные непременно участвуют в нем активно. Сидеть и просто слушать – значит, не работать, и так никто не поступает. Все имеют равное право голоса независимо от должности.
Проходит собрание или совещание примерно так.
1. Начало. Всегда вовремя, без задержек. Люди не опаздывают. Тех, кто мог бы опоздать, здесь просто не держат.
2. Обсуждение повестки дня. Делается ее краткий обзор и расстановка приоритетов. Здесь могут быть внесены изменения. Но после принятия повестки ей следуют неукоснительно. Все новые вопросы, возникающие в ходе обсуждения, либо относятся на следующие совещания, либо решаются позже заинтересованными лицами. Отклонения от повестки дня пресекаются.
3. По каждому обсуждаемому вопросу обязательно принимается решение и разрабатывается конкретный план действий. Определяются ответственный, цель, промежуточные результаты, сроки, формы контроля (все с обязательной письменной отчетностью).
4. Перед тем, как собрание закрыть, ведущий обязательно делает краткое резюме, повторяет основные решения.
5. Заканчивается собрание вовремя или досрочно. Во времени все расписано. Помещение дают на определенный срок. Далее оно потребуется другим. Задержки недопустимы.
Сейчас, учитывая глобализацию, обсуждения часто требуют участия сотрудников, рассредоточенных по всему свету. Для экономии денег и времени совещания ведут в режиме телеконференции, где, впрочем, правила все те же. Так, живущий в Америке соавтор каждую пятницу утром участвует в совещании по своему глобальному проекту с участием активно занятых в нем сотрудников, включающихся из нескольких районов США, Швейцарии, Англии, Германии, Тайваня и континентального Китая. Вопреки тому, что можно было бы ожидать, координация работает и проект продвигается вполне успешно. В последнее время появились технические возможности телеконференций с картинкой.
Результат
Когда все расходятся, начинают работать принятые решения. Но сначала они оформляются. Последовательность такова.
1. Готовится протокол собрания, отчет о нем. Делается это быстро и отчет раздается участникам в короткие сроки.
2. Ответственный отслеживает, как решаются поставленные задачи и соответствует ли ход дел намеченным срокам. Причем, если вы что-то затягиваете – напомнят, а если сделали вовремя и хорошо – обязательно поблагодарят.
3. Специально работают с предложениями, возникшими в ходе собрания, но не вошедшими в повестку дня. Ничто дельное не будет отметено и забыто.
В целом процедура проведения совещаний хорошо отлажена и четко соблюдается. Все это действительно работает.
2.2.6. Переговоры
Умение вести разговор – это талант.
СтендальДостижение договоренности между партнерами, между продавцом и клиентом – основа бизнеса. Процедура эта отрабатывалась веками. До сих пор в ход здесь идут и кнут, и пряник, однако, в основе современных переговоров – принцип равноправия и независимости сторон, а также понимание необходимости единой трактовки и четкой фиксации согласованного. Но и традиции свою роль играют.
Запад и Восток: как и кем ведутся переговоры
Сначала о том, как переговоры ведутся, об их стиле и стратегических целях.
В последние десятилетия очень сильно сказывается взаимное влияние культур, в том числе и в вопросе ведения переговоров. Японцы, южнокорейцы и другие «молодые драконы» ведут бизнес в западном стиле и на переговорах стараются быть конкретными и прагматичными....
Кстати, сейчас уже не все помнят, что Япония совершила свой экономический скачок именно потому, что после победы во Второй мировой войне США посадили там свою администрацию и, поначалу насильно, внедрили свой стиль управления. Мы проделали подобное со странами Восточной Европы. Результат известен.
Азия на Америку тоже влияет. Популярная в сегодняшнем менеджменте концепция переговоров без проигравших ( win-win situation ) имеет, по сути, азиатскую природу. Именно на Востоке всегда стремились никого не обидеть. Традиционно американский стиль – соревновательный, с выявлением победителя.
...
Американцев воспитывают на спорте. Физическая подготовка – важная сторона жизни в школе и колледже. Помните, когда-то персонажем анекдотов у нас был туповатый спортсмен-студент, которого в ВУЗе только за рекорды и держали? Так вот, у них таких студентов масса. Спорт в почете. Костяная башка, которая хорошо мячик отбивает, часто путевка в жизнь для человека из низов. А главное – спорт, а им там занимаются все, это как бы школа жизни. Людей учат взаимодействовать в команде, побеждать и проигрывать.
Правда, сами американцы представляют сейчас «переговоры без проигравших», как последнюю, оригинальную и чрезвычайно перспективную свою разработку. На деле же, повторим, это азиатская идея, адаптированная к современным условиям.
...
А стиль этот без сомнения лучший. Ведь главное, действительно, не победить кого-то, а решить вопрос. И если это удается сделать с обоюдной для сторон выгодой, выигрывает экономика страны в целом. Скажем, и производителю и клиенту выгодно выпускать и продавать (покупать) хорошую вещь по справедливой цене. Все получается, когда и продавец и покупатель заинтересованы друг в друге, четко выполняют свои обязательства и нацелены на долгосрочное взаимодействие. Надуть, продав что-то втридорога или сплавив некачественный товар можно только раз. А потом? В перспективе обе стороны потерпят от этого убытки. Мы от понимания этого далековаты, хотя еще Петр I нещадно давил купцов-плутов и поощрял торгующих без обмана и качественным товаром. Азиатское– «не обманешь – не продашь» – в нас сидит крепко.
Вот еще, пришедшее из Азии в мировую практику согласования. В последнее время часто, особенно в переговорах на высоком уровне, решение основной проблемы, ради которой собрались, является лишь частью общего переговорного процесса. Рассматриваются не требующие быстрого решения вопросы, а требующие сиюминутного решения, могут быть отложены. В угол никого не загоняют. Согласовываются общие стратегические интересы. Учитываются личные симпатии лидеров. Много устных договоренностей. Решения принимаются только в самом конце. Все это американскому стилю несвойственно. Правда, касается это в основном переговоров на уровне государств, ведущихся их первыми лицами.
Кем ведутся переговоры
С этим весьма существенным моментом связано еще одно принципиальное отличие в подходе к ним на Востоке и Западе.
В Америке всегда есть конкретное лицо, отвечающее за вопрос и принимающее на своем уровне окончательные решения. Справляется плохо – быстро уберут. Но назначенный на его место (естественный отбор) будет обладать теми же правами. Ответственность персонифицирована. В Азии она размыта. Решения принимают коллегиально. Кто конкретно виноват – не установишь....
Вспомните знаменитые расстрельные решения сталинского политбюро. Подписывали их все. И горбачевский консенсус – отсюда же. Это совсем не гримасы коммунизма, а типичные азиатские традиции. Ответственность размазывается, чтобы от нее всегда можно было увернуться.
