Как и прежде, разложите весь свой контент на большой плоской поверхности (скажем, на столе или на полу) и сходите за кофе. Важно немного отстраниться от контента, на сбор которого у вас ушло так много сил.
Когда кофе остынет настолько, что можно будет прихлебывать его без опаски, возвращайтесь к своему контенту и начинайте применять к нему следующие критерии:
СовместимостьСовместимость – это когда все элементы презентации подходят друг к другу как с точки зрения контента, так и в терминах визуального оформления. Стоит вам оставить в презентации фрагмент контента, несовместимый с остальными, – и он будет, как бельмо на глазу, отвлекать аудиторию, не выполняя при этом никакой функции.
РелевантностьРелевантность идет бок о бок с совместимостью. Релевантность связана с удивительной способностью мозга автоматически предлагать решения.
Лучше всего это поясняет поговорка «За деревьями не видно леса». Если в вашей презентации слишком мало контента, аудитория будет пытаться заполнять пробелы, строя всевозможные предположения. За этим с неизбежностью следует риск прийти к неверным выводам, что ставит под угрозу доходчивость и силу воздействия вашего сообщения. Точно так же, если вы предлагаете аудитории слишком много контента, она перескакивает в режим «фильтрации», который несет в себе сходный риск понять что-то неправильно.
Решение этой проблемы очевидно: используйте только релевантный контент, который способен подкрепить ваше ключевое послание.
РазличимостьНаконец, у нас есть различимость. Это несколько вычурный способ описать важнейшее правило создания презентации. Большие блоки информации на слайдах мало способствуют вовлеченности аудитории и пониманию вашего сообщения.
Забросать аудиторию контентом – пусть даже релевантным и соответствующим сути сообщения – означает просто перегрузить слушателей информацией и потерять их внимание. Аудитория нуждается в вашей помощи, чтобы различать в потоке информации те фрагменты, которые вы ей преподносите, и усваивать их своевременно и в нужном порядке.
Бритва лаборатории презентаций: отбор и чистка
Когда основа положена, можно начинать процедуру отбора нужного и отбраковки ненужного контента, с тем чтобы остались только самые важные и наиболее релевантные элементы.
Вариант 1Создание совершенно новой презентацииСамый первый и самый простой метод – начать презентацию с нуля. Разобравшись в своей аудитории, отточив сообщение и создав уникальный документ с потоком повествования, вы уже проделали значительную часть пути.
Документированный поток повествования прекрасно задает ориентиры, указывая, какой контент нужно, а какой не нужно включать в окончательную версию презентации. Создавая историю заранее, вы сами вырежете из ее структуры большую часть избыточной информации, понимая, что любые отклонения от темы снижают эффективность сообщения.
Помня об этом, просто отбирайте тот контент, который действительно необходим вашей аудитории, чтобы она могла сохранять заинтересованность и понимать ваше сообщение в соответствии с документированным потоком повествования. Все то, что остается на полу монтажной комнаты, вам попросту не нужно.
Вариант 2Оптимизация существующей презентацииМожно, конечно, надеяться на то, что вы будете создавать с нуля все презентации, однако в действительности большая их часть – это повторение старых выступлений и речей или же беспорядочный набор слайдов и идей, надерганных из разных источников. И хотя мне хотелось бы, чтобы вы начинали с чистого листа (как при полной оптимизации презентации), я вынужден признать, что реальность время от времени вмешивается и вносит свои поправки: иногда презентацию требуется собрать в очень короткий срок. Так что приступим.
Этап 1Передача сообщенияОдно лишь то, что вы начинаете работу с уже имеющегося набора слайдов (или нескольких наборов), не избавит вас от сложностей, когда дело дойдет до подтверждения сообщения. Потратив время на определение или повторную проработку своего сообщения, вы даете себе отличную возможность сохранить лучшую часть контента и избавиться от всего лишнего.
Изучите свою новую аудиторию и ее «тепловую карту» (любители фактов / эмоциональные слушатели / визионеры). Могут ли они вынести из вашего сообщения что-то такое, что вы не принимали во внимание прежде? В чем состоят их цели по схеме «непременно – надо – хорошо бы»?
Этап 2ИсторияИ снова то же самое: работая с существующей презентацией, вы можете счесть, что с историей у вас уже все в порядке. Однако если вы потратите время на анализ и тонкую настройку истории, то сможете выступить более уверенно и емко.
Подумайте о том, как отзовется ваша история в умах и сердцах разных типов аудитории (любители фактов / эмоциональные слушатели / визионеры), и постарайтесь все время держать в голове соответствующие моменты.
Как только эти цели достигнуты, можно перейти к следующему этапу – подкрепить свою историю правильным контентом.
Этап 3ФильтрацияВ ходе этого относительно простого процесса вы определяете, какие именно элементы из всего изобилия вашего контента помогут аудитории осмыслить и усвоить каждую часть вашей истории. Здесь снова будет полезен профиль аудитории: сколько вам нужно фактического контента? А сколько контента для эмоциональных слушателей? А для визионеров?
Отфильтровывайте и выкидывайте из презентации ту информацию, которая не служит этой цели. Например, тот факт, что вы очень много работали над своей презентацией и очень много знаете о ее предмете, может придать уверенности вам, но вряд ли заметно повлияет на окончательное решение, которое принимает служба закупок потенциального клиента. Оставьте только тот контент, который имеет значение для них; все остальное вы, в конце концов, можете поместить в печатные раздаточные материалы.
Этап 4Избавление от жаргонаЖаргон – это своеобразное явление. Порой кажется, что он материализуется из воздуха и оседает в презентациях тайком от докладчиков. Лишь после нескольких не слишком удачных презентаций докладчики просматривают свои наборы слайдов и осознают, что на их слайдах, в их заметках и в текстах их выступлений полно ТБС (трехбуквенных сокращений).
