Рис. 11. Этапы принятия рационального решения проблем и задач
Степень коллегиальности при принятии решения может изменяться и зависит от поведения менеджера и принятого им стиля руководства (рис. 12).
Какой степенью коллегиальности ни характеризовалось бы принятое решение, ответственность за него несет тот сотрудник, чьи полномочия предусматривают его принятие. Предположим, что решение принято в кабинете конкретного менеджера путем голосования или консенсуса, т. е. оно является коллективным. Ответственность за это решение не становится коллективной. Если решение повлекло за собой негативные последствия, то вышестоящие менеджеры накажут не участников обсуждения и коллективного принятия решения, а того менеджера, чьи полномочия предусматривают принятие этого решения. Поэтому менеджер не должен неосмотрительно доверяться коллективному мнению, он должен помнить, что коллективное решение не снимает ответственности лично с него.
Рис. 12. Степень коллегиальности при принятии решений
Если коллективное решение оказалось удачным, то похвалят и, возможно, наградят тоже того руководителя, полномочия которого предусматривают принятие этого решения. И тогда при вручении награды он сможет с полным основанием сказать: «Дорогие коллеги! Позвольте считать эту высокую награду заслугой всего коллектива!..»
Оптимальное соотношение единоличного и коллегиального в принятии решений неизвестно. В каждом конкретном случае оно может быть своим. Однако исследования показывают, что групповые суждения по точности превосходят индивидуальные. Самый значительный прирост точности групповых суждений происходит, когда группа состоит из 5-10 человек.
Можно выявить определенные задачи менеджмента, которые предпочтительно решать коллегиально:
• выявление мнений, идей, позволяющих принять более рациональное решение;
• компенсация слабых мест руководителей;
• мотивация подчиненных;
• активизация творческих способностей работников;
• развитие организаторских способностей, самостоятельности.
Вопрос 111 Каковы критерии осуществимости группового принятия решений?
Ответ
Такие критерии были сформулированы американскими исследователями Р. Танненбаумом и Ф. Массариком и заключаются в следующем.
Наличие времени. Если времени для принятия решения мало, то менеджер принимает единоличное решение. Обычно быстрое решение требуется для проблем. Решение задач в большей степени может быть коллегиальным.
Экономическая целесообразность. Коллегиальность не должна быть слишком затратной. Затраты на принятие коллегиального решения заключаются в организации совещания (командировочные расходы, кофе-брейки, блокноты, авторучки и т. п.) и потерях рабочего времени участников коллективного решения проблемы или задачи.
Безопасность подчиненных. Менеджер, приглашающий подчиненных принять участие в коллегиальном решении проблемы или задачи, должен иметь в виду, что подчиненные могут высказывать нелицеприятные вещи. Поэтому он должен гласно обеспечить гарантии для «слишком умных» и «шибко грамотных», чтобы не отпугнуть их от участия.
Устойчивость позиций руководителя. У участников коллегиального решения не должно возникать сомнений в компетентности руководителя. Не должно возникать ситуаций, когда отвергнутое решение, предложенное подчиненными, оказалось правильным.
Отсутствие утечки информации. Этот критерий означает, что должны быть приняты меры по неразглашению информации: во-первых, сама информация должна отвечать условию необходимости и достаточности (не быть излишней), а во-вторых, должны быть получены гарантии от участников обсуждения о неразглашении информации.
Рациональные организационные формы, например совещание, «мозговой штурм», кружки качества.
Обучение участию, состоящее в разъяснении подчиненным их функций и назначения.
Вопрос 112 Какие формы коллегиальности бывают?
Ответ
Коллегиальность может быть вертикальной и горизонтальной.
Вертикальная коллегиальность – участие сотрудников в постановке, обсуждении и принятии решений по вопросам, не связанным с их функциональными обязанностями
Горизонтальная коллегиальность – групповое решение проблем и задач, находящихся в сфере компетенции участников.
Соответственно существуют следующие формы коллегиальности.
Вертикальные формы коллегиальности.
• Внесение предложений сотрудниками. Имеются в виду предложения по совершенствованию деятельности подразделения и выше.
• Представительные органы сотрудников: общие собрания (конференции трудового коллектива), профессиональные организации.
• Группы по решению хозяйственных проблем. Временная группа по решению конкретной проблемы или задачи, создаваемая на добровольных началах и действующая в рабочее время (проектный или программно-целевой подход).
• Автономная группа – то же, но с дополнительными полномочиями, определяющими сферу автономности.
Горизонтальные формы коллегиальности.
• Кружок качества – неформальная группа рабочих одной бригады, которая регулярно собирается для обсуждения вопросов повышения качества продукции, экономии ресурсов, совершенствования технологии.
• Совет при руководителе – формируется по должностному принципу, обсуждает общие (стратегические) вопросы, собирается регулярно.
• Совещание – формируется из наиболее компетентных сотрудников, обсуждает конкретные проблемы и задачи, собирается по мере необходимости.
• Комитет – рабочие группы, сформированные по представительскому принципу; могут называться также комиссиями, советами, секциями; могут быть постоянными (выполнение определенной функции) и временными (решение конкретной задачи или проблемы); их полномочия имеют рекомендательный характер.
• Команда – рабочая группа, отличающаяся такими качествами, как сплоченность, взаимопонимание, самостоятельность и коллективное принятие решений.
Вопрос 113 Что влияет на эффективность работы коллегиальных органов управления?
Ответ
На эффективность работы коллегиальных органов управления влияет ряд факторов:
• Продолжительность заседания. Не должна превышать одного академического часа. На практике ввиду отсутствия культуры общения, культуры речи и мышления, общей культуры поведения заседания затягиваются. Часто время «крадут» те участники, кто хочет покрасоваться, продемонстрировать свой ум, независимость суждений и т. п.
