Большинство исследователей приходит к выводу, что информация, распространяемая по неформальному каналу «слухи», достаточно достоверна, если она касается организации и не имеет эмоциональной или личностной окраски. Менеджерам следует не «бороться со сплетнями», а по возможности использовать эту форму неформальной коммуникации. Слухи могут быть и верными.
Вопрос 122 Каковы цели и результаты установления коммуникаций?
Ответ
Целями установления коммуникаций являются:
1. Организация информационного обмена.
В случае устной коммуникации необходимо преодолеть или учесть барьеры непонимания: фонетический (невнятность речи, темп речи, непонимание языка), семантический (непонимание смысла, использование жаргона), стилистический (несоответствие содержания и стиля, формы изложения).
В случае письменной коммуникации речь идет о налаживании документационного оборота на принципах необходимости и достаточности, обеспечения легитимности информации (юридической силы).
В постоянном обороте находится следующая документация.
• Организационные документы: штатные расписания (перечень должностей и количество занятых на них сотрудников), правила внутреннего распорядка, трудовые договоры, служебные и докладные записки.
• Распорядительные документы: приказы, распоряжения.
• Плановые: производственные, ресурсные, финансовые планы, программы развития, стратегические планы, планы-графики.
• Бухгалтерские: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет об источниках средств и их использовании, план счетов.
• Отчетно-статистические: отчеты для налоговой службы и централизованного статистического учета.
• Расчетно-денежные: банковские, счета, платежные поручения.
• Финансовые: сметы затрат.
• По материально-техническому снабжению и сбыту: счета-фактуры, накладные, коносаменты.
• По внешней торговле: контракты, соглашения о конфиденциальности.
Для правильной организации информационного обмена необходимо создать упорядоченную и непротиворечивую систему документов.
2. Установление взаимосвязей между людьми в организации.
Эта цель установления коммуникаций не менее важна, чем предыдущая, поскольку способствует правильному пониманию задач организации всеми ее сотрудниками и формированию благоприятного психологического климата. Технологически достигается с помощью как формальных, так и неформальных каналов. Критерий формальных коммуникаций – необходимость и достаточность. Неформальные коммуникации могут быть избыточными и выходить за рамки служебной тематики. Доступ к информации является признаком уважительного отношения организации к работникам и предполагает ответную реакцию в виде добросовестного выполнения обязанностей.
Объем информации, доводимой до подчиненных, влияет на эмоциональную напряженность в коллективе. Эмоциональная напряженность прямо пропорциональна разнице между необходимой и имеющейся информацией.
3. Формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации. Эффективные коммуникации способствуют этому процессу. Формируются чувство причастности и, как результат, корпоративная культура организации.
4. Организация совместной работы.
Совместная работа с необходимостью предполагает обмен информацией в той или иной форме. Прежде всего должны быть налажены элементарные процессы коммуникации: кто у кого какую информацию получает и кому какую информацию передает. Затем выстраиваются коммуникации для оценки совместной деятельности и ее результативности и, наконец, коммуникации с целью принятия коллективного решения.
В общем случае результаты коммуникационного процесса выражаются в следующем:
• изменения в знаниях и установках получателя информации. Эти изменения позволяют ему более эффективно (осознанно, активно, квалифицированно) выполнять свои обязанности и относиться к организации в целом и ее философии;
• изменения в поведении получателя информации. Это означает, что информация, полученная в процессе коммуникации, и сам процесс коммуникации побуждают получателя информации изменить свое поведение в направлении, необходимом для более эффективного функционирования организации.
Вопрос 123 Что такое коммуникационные барьеры?
Ответ
Коммуникационные барьеры представляют собой препятствия в получении информации, передаваемой по каналам коммуникации, и в ее понимании. Существуют барьеры на макро– и микроуровне.
К макробарьерам можно отнести перегрузку или неисправности информационных сетей, усложнение информации, языковой барьер (например, рост количества информации на английском языке).
Микробарьеры связаны как с личными качествами отправителя и получателя информации, так и с организационными проблемами. К микробарьерам можно отнести: непонимание информации вследствие неумения ее изложить, вербализировать (бестолковость отправителя), непонимание или неправильное понимание со стороны получателя (низкая квалификация получателя), невосприятие информации вследствие многозначности ее толкования, отношение адресата к отправителю и наоборот.
Вопрос 124 Что такое коммуникационная компетентность менеджера?
Ответ
Одной из характеристик профессионализма менеджера является коммуникативная компетентность, которая представляет собой знания, умения, навыки в области организации взаимодействия и собственно взаимодействия в деловой сфере, единство теории и практики общения.
Понятие коммуникативной компетентности предполагает, что человек осознает:
• собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы;
• свою способность воспринимать окружающее без субъективных искажений, без проявления предубеждений по отношению к определенным проблемам, личностям, социальным группам;
• свою готовность воспринимать новое во внешней среде;
• свои возможности в понимании норм и ценностей других социальных групп и культур;
• свои чувства и психические состояния в связи с воздействием факторов внешней среды.
Коммуникативная компетентность имеет контекстное содержание, т. е. должна рассматриваться в контексте конкретной организации, коллектива, категорий работников, рабочих мест (где как принято общаться).
Вопрос 125 Что такое функция мотивирования (мотивации)?
Ответ
Функция мотивирования представляет собой действие, направленное на стимулирование всех участников деятельности по достижению целей развития организации
