• Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения.
• Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:
♦ Председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство».
♦ Ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем.
♦ Генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство.
♦ Оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято оценивать предлагаемые решения.
♦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой.
♦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».
♦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.
♦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.
• Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19–21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.
• Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное прекращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент – это порядок проведения заседания: последовательность, время выступления. Бывают регламентно структурированные и регламентно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.
• Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.
Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.
Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования).
Вопрос 114 Что такое нормативные и распорядительские документы?
Ответ
В нормативных документах описываются управленческие решения часто встречающихся, типовых задач. Нормативные документы устанавливают порядок осуществления управленческой деятельности.
Примеры нормативных документов:
• устав организации;
• положение о структурном подразделении;
• должностная инструкция;
• план-график;
• инструкция по отдельным управленческим действиям;
• план действий в конкретных ситуациях;
• формы документов.
В распорядительских документах закрепляются решения, принятые по конкретной проблеме или задаче, не являющейся типовой или повторяющейся. К распорядительским документам относятся приказы и распоряжения. Распорядительские документы обеспечивают директивность, своевременность и адресность управленческого решения.
Вопрос 115 Что такое функция установления коммуникаций?
Ответ
Функция установления коммуникаций представляет собой действие по установлению устойчивой информационной связи между участниками процесса управления.
Энциклопедические источники определяют коммуникацию (лат. communication от communico — делаю общим, связываю, общаюсь) как передачу информации от человека к человеку в процессе деятельности, а также как средства и пути передачи этой информации.
Главным специалистом по установлению коммуникаций в организации является менеджер. Для того чтобы успешно добиваться целей посредством других людей, менеджер должен не только сам получать необходимую и достаточную информацию, но и создать условия для того, чтобы все участники процесса получали адекватную для принятия необходимых решений информацию. Коммуникации пронизывают все функции управления, создают некое поле для выполнения всех функций менеджмента, поэтому относятся к фоновым функциям.
Установление коммуникаций в процессе менеджмента формирует эффективную технологию управления. Для правильного выполнения своих задач каждый участник процесса должен понимать, откуда он получает и кому передает информацию.
Недостаточно того, чтобы менеджер сказал или написал подчиненным, чего он от них хочет. Важно, чтобы они эту информацию восприняли, поняли, приняли к сведению и действовали так, как им было сказано или написано.
Бюджет времени менеджера в основном состоит из генерирования, передачи и восприятия информации.
Целями установления коммуникаций являются:
• организация информационного обмена;
• установление взаимосвязи между людьми в организации;
• формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации;
• организация совместной работы.
Вопрос 116 Как выглядит коммуникативный процесс?
Ответ
Коммуникативный процесс можно представить в виде схемы (рис. 13).
Рис. 13. Коммуникативный процесс
Из рисунка видно, что в коммуникативном процессе участвуют отправитель и получатель информации. Отправитель выбирает средство коммуникации (например, вербальное средство коммуникации), кодирует сообщение, т. е. пишет текст на бумаге, выбирает канал коммуникации (например, служебная записка). Сообщение поступает к получателю, который декодирует его (читает текст письма) и готовит обратное сообщение: выбирает средство коммуникации, канал. Отправитель получает от получателя обратное закодированное сообщение, декодирует его и, таким образом, замыкает процесс коммуникации с помощью обратной связи.
В схеме и пояснительном тексте используются такие понятия, как средство коммуникации и канал коммуникации.
Средства коммуникации – это способы кодирования сообщений (вербальные средства: устная или письменная речь; невербальные средства: выражение лица, голос, манеры, поза, одежда, жесты, «язык тела»).
Канал коммуникации – это специальные маршрут или технология, используемые для передачи информации (личный контакт, телефон, почта, телеграф, электронная почта, интранет, СМС, радио, телевидение, газета).
