потерять, и все движения товаров увидеть: сколько куда перевезли, есть ли где недостача или излишки. Здесь в дело вступает ревизор. Если товара фактически оказывается больше, чем получается по документам, то он проверяет, все ли накладные были отражены в программе учета. А если меньше — то нет ли факта воровства или укрытия выручки. Возможно, была отгрузка юридическому лицу, а накладную не оформили. Естественно, речь идет о крупных недостачах.
В этом случае начинается документальная проверка по данному товару. Например, не хватает ламината. Поднимаются все документы по ламинату за последние полгода. Как правило, картина проясняется, становится понятно, куда и что делось. В нашем бизнесе основная причина недостач не воровство, а низкое качество приемки. В стройматериалах большое значение имеет сорт товара. Лес бывает первого и второго сорта, плинтусы — срощенные, с сучками и без. Есть нюансы в комплектации: набор дверной может состоять из одной петли или двух, заглушка в плинтусе может продаваться по одной или две штуки. Иными словами, позиция одного и того же вида номенклатуры может отличаться от другой единицей измерения и большим количеством параметров, характеристик. Поэтому повторю: номенклатурную карточку надо беречь как зеницу ока. Именно в ней отражаются все эти тонкие различия. И здесь многое зависит от внимательности приемщика. Если в цепочке от поступления товара на склад до продажи покупателю произошел разрыв между фактическим движением и его фиксацией в документах, может случиться так называемая продажа в минус. Так бывает, когда покупатель готов оплатить на кассе товар, которого по документам на полках нет. Кассир не должен ему отказать в покупке: товар есть, покупатель есть, и деньги тоже. Это всплывает, когда закрывается кассовая смена. Причина чаще всего одна — пересортица. При приемке товара перепутали, например, два вида водоэмульсионной краски в одинаковых литровых банках, «Лакру» и «Парад». В этом случае дело поправимо: делается акт на пересорт товара, и данные в программе обновляются.
Потери, обнаруженные ревизией, бывают установленными и неустановленными. Например, покупатель украл ершик, а стаканчик оставил на полке. Товар разукомплектован, и его уже не продать. Или клиент решил примериться к унитазу: сел на него, крышка треснула, а он тихонечко ушел, пока никто не видит. Мы не нашли человека, но видим следы от его неаккуратных действий — это установленные потери. В установленные потери также входит брак, бой, просроченный товар. На них есть норма, в нашем бизнесе это 0,25 % выручки. Такая же величина считается нормальной и для неустановленных потерь, когда следа вмешательства человека не остается. Это ошибки в приемке, продаже или незафиксированное воровство с полки. Все, что приводит к недостаче фактического товара. Неустановленные потери обнаруживаются во время ревизии, а установленные находит служба безопасности и ревизор.
Ревизия осложняется при хранении на складе большого количества товаров. Чем меньше складских запасов, тем лучше: разгрузили товар, стараемся его сразу в зал вывезти. Если без склада все — таки не обойтись, значит, надо его проверять одновременно с магазином, потому что бывает, что на верхних полках складских стеллажей лежит неучтенный товар. В свое время я не очень серьезно относилась к ревизиям. Думала, в этом проявляется недоверие предпринимателей к персоналу. Проверки устраивала редко, раз в два — три года. Терминалов сбора данных не было, считали все вручную. Бывало, придешь в один магазин, спрашиваешь: где товар? Отвечают: «Мы в другой магазин передали». Звонишь туда: «Проверьте, пожалуйста» В ответ: «Нам некогда». В результате потери были внушительные.
Теперь точно знаю: когда ревизий нет, персонал расхолаживается, текучка возрастает. Почему? Потому что не может человек долго работать на месте, где подворовывал. А когда проверки идут постоянно, нет условий для хищений и люди себя комфортно чувствуют. Поэтому считайте деньги, контролируйте товарные остатки, не провоцируйте персонал, пусть работают с чистойсовестью.
Год, когда вводила ревизии, так и назвала — Год ревизии. Сложный период, он не всем нравился, но я была непреклонна: «Ребята, какой мне смысл работать, если я не знаю, сохранен мой товар или нет? Поэтому, несмотря ни на что, проводим ежедневно, кроме выходных, очередную линейную ревизию». В самом деле, если я заработала 100 рублей, а у меня сотрудники или покупатели вывезли, разбили, не учли, забыли в документах товара на 200 рублей, то что это за бизнес? Считаю, что по качеству хранения моего товарного остатка можно судить о том, являюсь ли я предпринимателем или нет. В понятие качества остатка входит, например, работа с неликвидами и браком. Брак не должен храниться на складе в ожидании следующей ревизии. Если сотрудники увидят, что вы храните разбитый унитаз, то начнут по углам складывать разорванные обои и сломанные жалюзи.
Поэтому задача в данном случае вытащить это барахло и все, что нельзя уценить и продать, — уничтожить или раздать бесплатно. В любом случае брак нельзя оставлять на складе. Как только заметили бракованный товар — сразу составляйте акт на списание, выносите на улицу. Даже в мусорный контейнер не разрешаю выбрасывать, чтоб за вывоз мусора дополнительно не платить. Люди, как правило, за полчаса все забирают себе — например, остатки стройматериалов часто увозят для отделки дачи, облагораживания гаража или ремонта балкона.
Проблема, кроме прочего, в том, что средства за него практически выведены из оборота, а он числится в программе учета и не дает сделать автозаказ на основании расчетных остатков. Мало того, бракованный товар занимает место на полке, вы платите за его хранение, то есть эффективность вашего бизнеса в целом уменьшается.
Брак может быть обнаружен ревизором во время проверки, продавцом во время размещения товаров на полке или приемщиком товара при завозе. В последнем случае брак сразу возвращается. В остальных случаях придется придумывать, что с ним делать: продать по сниженной цене, отдать или выбросить.
То же касается неликвидов — товаров, лежащих без движения больше пяти месяцев. Ими занимается коммерческий отдел.
Вы можете сами установить подобный срок, главное — начать действовать сразу после его окончания. Ситуации бывают разными: не попали в тренд, в размер, в сезон, эта вещь уже не пользуется спросом. Прежде всего, надо попытаться вернуть такой товар поставщикам. Не вышло — снижать цену вплоть до того, чтобы продать по себестоимости, лишь бы вернуть деньги в компанию.
Многие начинающие предприниматели не могут распродать неликвид, потому что держатся за него и долгими месяцами приговаривают: «На каждый товар есть свой покупатель». Да не держите это! Продавайте со скидками то, что залежалось, пусть дешевле, пусть по себестоимости, но так вы быстрее вернете деньги и сможете обернуть их
