3.3.1. Ежедневный отчет о проделанной работе должен быть готов к 17:30.
3.3.2. Еженедельный план поступления денежных средств должен быть готов к 17:25 пятницы и до 17:30 предоставлен начальнику отдела продаж для ознакомления и утверждения.
3.3.3. Время с 17:30 до 18:00 отводится сотруднику для предоставления личного отчета о проделанной за день работе начальнику отдела продаж.
3.4. Нормы работы с клиентами
3.4.1. Каждый менеджер отдела продаж должен совершать ежедневно не менее 30 звонков клиентам.
3.4.2. Во время командировок менеджер отдела продаж должен совершать не менее трех встреч с клиентами для проведения переговоров и представления условий сотрудничества.
3.4.3. Выполняя установленные нормы, менеджер отдела продаж должен контактировать с каждым своим клиентом в соответствии с показателями таблицы «Нормативы взаимодействия с клиентами категорий А, В и С» (см. также табл. «Классификация клиентов на категории А, В и С» в разделе 4.2).
3.5. Организация работы вне офиса
3.5.1. Отправляясь на переговоры к клиенту, менеджер отдела продаж должен сообщить начальнику отдела продаж:
а) название организации, в которой назначена встреча;
б) планируемое время возвращения в офис.
3.5.2. В случае если менеджер отдела продаж не успевает вернуться в офис к обозначенному сроку, он обязан по телефону проинформировать начальника отдела продаж о точном времени своего прибытия в офис.
3.5.3. По возвращении в офис менеджер отдела продаж получает у начальника отдела продаж информацию о звонках, поступивших за время отсутствия менеджера на рабочем месте.
4. Стадии бизнес-процесса взаимодействия с клиентами
4.1. Поиск потенциальных клиентов
4.1.1. Задачей первой стадии является создание базы данных и ее наполнение информацией о потенциальных клиентах компании.
4.1.2. На данной стадии менеджеры отдела продаж производят следующие работы:
а) поиск баз данных с информацией о потенциальных клиентах;
б) сбор информации (из СМИ, рекламных буклетов, каталогов выставок и т. п.) об организациях, потенциально нуждающихся в поставляемой компанией продукции;
в) внесение первичной информации о потенциальных клиентах в базу данных (заполнение карточек клиентов).
4.2. Телефонный контакт с потенциальным клиентом
4.2.1. Задачей второй стадии является получение информации, необходимой для того, чтобы отнести каждого потенциального клиента, занесенного в базу данных на первой стадии работы, к категории А, В или С и составить план дальнейших действий в отношении данного клиента в соответствии с присвоенной ему категорией.
4.2.2. На данной стадии менеджеры отдела продаж производят следующие работы:
а) ознакомление с информацией о потенциальных клиентах, содержащейся в базе данных;
б) планирование даты проведения телефонных переговоров с каждым потенциальным клиентом;
в) осуществление звонков потенциальным клиентам по номерам, указанным в базе данных;
г) ведение телефонных переговоров с потенциальными клиентами в соответствии с инструкцией «Осуществление звонка потенциальному клиенту» (см. приложение I);
д) заполнение раздела «Контакт» карточки клиента в базе данных;
е) определение категории каждого потенциального клиента на основании информации, полученной в ходе телефонного разговора, согласно принятой в компании классификации (таблица «Классификация клиентов на категории А, В и С»);
ж) составление плана дальнейших действий в отношении каждого клиента в соответствии присвоенной ему категорией (табл. «Категория клиента и действия менеджера отдела продаж»);
з) внесение информации о контакте с каждым потенциальным клиентом в ежедневный отчет о проделанной работе.
4.3. Переговоры о сотрудничестве (личная встреча) с клиентом
4.3.1. Задача третьей стадии – добиться договоренности о сотрудничестве, представив его условия и установив непосредственный контакт с лицом, принимающим решение о закупке.
4.3.2. На данной стадии менеджеры отдела продаж производят следующие работы:
а) подготовка к встрече (определение цели встречи, анализ потребностей клиента, максимально и минимально выгодных компании условий сотрудничества с ним, подготовка необходимых демонстрационных материалов и т. д.);
б) своевременное появление в офисе клиента или присутствие на рабочем месте в зависимости от достигнутой в ходе телефонного общения договоренности об условиях встречи;
в) проведение переговоров с лицом, принимающим решение о закупке, в соответствии с инструкцией «Проведение личной встречи с потенциальным клиентом» (см. приложение II);
г) внесение дополнительной информации в карточку клиента в базе данных;
д) внесение информации о контакте в ежедневный отчет о проделанной работе;
е) выполнение достигнутых договоренностей о предоставлении дополнительной информации, проведении последующих встреч и телефонных контактах.
4.4. Реализация достигнутых договоренностей
4.4.1. Задача четвертой стадии – получить оплату и отгрузить товар в соответствии с условиями договора.
4.4.2. На данной стадии менеджеры отдела продаж производят следующие работы.
4.4.2.1. В случае отгрузки нефтепродуктов крупным оптом:
а) формирование паспорта сделки;
б) передача паспорта сделки на утверждение начальнику отдела и директору компании;
в) подготовка договора и приложений с печатями и подписями сторон;
г) выставление счета клиенту;
д) получение от клиента заявки на отгрузку нефтепродуктов;
е) контроль выполнения клиентом договоренностей об оплате;
ж) передача менеджеру по закупкам информации для составления заявки на завод;
з) контроль отгрузки нефтепродуктов;
и) контроль обмена первичными документами (накладная, счет-фактура, доверенность);
к) внесение информации о сделке в раздел «Сделка» базы данных;
л) получение железнодорожной накладной от клиента и передача ее менеджеру по закупкам;
м) работа с жалобами и нареканиями клиента (в случае возникновения таковых);
н) составление плана дальнейшего взаимодействия;
о) работа с клиентом в соответствии с намеченным планом взаимодействия.
4.4.2.2. В случае отгрузки нефтепродуктов мелким оптом:
а) подготовка договора и приложений с печатями и подписями сторон;
